10+ Contoh Invoice Tagihan, Penjualan, Hotel, Jasa 2019

I. Pengertian Invoice

1. Definisi Invoice

Menurut KBBI, arti invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayar oleh pembeli atau pelanggan. Invoice juga disebut sebagai faktur.

Invoice adalah suatu dokumen yang digunakan sebagai pernyataan penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli dimana invoice tersebut berisi tentang perincian item yang dibeli, harga satuan dan total harga, serta tanggal pembeliannya.

Pada umumnya invoice dibuat dalam tiga rangkap, dimana satu lembar copy untuk pembeli bila telah melunasi tagihan, satu lembar copy untuk arsip bagian penjualan, dan satu lembar copy untuk laporan bagian keuangan. Lembar invoice tersebut merupakan bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.

Semua perusahaan atau bisnis membutuhkan invoice, baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan jasa, sebagai dokumen penagihan resmi kepada pelanggan mereka.

2. Fungsi Invoice

Invoice penjualan atau lebih dikenal dengan istilah invoice merupakan sebuah dokumen yang digunakan dipakai sebagai dokumen pernyataan tagihan yang wajib dibayar oleh customer. Pada umunnya para pengusaha akan lebih mengenal dengan istilah bon. Jika dalam sebuah transaksi menggunakan nominal yang relatif kecil, maka invoice dipakai langsung untuk dokumen tagihan, demikian pula jika digunakan oleh perusahaan namun, dengan nominal transaksi yang besar, maka pada adatnya akan dilengkapi dengan dokumen surat tagihan atau kwitansi.

Lebih rinci, berikut ini beberapa kegunaan utama invoice:

• Invoice memberikan informasi mengenai barang, jasa yang dibeli konsumen
• Invoice sebagai informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen
• Invoice merupakan rujukan yang absah jika barang tercantum akan dijual lagi ke pihak yang lain.
• Invoice adalah rujukan yang absah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan.
• Pada kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah sebagai faktur pajak.
• Invoice juga dianggap sebagai rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan.

3. Perbedaan antara Invoice dan Faktur Pajak

Faktur adalah suatu dokumen transaksi yang digunakan sebagai pencatatan bukti pembayaran secara kredit yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Faktur Pajak adalah bukti pungutan pajak Pengusaha Kena Pajak (PKP), yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP). ... PKP adalah bisnis/perusahaan/pengusaha yang melakukan penyerahan barang kena pajak dan/atau JKP yang dikenai Pajak Pertambahan Nilai (PPN).

Sepertinya, Faktur dan Invoice ada fungsi yang agak sama. Akan tetapi, ternyatanya istilah ini sering disalahpahami dengan faktur pajak. Padahal, keduanya punya arti dan fungsi berbeda. Inilah garis besar perbedaannya:

• Pada faktur/invoice tidak ada pungutan pajak, sedangkan pada faktur pajak sudah pasti ada pungutan pajak.
• Faktur/invoice sifatnya wajib, sedangkan faktur pajak sifatnya opsional. Apabila Anda bukan Pengusaha Kena Pajak (PKP), maka tidak bisa dan tidak boleh menerbitkan faktur pajak.
• Faktur/invoice diterbitkan untuk semua jenis penjualan barang dan/atau jasa, sedangkan faktur pajak diterbitkan hanya untuk penjualan barang dan/atau jasa kena pajak.

4. Jenis-jenis Invoice/Faktur

Invoice atau Faktur dibagi menjadi 3 jenis utama, yaitu

• Invoice atau Faktur Biasa

Macam Invoice atau faktur ini adalah jenis yang paling sering digunakan pada transaksi yang bersifat sederhana. Invoice atau faktur ini biasanya diberikan kepada pembeli setelah melakukan transaksi secara umum dengan sistem yang sederhana. Biasanya invoice ini hanya memuat tentang rincian item, jumlah, harga barang atau jasa yang dipesan serta total harga yang harus dibayarkan.

• Invoice atau Faktur Proforma

Invoice atau faktur proforma merupakan jenis faktur sementara yang diberikan kepada pelanggan sebelum pesanan barang dikirim secara keseluruhan. Fungsinya, faktur ini hanya digunakan sebagai faktur pengganti sementara karena barang yang diterima oleh pelanggan dikirimkan secara bertahap atau terpisah.

Faktur proforma ini nantinya digunakan oleh pelanggan saat melakukan pembayaran. Karena pemesanan berdasarkan pada faktur proforma, akan tetapi penerimaan barang belum seluruhnya dikirimkan. Selanjutnya penjual akan mengganti faktur proforma tersebut dengan faktur utuh dan faktur biasa jika semua barang pesanan telah diterima utuh.

• Invoice atau Faktur Konsuler

Invoice atau faktur konsuler merupakan faktur khusus digunakan dalam perdagangan internasional atau kegiatan ekspor dan impor. Sebelum dikirimkan kepada pelanggan, faktur ini harus mendapatkan legalisasi dan selanjutnya akan disahkan oleh perwakilan negara tujuan atau pengimpor.

Invoice konsuler membuat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang melakukan impor atau atase perdagangan, kantor konsuler, serta kedutaan besar negara pengimpor yang berada di negara pengekspor.

5. Susunan Invoice

Setiap perusahaan pasti memiliki format invoice/faktur yang berbeda-beda yang sesuai dengan kebutuhannya. Akan tetapi, ada beberapa komponen yang harus disertakan di dalam invoice agar informasi di dalamnya lengkap sesuai dengan purchase order dari pelanggan. Komponen utama dalam sebuah invoice itulah:

1. Nomor urut invoice
2. Purchase order/ nomor order
3. DO/ SJ atau kode nomor transaksi DO/ SJ
4. Detail barang
5. Sub Total
6. Diskon (bila ada)
7. Biaya pengiriman (bila ada)
8. Biaya PPN
9. Total Biaya

II. Cara membuat Invoice dengan Microsoft Excel

Invoice juga dapat dibuat dengan aplikasi Microsoft Excel dengan langkah sederhana dan mudah. Berikut adalah cara membuat invoice di excel.

- Membuka Microsoft Excel

• Membuka Microsoft Excel yang sudah terinstal di komputer atau laptop. Setelah lembar terbuka, pilih File -> New -> klik template Invoice -> pilih template sesuai keinginan.
• Memilih template pertama yaitu Invoice that calculate total. Klik dua kali atau klik download di bagian kanan.
• Setelah template terbuka, lakukan pembuatan invoice dengan mengganti bagian-bagian yang sudah ada.

- Membuat Worksheet

Anda harus menyediakan 3 buah worksheet. Yang pertama untuk form invoice yang akan di cetak, yang kedua berisi data master customer dan perusahaan yang ditujukan penagihannya, dan yang terakhir berisi master barang yang dijual kepada customer.

- Mengisi Worksheet

• Pada Sheet Product, buatlah data product seperti gambar dibawah ini.

• Pada Sheet Invoice, pilih Cell A13 sampai A31.
• Pada Tab Data, klik Data Validation (Validasi Data)
• Selanjutnya di bawah Allow, klik List.
  Kemudian silahkan Anda klik kotak di bawah Source dan pilih Range A2:A5 pada Sheet Product.
  Ubah secara manual 5 menjadi 1048576 (atau jumlah besar lainnya) untuk memasukkan lebih banyak Cell.
• 
• Klik OK.
• Selanjutnya Pilih Cell B13 dan menggunakan formula: =IF(ISBLANK(A13),"", VLOOKUP($A13,Products!$A:$C,2,FALSE))
• Jika sel A13 kosong, rumus mengembalikan string kosong. Jika tidak, fungsi VLOOKUP mencari Product nr (1001) di kolom paling kiri dari kisaran $A: $C (kolom A ke C) pada sheet Product, dan mengembalikan nilai dalam baris yang sama dari kolom kedua (col_index_num diatur ke 2).
• Pilih Cell C13 dan menggunakan formula =IF(ISBLANK(A13),"", VLOOKUP($A13,Products!$A:$C,3,FALSE))
• Formula ini hampir sama dengan formula sebelumnya. Kali ini mengembalikan nilai di baris yang sama dari kolom ketiga (col_index_num diatur ke 3).
• Pilih Cell E13 dan menggunakan formula =IF(ISBLANK(A13),"", C13*D13)
• Jika cell A13 kosong, rumus mengembalikan string kosong. Jika tidak, itu mengembalikan product dari Harga dan Kuantitas (Price dan Quantity).

III. Contoh Invoice

1. Contoh Invoice tagihan

• Identitas penjual yang berupa nama perusahaan, alamat perusahaan dan nomor kontak perusahaan
• Identitas pembeli atau tujuan yang akan dikenakan tagihan
• Tanggal dan waktu transaksi
• Nomor faktur atau invoice harus tertera sesuai dengan nomor yang berlaku
• Nama salesman juga dicantumkan bila perlu
• Daftar rincian barang yang dibeli pelanggan
• Total pajak yang harus dibayar bersamaan dengan total harga barang (bila ada)
• Tujuan pembayaran bagi pembeli atau customer yang dapat berupa nomor rekening bank yang dituju
• Tanda tangan pembeli atau penerima barang sesuai dengan invoice yang berlaku
• Kalau ada catatan tambahan, cantumkan di bagian bawah invoice, misalnya keterangan bahwa barang yang telah dibeli tidak dapat dikembalikan atau ucapan terimakasih kepada pelanggan yang telah melakukan transaksi.
• Tanda lunas dari cap, stempel atau logo dari komputer juga dapat ditambahkan diatas invoice untuk menandakan bahwa tagihan telah dilunaskan oleh pembeli/customer.

PT Kencana Bighit

Jl Sleman Es No.44 Yogyakarta

Tlp (022 xxxx xxxx ) Fax : (022 xxxx xxxx )

Website : www.Kencanabighit.com Email :Kencanabighit@gmail.com

 

Bandung, 15 Mei 2018

Lampiran : 2 lembar

Hal : Tagihan Invoice

 

Yth,

Direktur PT Sumber SM

Jl Persatuan No.51

Yogyakarta

 

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami beritahukan bahwa proyek yang kami jalankan berdasarkan perjanjian hitam di atas putih perusahaan kami dengan PT Sumber Diana, pada tanggal 6 Juni 2018 mengenai proyek pengadaan taman yang berlokasi di PT Sumber SM dan beralamat di Jl Persatuan No.51, progressnya sudah sampai 70%.

Maka sesuai dengan isi perjanjian yang sudah disebutkan di surat perjanjian sebelumnya, jika pekerjaan sudah selesai 70% maka total dari jumlah pembayaran akan dibayarkan. Dengan itu, kami dari PT. Kencana Bighit bermaksud untuk menagih sisa pembayaran tersebut.

Demikian surat penagihan pembayaran ini kami buat, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Contoh Invoice tagihan

2. Contoh Invoice hotel

HOTEL GRAND IMPERIAL

BSD YOGYAKARTA city

Bighit Ltd.

Ms. Vivian Swift

108 Umbulharjo

Romantce 130613

Invoice Number: 12344321

Invoice Date    : 06/10/19

Dear Ms. Vivian Swift

We are charging the following item for you to stay with us :

Title	Guess	Quanlity	Per Items         (USD)	VAT	Line Total           (USD)
BI DB 04 Double Bedroom Ms Gracia Anne Ms Monica Sarah 6/10/19 – 6/11/19 Price 40.00 USD per night	1	1	100.00	5%	105.00
BI DL 12 Double Bedroom Ms Gracia Anne Ms Monica Sarah 11/10/18 – 13/10/18 Price 50.00 USD per night	1	1	50.00	5%	52,5.00
Breakfast in the Restaurant	2	2	10.00	10%	22.00
Welcome Special   Message (BO DB 03)   Mud Beth (BO DB 03)
		1	20.00	10%	22.00
		1	20.00	10%	22.00

Your sincerely, We thank you for your stay and hope to see you again in the future.We have received a cash payment for the invoice amount.

HOTEL GRAND IMPERIAL

3. Contoh Invoice Penjualan

INVOICE PENJUALAN

Kepada Yth.
Ibu Nurmala Ida Herawati
Jln.Penangkaran No.12
kota Yogyakarta 100801

No                    : FT/120/06/2019
Tgl                   : 04 April 2019
Mata Uang       : IDR (Rupiah)
No.PO              : PO-120/04/2019
Tgl PO             : 01 June 2019

Nama Barang	PCS	Harga Satuan	Jumlah
Baju Gamis Wanita	10	Rp. 100.000,00	Rp. 1.000.000,00
Baju Lengan Panjang Wanita	10	Rp. 50.000,00	Rp. 500.000,00
Pasminah	10	Rp. 20.000,00	Rp. 200.000,00
Jilbab Segi Empat	10	Rp. 15.000,00	Rp. 300.000,00
Rok Wanita	10	Rp. 100.000,00	Rp. 1.000.000,00
Jaket Bomber	10	Rp. 100.000,00	Rp. 1.000.000,00
Celana Dasar Wanita	10	Rp. 75.000,00	Rp. 750.000,00
Baju Pesta Wanita	4	Rp. 125.000,00	Rp. 1.250.000,00
Sub Total			Rp. 6.000.000,00
Discount 8%			Rp. 600.000,00
Total			Rp 5.400.000,00
PPN			Rp. 0
GRAND TOTAL			Rp. 5.400.000,00

 Pembayaran atas invoice ini harap ditransfer ke rekening berikut ini: 

Bank                : Bank BNI  Yogyakarta
No. Rekening   : 361-764-032
Atas Nama       : Hakim Kartono

PT.Antartika Tour

Komples Perkantoran Bumi Agung

Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia

Phone : (021) 795900 – Fax : 021-6059042

E-mail : info@antartika.travel.com

INVOICE

Id	: ITB	INTAN TIMUR BERSERI PT.
Ref	: TBOX.20181407099	Menara West Palace, Ground Floor
Tanggal	: Kamis, 20 Agustus 2018	Jl. Parameswara No.01
Nomor	: IN. 10849006	Jakarta Pusat, DKI Jakarta, Indonesia
Jatuh Tempo	: Kamis, 27 Agustus 2018	Phone : 021-3029010

Keterangan	Harga	Jumlah
NUSANTARA MEDIA, Jakarta Barat Mr. Adrian Mukti 1.     Advertising (1 year) 2.     Banner (6×8 m)	Rp 8.000.000,00	Rp 8.000.000,00
TOTAL       IDR               : 8.000.000,00
	Diterima Oleh :	PT.Antartika Tour
		Kantor Pusat

 

4. Contoh Invoice Jasa

PERUSAHAAN ASIA HEBAT

Jalan Amanah No.06, Surabaya

Jawa Timur 65133

Indonesia

Bill to :	Invoice Number	: 1
Mrs. Wanti Dulfi Surabaya, Jawa Timur Indonesia	Invoice Dare	: Junie 1, 2019
	Due Date	: June 4 , 2019
	Amount due	:  Rp.600.000

Product	Qty	Price	Amount
Transcription	60,00	Rp. 10.000,00	Rp. 600.000,00
Dalam Bahasa Indonesia	enam puluh Rupiah	sepuluh ribu Rupiah	enam ratus Rupiah
Total :			Rp. 600.000,00
Total Paid :			Rp. 0,00

AMOUNT DUE 

Rp.600.000,00

Enam ratus Rupiah

IV. Proforma Invoice

1. Definisi Proforma Invoice

Proforma invoice merupakan faktur yang disiapkan oleh supplier sebelum menyediakan barang atau jasa. Proforma invoice ini nantinya akan dikirim ke customer sebelum mereka menerima produk. Fungsi dari proforma invoice diantaranya untuk memberikan layanan kepada pembeli atas transaksi yang dilakukan. Selain itu memungkinkan pembeli dalam memperkiraan biaya transaksi yang harus dibayar untuk produk yang dibeli, biaya pengiriman dan biaya pemrosesan. Proforma invoice juga dikenal sebagai jenis faktur sementara, yang diberikan sebelum penyerahan barang dilakukan secara keseluruhan.
Bisa dikatakan bahwa faktur tersebut dapat digunakan sebagai faktur pengganti sementara karena barang yang diberikan kepada pembeli dikirimkan dengan cara bertahap atau terpisah. Melalui pengadaan proforma invoice yang disediakan, pembeli akan melunasi pembayaran. Pembelian melakukan pemesanan barang berdasarkan proforma invoice, namun barang tersebut belum diterima seluruhnya dari jumlah pesanan. Selanjutnya proforma invoice pada akhirnya akan ditukar dengan faktur utuh atau faktur biasa apabila seluruh barang yang dipesan telah diterima secara keseluruhan.

Proforma Invoice biasanya mencakup unsur-unsur berikut ini:

• Nama dan deskripsi produk atau layanan. 
• Harga, rabat (jika ada), kuantitas, tarif pajak, jumlah pajak, jumlah total.
• Rincian pembayaran, seperti nomor rekening bank.
• Tanggal faktur proforma dan tanggal jatuh tempo (jika disetujui),
• Detail lainnya yang penting bagi pembeli termasuk info penjualan dan pemasaran.

2. Fungsi dan Ketentuan Proforma Invoice

• Faktur ringkasan atau perkiraan yang dikirim oleh penjual kepada pelanggan sebelum pengiriman barang dilakukan
• Mencatat jenis dan jumlah barang yang dipesan, nilai barang, dan informasi penting lainnya seperti berat dan biaya kirim
• Faktur proforma biasanya digunakan sebagai faktur sementara dengan kutipan
• Proforma invoice berbeda dari faktur biasa, karena bukan tagihan atau penagihan pembayaran
• Perbedaan yang paling umum dari invoice dan proforma invoice adalah dari pembuatan pencatatan transaksi, karena invoice itu tersebut merupakan bentuk piutang sedang proforma invoice adalah transaksi pencatatan masih berupa draft yang harus dikonfirmasi lagi menjadi invoice

3. Contoh Proforma Invoice

Contoh Proforma Invoice

V. Kwitansi

1. Pengertian Kwitansi

Kwitansi adalah suatu alat bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani oleh penerima, lalu diserahkan kepada yang membayar dan dapat digunakan sebagai bukti transaksi.

Kwitansi seperti surat bukti yang menyatakan telah terjadinya penyerahan sejumlah uang, dari pemberi kepada penerima dan ditandatangani oleh penerima sejumlah uang yang ditulis di surat tersebut. Kwitansi dilengkapi dengan keterangan tempat, tanggal dan alasan penyerahaannya sejumlah uang tersebut. Biasanya untuk memperkuat tanda bukti transaksi pada kwitansi akan ditempelkan Materai sebesar yang sudah ditentukan oleh Undang-Undang perpajakan.

• Kwitansi terdiri atas 2 (dua) bagian diantaranya yaitu bagian kiri disebut dengan Sub Kwitansi (bagian ini digunakan sebagai bukti bagi yang menerima uang), dan bagaian sebelah kanan diberikan kepada yang membayar atau menyerahkan sejumlah uang.
• Adapun kwitansi yang dibuat rangkap, dimana bagian paling atas atau bagian yang asli diberikan kepada yang membayar dan bagian bawah atau arsipnya bagi yang menerima sejumlah uang.
• Informasi yang dimuat dalam kwitansi diantaranya: nama lengkap yang menyerahkan sejumlah uang, jumlah uang yang diserahkan atau dibayarkan, tempat maupun tanggal penyerahan uang, dan nama lengkap maupun tandatangan penerima.

2. Cara Pembuatan Kwitansi

Beberapa hal yang diperhatikan dalam pembuatan kwitansi.

• Nomer kwitansi ini berperan supaya membedakan antara satu dengan kwitansi lainya. Dapat di buat dengan urutan angka atau huruf, dengan penomoranya bisa dikerjakan sesuai keperluan yang diinginkan.
• Nama lengkap dari orang yang melakukan transaksi atau instansi yang memberikan uang.
• Jumlah uang yang diserahkan yaitu besaran nominal yang diyulis sama juga degan angka atau huruf.
• Tempat, tanggal dan hari terjadinya transaksi yang merupakan hal yang wajib ada pada bukti Cek & Bilyet Giro
• Tujuan pembayaran, menjelaskan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
• Caps/ stempel dinas atau perusahaan yang menerima pembayaran.
• Jika menggunakan materai, seharusnya tanda tangan mengenai materai yang ditempelkan.

3. Contoh Kwitansi

Contoh Kwitansi

Referentasi

https://www.online-pajak.com/perbedaan-faktur-pajak-dan-invoice

https://blog.xendit.co/id/apa-saja-jenis-jenis-invoice-inilah-fungsinya-untuk-umkm/

http://tutordelphiexcel.blogspot.com/2019/02/cara-membuat-invoicefaktur-otomatis-di.html

https://fahmipedia.com/contoh-invoice/#Contoh_Invoice_Penjualan