Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Sta

 0  0  25  2018-09-16 23:06:20 Report infringing document

  Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Statistik Dalam Rangka Implementasi Sistem Statistik Nasional (Studi Kasus : Badan Pusat Statistik)

  Novianto Budi Kurniawan Institut Teknologi Bandung

  Author Note Novianto Budi Kurniawan, NIM. 23512176, Program Studi Magister Informatika Institut Teknologi Bandung (ITB) Opsi/Jalur Teknologi Informasi. Paper ini merupakan studi kasus manajemen perubahan TI di Badan Pusat Statistik yang disusun dalam rangka memenuhi tugas akhir mata kuliah Manajemen Perubahan (EL 5223),

  Dosen : Dr. Ing. Ir. Suhardi, MT., MM., ERMCP.

  Contact : noviantobudik@students.itb.ac.id , noviantobudik@gmail.com

  Abstract Duplikasi kegiatan statistik menimbulkan permasalahan didalam pelaksanaan Sistem Statistik Nasional yang berakibat pada munculnya duplikasi data dan informasi statistik. Penyelenggaran kegiatan statistik yang mengalami duplikasi tersebut akan berimbas pada pengelolaan metadata statistik yang tidak standar sehingga akan menyebabkan terhambatnya proses dan upaya Badan Pusat Statistik (BPS) dalam mewujudkan dan mengembangkan Sistem Statistik Nasional (SSN) yang andal, efektif dan efisien. Dalam rangka mewujudkan dan mengembangkan SSN tersebut, maka BPS menerapkan strategi manajemen perubahan kegiatan rujukan statistik sebagai panduan penyelenggaran kegiatan statistik nasional dengan tujuan untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik. Paper ini membahas studi kasus manajemen perubahan Teknologi Informasi (TI) yang dilakukan oleh BPS dalam rangka implementasi perubahan kegiatan rujukan statistik melalui penerapan Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA).

  

Keywords: Manajemen Perubahan, Rujukan Statistik, Sistem Statistik Nasional, SIRUSA

  Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Statistik Dalam Rangka Implementasi Sistem Statistik Nasional (Studi Kasus : Badan Pusat Statistik)

  Introduction

  Badan Pusat Statistik (BPS) merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementrian (LPNK) yang bertanggung jawab didalam penyediaan data statistik dasar dan sektoral seperti diatur didalam Undang-Undang Nomor 16 tahun 1997 tentang Statistik dan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Statistik. Sesuai dengan amanat Undang- Undang, BPS memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai koordinator seluruh kegiatan statistik yang ada di Indonesia. Dengan demikian BPS seharusnya dapat dijadikan sebagai pusat rujukan yang menyediakan layanan konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap metadata seluruh kegiatan statistik yang ada di Indonesia. Namun kenyataannya, penyelenggaraan kegiatan statistik di Indonesia pada era tahun 1990-an sampai awal tahun 2000 mengalami permasalahan duplikasi kegiatan statistik antara BPS sebagai koordinator penyelenggara seluruh kegiatan statistik dengan Lembaga Pemerintah (Badan/Instansi/Kantor).

  Beberapa kasus duplikasi kegiatan statistik yang pernah terjadi pada era tahun tersebut adalah duplikasi kegiatan statistik data kependudukan antara BPS dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, duplikasi kegiatan statistik penghitungan Inflasi antara BPS dengan Bank Indonesia dan duplikasi kegiatan statistik pertanian antara BPS dengan Dinas Pertanian. Kasus duplikasi kegiatan statistik juga menjadi permasalahan tersendiri didalam internal BPS saat itu dimana terjadi duplikasi metadata dan variabel statistik untuk beberapa survei statistik yang diselenggarakan oleh BPS, yaitu antara Survei Statistik Upah Buruh dengan Survei Statistik Industri serta antara Survei Statistik Struktur Upah dengan Survei Statistik Perkebunan dan Tanaman Pangan (Subdit Rujukan Statistik BPS, 2013). Duplikasi kegiatan statistik merupakan permasalahan utama yang dapat menghambatnya pelaksanaan Sistem Statistik Nasional di Indonesia dan hal ini menjadi point kritis yang harus diselesaikan oleh BPS mengingat tanggung jawab penyelenggaraan kegiatan statistik dan pengembangan Sistem Statistik Nasional diamanatkan kepada BPS, sebagaimana tertuang pada Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik pasal 3 dan 4. Oleh karena itu langkah dan strategi awal yang harus dilakukan oleh BPS dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan statistik yang mendukung percepatan pengembangan Sistem Statistik Nasional adalah dengan meminimalisir duplikasi kegiatan statistik.

  Sistem Statistik Nasional menuntut BPS untuk mewujudkan suatu tatanan yang terdiri atas unsur-unsur kebutuhan data statistik, resources, metode, sarana prasarana, ilmu pengetahuan dan teknologi, perangkat hukum, dan masukan dari Forum Masyarakat Statistik yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk totalitas dalam penyelenggaraan statistik (BPS, 2000). Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Statistik, BPS dituntut untuk menerapkan berbagai langkah yang jelas untuk mewujudkan dan mengembangkan Sistem Statistik Nasional. Oleh karena itu pada tahun 2000, dalam rangka implementasi penyelenggaraan kegiatan statistik dan pengembangan Sistem Statistik Nasional, BPS mengeluarkan Keputusan Kepala BPS Nomor 5 Tahun 2000 yang memberikan dasar hukum bagi peran dan fungsi BPS selaku pusat rujukan statistik yang menyediakan layanan konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap mengenai koleksi metadata seluruh kegiatan statistik yang ada di Indonesia. Gambar 1 merupakan diagram alur Sistem Statistik Nasional yang memperlihatkan alur proses kegiatan Sistem Statistik Nasional mulai dari kebutuhan data statistik, peranan dan fungsi BPS selaku pusat rujukan statistik sampai pada proses penyediaan informasi statistik.

  

Gambar 1. Alur Sistem Statistik Nasional

  Berdasarkan diagram tersebut, BPS mempunyai kewajiban untuk mengkoordinasikan kegiatan statistik yang dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat dalam upaya menyediakan data dan informasi statistik yang sesuai, tepat waktu dan akurat. Sebagai pusat rujukan statistik, BPS mempunyai kewenangan untuk memberikan rekomendasi pada kegiatan statistik yang dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat, baik kegiatan statistik sektoral maupun khusus dengan tujuan untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik, mencegah adanya penggunaan kaidah dan variabel statistik yang kurang sempurna serta menjaga independensi data. Untuk setiap kegiatan statistik yang telah selesai dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat, data beserta metadatanya wajib disampaikan kepada BPS.

  Why Change

  Sebagai pusat rujukan kegiatan statistik, BPS perlu menyusun sebuah sistem dan strategi implementasi dan pengembangan dari Sistem Statistik Nasional. Pada tahun 2002, BPS menerapkan sistem rujukan statistik di lingkungan internal BPS dengan tujuan untuk memperbaiki duplikasi kegiatan statistik yang terjadi saat itu. Selama kurang lebih 5 tahun berjalan, penggunaan sistem yang lama tersebut ternyata belum bisa memenuhi tujuan awal kegiatan rujukan statistik, dimana sistem hanya bisa digunakan di lingkungan internal BPS dan tidak bisa menjangkau layanan publik (eksternal) sehingga berujung pada masih terjadinya duplikasi kegiatan statistik terutama dilingkungan eksternal BPS. Berdasarkan kondisi tersebut, BPS kemudian merumuskan strategi perubahan kegiatan rujukan statistik tersebut melalui implementasi dan pemanfaatan sumber daya TI. Untuk mewujudkan strategi perubahan tersebut, maka pada tahun 2007 BPS membangun sistem metadata kegiatan statistik berbasis web yang disebut dengan Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) yang dapat memberikan layanan publik untuk pengguna eksternal BPS. SIRUSA merupakan sebuah sistem yang menyimpan metadata kegiatan statistik dan berisikan informasi tentang kegiatan statistik, meliputi statistik dasar (BPS), sektoral (Instansi Pemerintah) dan khusus (Lembaga Swasta).

  Paper ini membahas studi kasus manajemen perubahan Teknologi Informasi (TI) yang

  dilakukan oleh Badan Pusat Statistik sehubungan dengan strategi perubahan kegiatan rujukan statistik sebagai implementasi dari Sistem Statistik Nasional melalui penerapan Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik sebagai IT resources. Paper ini merupakan laporan studi kasus manajemen perubahan TI berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan terhadap kegiatan rujukan statistik yang diselenggarakan oleh Badan Pusat Statistik sebelum dan sesudah terjadi perubahan sebagai akibat dari penerapan IT resources. Pembahasan dalam paper ini dibatasi pada perubahan organisasi yang terjadi, respon organisasi terhadap perubahan, program dan fase manajemen perubahan organisasi serta evaluasi pelaksanaan perubahan tersebut.

  

Discussion

Manajemen Perubahan

  Menurut Creasey (2007), manajemen perubahan adalah proses, alat dan teknik untuk mengelola orang-orang didalam konteks perubahan untuk mencapai hasil bisnis yang diperlukan.

  Manajemen perubahan menggabungkan alat organisasi yang dapat digunakan untuk membantu individu atau orang-orang didalamnya untuk melakukan perubahan (transisi) yang sukses sebagai realisasi dari perubahan organisasi tersebut. Rouse (2010) mendefinisikan manajemen perubahan sebagai pendekatan sistematis untuk menghadapi perubahan, baik dari perspektif organisasi maupun secara individu. Untuk sebuah organisasi, manajemen perubahan TI berarti mendefinisikan dan menerapkan prosedur dan/atau teknologi informasi untuk menghadapi perubahan lingkungan bisnis dan untuk mendapatkan keuntungan dari perubahan organisasi tersebut.

  Rujukan Statistik

  Rujukan Statistik merupakan penyelenggaran kegiatan statistik yang mencakup penyediaan layanan konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap mengenai koleksi metadata seluruh kegiatan statistik yang ada di Indonesia (Kepka BPS, 2000). Rujukan statistik berperan dalam menyediakan informasi metadata secara keseluruhan, menghimpun, mendokumentasikan selanjutnya menyebarluaskan informasi metadata kegiatan statistik yang telah diselenggarakan oleh semua pihak di Indonesia. Implementasi kegiatan rujukan statistik di BPS dilakukan melalui Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik.

  Metadata Kegiatan Statistik

  Metadata dapat dikatakan sebagai data tentang data, yakni data yang menjelaskan tentang data tersebut. Metadata mencerminkan transaksi, kegiatan, objek, data konten, kualitas, kondisi, waktu terbentuk, sejarah, pencipta, hubungan data dan informasi lain tentang data (P.A. Bernstein and S. Melnik, 2004). Metadata merupakan informasi mengenai fisik, teknis, proses bisnis, aturan, dan struktur tentang data (Anne J. Gilliland-Swetland, 2000). Metadata kegiatan statistik dalam kegiatan rujukan statistik dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu Statistik Dasar, Sektoral, dan Khusus. Kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik tersebut memiliki peran yang penting sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan statistik sehingga dapat menghindarkan terjadinya duplikasi kegiatan statistik.

  

Methods

Paper ini merupakan penelitian konseptual manajemen perubahan TI melalui analisa

  studi kasus di Badan Pusat Statistik untuk mengidentifikasi perubahan TI yang mendorong terjadinya perubahan bisnis di organisasi BPS. Metode yang digunakan disini adalah dengan melakukan penelitian studi kasus pada unit organisasi Subdirektorat Rujukan Statistik BPS melalui wawancara (interview) dan studi literatur untuk mendapatkan data dan informasi yang lengkap mengenai latar belakang, pembangunan, pengembangan, implementasi dan evaluasi dari Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA), meliputi SIRUSA versi tahun 2007 dan 2012 (pengembangan). Selain itu juga dilakukan penelitian terhadap produk dan output dari SIRUSA (metadata statistik) mulai dari tahun 2007 s/d 2013 untuk mendapatkan data mengenai

  progress pelaksanaan SIRUSA selama tujuh tahun. Analisis dan pembahasan studi kasus

  manajemen perubahan TI yang dilakukan disini meliputi identifikasi sumber daya TI (IT

  Resources), tujuan sumber daya TI, perubahan organisasi akibat penerapan sumber daya TI,

  respon organisasi terhadap perubahan yang telah dilakukan, Forced Field Analysis, rencana manajemen perubahan, evaluasi dan analisis keberhasilan manajemen perubahan serta kontinuitas dari perubahan tersebut dimasa mendatang.

  

Results

  IT Resources

  IT resources atau sumber daya TI yang diperkenalkan oleh BPS dalam rangka implementasi perubahan kegiatan rujukan statistik adalah Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik atau SIRUSA. Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik merupakan sistem informasi berbasis web yang menyediakan informasi metadata kegiatan statistik yang ada di Indonesia, dalam rangka mendukung dan mengembangkan Sistem Statistika Nasional (SSN) dengan tujuan untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik(SIRUSA Online, 2013).

  Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik BPS tersebut dapat diakses melalui website dengan alamat http://www.sirusa.bps.go.id yang memiliki layanan : kompilasi metadata kegiatan statistik (dasar, sektoral dan khusus), statistical knowledge system (indikator, kuesioner dan variabel), statistical e-solution (konsultasi statistik online), rekomendasi dan klasifikasi kegiatan statistik. Selain SIRUSA, Web Based Application System dan Metadata Database Management

  

System juga merupakan IT Resources yang diperkenalkan oleh BPS sebagai satu kesatuan sistem

  untuk mendukung dan menjalankan manajemen perubahan TI pada kegiatan rujukan statistik di BPS.

  Tujuan IT Resources

  Tujuan utama penerapan kegiatan rujukan statistik di BPS adalah untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik sebagaimana tertuang dalam implementasi Sistem Statistik Nasional, baik pada lingkungan internal BPS (Subject Matter) maupun lingkungan eksternal BPS (lembaga pemerintah, lembaga penelitian, institusi pendidikan dan masyarakat). Tujuan dari Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) sebagai IT Resources mengacu pada tujuan utama tersebut yang disesuaikan dengan tujuan dan strategi perubahan BPS. Tabel 1 memperlihatkan tujuan IT Resources beserta indikator kinerja untuk masing-masing tujuan tersebut.

  

Tabel 1. Tujuan IT Resources

No Tujuan IT Resources Indikator Kinerja

  1 Tersedianya inventaris (repository) metadata kegiatan statistik secara nasional yang bebas dari duplikasi kegiatan statistik Jumlah metadata kegiatan statistik yang sudah lolos uji duplikasi dan telah direkam dalam SIRUSA*

  2 Tersedianya transparansi informasi statistik mengenai “bahan-dapur” kegiatan statistik BPS (survei/sensus)

  • Jumlah indikator, variabel dan kuesioner yang direkam dalam SIRUSA
  • Jumlah informasi mengenai klasifikasi kegiatan statistik(misal : KBLI, KBJI, ISIC, MFD, KBKI, dsb)

  3 Tersedianya akses terhadap metadata dan informasi kegiatan statistik yang bebas dari duplikasi kegiatan statistik Jumlah akses (Hits) terhadap metadata kegiatan statistik di SIRUSA*

  4 Tersedianya layanan konsultasi dan rekomendasi statistik secara online Jumlah pengunjung yang terdaftar didalam SIRUSA Jumlah rekomendasi yang dikeluarkan oleh BPS melalui SIRUSA Keterangan * : Indikator Kinerja Utama

  Organizational Changes

  Perubahan organisasi (organizational changes) yang dialami oleh BPS akibat dari penerapan IT Resources tersebut adalah First Order, Incremental Change, dimana SIRUSA menyebabkan perubahan organisasi BPS secara bertahap mulai dari sisi sistem pola kerja, proses bisnis sampai pada perubahan struktur organisasi pekerjaan.

  Perubahan Sistem. Perubahan yang diakibatkan oleh SIRUSA adalah perubahan sistem

  dan pola kerja BPS didalam melakukan proses kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik (From Nothing to Something), dimana tersedianya metadata kegiatan statistik online sehingga para pengguna layanan akan membutuhkan adaptasi dengan sistem yang baru, terutama dari sisi penggunaan aplikasi sistem informasi. SIRUSA mulai diluncurkan pada tahun 2007

  Perubahan Proses Bisnis (Internal). Semula proses pengelolaan metadata kegiatan

  statistik dilakukan secara terpisah oleh Subject Matter (unit organisasi bisnis), namun melalui SIRUSA ini proses kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik dilakukan secara terintegrasi oleh Seksi Rujukan Statistik BPS. Penggunaan metadata untuk kegiatan statistik semula berbeda-beda disetiap Subject Matter sehingga sering menyebabkan duplikasi kegiatan statistik, namun melalui SIRUSA ini metadata kegiatan statistik sudah terstandarisasi sebagai satu-satunya metadata yang digunakan untuk kegiatan statistik (Gambar 2).

  

Sebelum Perubahan

Sesudah Perubahan

  Perubahan Proses Bisnis (Eksternal). Semula instansi pemerintah/lembaga swasta/

  lembaga pendidikan/masyarakat (eksternal BPS) yang ingin melakukan kegiatan statistik harus ke BPS untuk mendaftarkan kegiatan survei, mendapatkan rekomendasi dan melaporkan hasilnya, namun melalui SIRUSA ini mereka cukup melakukannya secara online. Hal ini juga berlaku sama untuk layanan konsultasi kegiatan statistik yang semula harus konvensional datang ke BPS, namun melalui SIRUSA ini mereka cukup melakukannya secara online (Gambar 3).

  

Sebelum Perubahan

Sesudah Perubahan

  Perubahan Struktur. Kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik yang

  semula dilakukan oleh Subject Matter dengan unit organisasi Sistem Informasi Statistik (SIS) kini dialihkan ke satu unit organisasi khusus, yaitu Subdit Rujukan Statistik, yang bertanggung jawab terhadap sistem pengolahan, pengelolaan, manajemen database dan interaksi dengan pengguna eksternal (solusi dan rekomendasi statistik).

  Sebelum Perubahan Subject   Matter   Subdit  A   Subdit  B  

  Evaluasi  dan   Evaluasi  dan   Penyiapan   Pengolahan   Penyiapan   Pengolahan   Pelaporan   Pelapora     Sesudah Perubahan

  Pengelolaan Teknologi Diseminasi   Subject Matter

  Statistik   Informasi

  Subdit   Subdit  Publikasi     Subdit  Layanan   Perpustakaan  dan   Subdit  Rujukan   dan  Kompilasi   dan  Promosi   Statistik  

  Dokumentasi   Statistik   Statistik   Statistik   Inventaris   Pengelolaan  Sistem  

  

Rekomendasi  

Kegiatan  dan   Informasi  Rujukan  

Kegiatan  Statistik  

Produk  Statistik   Statistik  

  

Gambar 4. Struktur Organisasi Pekerjaan Sebelum dan Sesudah Perubahan

  Change Responses Change responses atau respon atas perubahan organisasi sebagai akibat dari penerapan IT resources difokuskan pada respon dari individu yang berada didalam lingkungan perubahan

  organisasi, meliputi respon positif dan respon negatif (resistances). Tabel 2 memperlihatkan respon positif dan respon negatif (resistances) baik untuk individu dilingkungan internal BPS maupun eksternal BPS

  

Tabel 2. Change Responses

No  

No Respon Positif Respon Negatif

  1

  Pimpinan BPS merespon kegiatan

rujukan statistik ini dengan baik karena memanfaatkan sistem secara terintegrasi

implementasi dari SIRUSA ini dikarenakan kondisi arsitektur bisnis kegiatan

mendukung sepenuhnya pelaksanaan statistik mereka yang belum mendukung -

Sistem Statistik Nasional BPS >mereka masih nyaman dengan sistem konvensional

  2 Adanya integrasi dan standarisasi

  2 Ketimpangan proses bisnis yang masih ada di metadata kegiatan statistik akan semakin beberapa Subject Matter memicu terjadinya mewujudkan terciptanya integrasi proses respon negatif terhadap implementasi SIRUSA,

bisnis statistik->Komitmen bersama salah satunya adalah tidak mau memenuhi

BPS dari Pusat sampai Daerah proses bisnis standar dan masih terkendala

dengan adaptasi terhadap perubahan

  3 Pengguna (internal dan eksternal BPS)

  3 Pengguna eksternal memberikan respon positif dalam hal (Instansi/Lembaga/Universitas) masih belum ketersediaan dan transparansi metadata memanfaatkan SIRUSA secara optimal kegiatan statistik dan informasi statistik dikarenakan masih rendahnya kesadaran mereka

lainnya yang mendukung pelaksanaan terhadap pelaporan kegiatan statistik yang

kegiatan statistik serta peluang terhindar mereka lakukan dari duplikasi kegiatan statistik

  

4 Pengguna eksternal memiliki Respon negatif (resistances) ini selanjutnya menjadi fokus

kemudahan dalam mendapatkan perhatian BPS untuk dimanage dalam rangka mencapai

rekomendasi statistik, baik dalam hal tujuan perubahan. Proses manage tersebut dituangkan

registrasi survei, pemerolehan surat didalam Change Management Plan, khususnya pada point rekomendasi dan pelaporan output communication plan (4) dan change management program

  Forced Field Analysis

Gambar 5. Forced Field Analysis

  Berdasarkan Forced Field Analysis (Gambar 5) terlihat bahwa komponen yang menjadi kekuatan pendukung perubahan (driving forces) paling utama adalah dukungan penuh dari pimpinan (top level) BPS, kemudian faktor pendukung selanjutnya adalah kemudahan pengguna data eksternal dalam mengakses layanan konsultasi dan rekomendasi kegiatan statistik dan ketersediaan metadata kegiatan statistik. Komponen-komponen pendukung tersebut harus semakin ditingkatkan seiring dengan kontinuitas implementasi perubahan. Sementara itu komponen-komponen utama yang harus diturunkan pengaruhnya (restraining forces) yang menimbulkan respon paling negatif dari perubahan adalah kondisi arsitektur bisnis Subject

  Matter yang masih belum mendukung integrasi proses bisnis statistik dan ketimpangan proses

  bisnis statistik di beberapa Subject Matter. Dari sisi pengguna eksternal, kesadaran instansi pemerintah/lembaga swasta/pendidikan masih rendah terhadap pencatatan/pelaporan kegiatan statistik. Komponen restraining forces lainnya adalah kurangnya kemampuan SDM untuk

  3. Refreezing SIRUSA sudah diimplementasikan, dan progress peningkatan kesadaran

  2. Pemberian materi sosialisasi dan pelatihan teknis kepada Subject Matter sehingga memudahkan adaptasi penggunaan sistem

  2. Movement

  1. Unfreezing

  6. Evaluasi Tahunan 6   Change Phases

  5. Kontinuitas Pengembangan Sistem Informasi (Aplikasi)

  4. Meningkatkan response rate kegiatan Survei Statistik Sektoral & Khusus

  3. Sosialisasi dan Workshop, terutama dengan pengguna eksternal

  1. Pembentukan tim penanggung jawab dan pelaksana SIRUSA yang berkoordinasi dengan Subject Matter untuk mendukung standarisasi dan integrasi proses bisnis statistik.

  Change Management Plan

  5 Change Management Programs

  Subdit Rujukan Statistik melakukan sosialisasi pengembangan sistem (New SIRUSA) pada tahun 2012, baik internal BPS maupun pengguna eksternal melalui rapat/meeting, media statistik maupun website. Selain sosialisasi mengenai sistem, BPS juga memberikan informasi dan fitur baru yang dimiliki oleh sistem sehingga memberikan kemudahan akses

  2 Change Manager Direktur Diseminasi Statistik 3  

Image of Change Director, Navigator (Internal BPS) dan Interpreter (Eksternal BPS)

4   Communication Plan Tell and Sell.

  

Tabel 3. Change Management Plan

No Items Details

  image of change (Internal dan Eskternal BPS).

  Tabel 3 memperlihatkan secara detail rencana manajemen perubahan dari implementasi SIRUSA berdasarkan timeline dari SIRUSA, yaitu tahun 2007 dan 2012. Pada point ini, BPS memfokuskan pada penerapan strategi manajemen perubahan dalam kaitannya memanage dan mengantisipasi resistances (respon negatif) dari perubahan tersebut (Tabel 2 dan FFA) yang dituangkan dalam communication plan dan change management programs berdasarkan kapasitas

  • Pada tahun 2007 dilakukan sosialisasi SIRUSA (versi 2) kepada pengguna eksternal BPS.
  • Pada tahun 2012, dilakukan pengembangan SIRUSA (versi 3) dengan fitur dan tampilan yang jauh lebih lengkap dan melakukan sosialisasi sistem tersebut
  • Penetapan Indikator Kinerja Utama yang menunjukkan progress kemajuan implementasi SIRUSA, yaitu jumlah akses (Hits) dan

    jumlah metadata yang direkam

  • Pemberian panduan dan petunjuk penggunaan SIRUSA yang lebih lengkap dalam pemanfaatan SIRUSA secara lebih maksimal
  • Penetapan Target Survei Sektoral dan Khusus yang harus dipenuhi oleh BPS Provinsi

  Analysis/Evaluation of Change Management Successfullness

  Analisis dan evaluasi dari keberhasilan manajemen perubahan kegiatan rujukan statistik di BPS dilakukan terhadap keberhasilan pencapaian indikator kinerja yang telah ditetapkan seiring dengan implementasi perubahan tersebut. Analisis dan evaluasi dilakukan dengan membandingkan jumlah metadata kegiatan statistik yang sudah lolos uji duplikasi dan telah direkam oleh SIRUSA selama 7 tahun (2007 s/d 2013*) untuk ketiga jenis kegiatan statistik (Grafik 1).

  1800   1600   1400   1200   1000  

  Dasar   Sektoral   800  

  Khusus   600   400   200  

  0   2007   2008   2009   2010   2011   2012   2013*   Keterangan * : Kondisi 30 November 2013

Grafik 1. Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam oleh SIRUSA

  Jumlah metada kegiatan statistik (dasar, sektoral dan khusus) tersebut menunjukkan jumlah metadata kegiatan statistik yang telah lolos uji duplikasi dan berhasil direkam oleh SIRUSA, dimana peningkatan jumlah metadata kegiatan statistik tersebut akan memicu terjadinya penurunan duplikasi kegiatan statistik. Berdasarkan grafik tersebut terlihat bahwa peningkatan kuantitas metadata kegiatan statistik dasar paling signifikan terjadi pada tahun 2012, dimana BPS melakukan perubahan konsep dan pendekatan terhadap kegiatan statistik dasar tersebut yang berorientasi pada klasifikasi kegiatan statistik yang unik dan bebas dari duplikasi.

  Sementara itu kuantitas metadata kegiatan statistik sektoral dan khusus menunjukkan peningkatan yang cenderung sejalan (selaras), yang juga memperlihatkan peningkatan kesadaran instansi pemerintah/lembaga swasta/pendidikan untuk melakukan pencatatan/pelaporan kegiatan statistik sektoral dan khusus. Dengan memperhatikan trend peningkatan jumlah metadata kegiatan statistik yang telah lolos uji duplikasi tersebut yang berdampak pada penurunan duplikasi kegiatan statistik, maka tujuan menghilangkan atau menurunkan (meminimalisir) duplikasi kegiatan statistik melalui implementasi SIRUSA ini dapat dikatakan tercapai.

  Grafik 2 memperlihatkan jumlah akses (Hits) terhadap metadata kegiatan statistik yang direkam oleh SIRUSA dari tahun 2011 s/d 2013* yang menunjukkan trend positif peningkatan

  Hits. Peningkatan trend tersebut mengindikasikan kesadaran pengguna layanan SIRUSA yang

  semakin baik didalam menggunakan metadata kegiatan statistik yang sudah terstandarisasi dan bebas dari unsur duplikasi kegiatan statistik.

  50000   45000   40000   35000   30000   25000  

  Hits   20000   15000   10000  

  5000   0   2011   2012   2013*  

  Keterangan * : Kondisi 30 November 2013

  Continuing Change

  Kontinuitas perubahan merupakan hal yang sangat penting dalam rangka menjaga dan mempertahankan perubahan di masa mendatang. Kegiatan yang akan dilakukan oleh BPS untuk mempertahankan perubahan tersebut adalah sebagai berikut :

  • Sosialisasi Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (baik sistem maupun implementasinya) secara nasional dan melibatkan BPS Provinsi sampai level Kabupaten/Kota.
  • Kontinuitas pengelolaan dan pengembangan SIRUSA sesuai dengan portfolio bisnis BPS.
  • Pembuatan Sistem Manajemen Pertukaran Metadata yang terintegrasi dengan SIRUSA.
  • Pembentukan Roadmap Rujukan Kegiatan Statistik yang selaras dengan Visi Misi BPS • Evaluasi berkala secara bulanan dan tahunan sampai pada level Propinsi.
  • Monitoring metadata kegiatan statistik berdasarkan subjek penyelenggara, tahun kegiatan penyelenggaraan dan sektor kegiatan.

  

Conclusions

  Studi kasus manajemen perubahan di organisasi Badan Pusat Statistik memberikan pemahaman bagaimana sumber daya TI dapat berperan didalam implementasi strategi perubahan kegiatan rujukan statistik. BPS selaku pusat rujukan statistik mempunyai tanggung jawab besar didalam penyelenggaraan kegiatan statistik sebagai upaya untuk mewujudkan Sistem Statistik Nasional di Indonesia. BPS dengan didukung oleh sumber daya TI telah melakukan perubahan paradigma kegiatan rujukan statistik melalui perubahan sistem dan pola kerja, perubahan proses bisnis rujukan kegiatan statistik dan perubahan struktur organisasi pekerjaan, baik untuk lingkungan internal BPS sendiri maupun terhadap pengguna eksternal BPS. Melalui implementasi SIRUSA, proses kompilasi, pengelolaan dan pendiseminasian metadata kegiatan statistik menjadi lebih terintegrasi dan dapat menurunkan duplikasi kegiatan statistik.

  References Anne J. Gilliand-Swetland (2000). Introduction of Metadata : Setting the Stage. Pathways to Digital Information. Mei 2000.

  BPS (1997). Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik (pasal 3 dan 4). Jakarta : Badan Pusat Statistik.

  BPS (1999). Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaran Statistik (pp.

  1-7). Jakarta : Badan Pusat Statistik. BPS (2000). Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 5 Tahun 2000 tentang Sistem Statistik Nasional (pp. 3-7). Jakarta : Badan Pusat Statistik.

  BPS (2013, Desember). Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik. [Online]. Retrieved from http://www.sirusa.bps.go.id.

  BPS (2013, Desember). Situs Resmi Badan Pusat Statistik. [Online]. Retrieved from http://www.bps.go.id.

  Ian Palmer, Richard Dunford, Gib Akin (2009). Managing Organizational Change : A Multiple Perspective Approach. Second Edition. New York: McGraw-Hill Companies, Inc.

  Iwan Hermanto (Mei 2001). Sistem Statistik Nasional Dalam Era Otonomi. Jakarta: Badan Pusat Statistik.

  Margaret Rouse (2010). Change Management Training. [Online]. Retrieved from http://www.changemanagementtraining.co.uk.

  P.A. Bernstein and S. Melnik (2004). Metadata Management. Proceedings 20

  th International Conference on Data Engineering, p. 875, March, 30 – April 2, 2004.

  Tim Creasey (2007). Defining Change Management : Helping others understand change management in relation to project management and organizational change. Prosci.

  Appendix A Tabel A1

  Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013) Tahun Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam SIRUSA*

  Statistik Dasar Statistik Sektoral Statistik Khusus 2013** 1.618 1.555 905 2012 249 1325 732 2011 241 720 373 2010 227 336 157 2009 156 215

  99 2008 69 202

  90 2007 46 121

  85 Metadata Kegiatan Statistik yang direkam oleh SIRUSA adalah metadata kegiatan statistik yang sudah lolos uji duplikasi.

  Keterangan. * : Sumber Subdirektorat Rujukan Statistik.

  • : Kondisi tanggal 30 November 2013. Tabel A2

  Jumlah Akses (Hits) Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013) Tahun Jumlah Akses Metadata Kegiatan Statistik yang

  Direkam SIRUSA* 2013** 43.770 2012 40.808 2011 31.352

  Keterangan. * : Sumber Subdirektorat Rujukan Statistik.

  • : Kondisi tanggal 30 November 2013.
Appendix B Grafik B

  Grafik Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013*) 1800 1600 1400 1200

  Dasar 1000 Sektoral 800 Khusus 600

  400 200 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013* Keterangan. * : Kondisi tanggal 30 November 2013.

  Metadata kegiatan statistik dalam SiRusa dikelompokkan menjadi tiga jenis

  • Statistik Dasar adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk keperluan yang bersifat luas, baik pemerintah maupun masyarakat, yang memiliki ciri-ciri lintas sektoral, berskala nasional maupun regional, makro, dan yang penyelenggaraannya menjadi tanggung jawab BPS.
  • Statistik Sektoral adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk memenuhi kebutuhan instansi pemerintah tertentu dalam rangka penyelenggaraan tugas-tugas pemerintah dan tugas pembangunan yag merupakan tugas pokok instansi pemerintah yang bersangkutan. Meskipun program pelaksanaannya menjadi tanggung jawab instansi pemerintah terkait, dalam praktek pelaksanaan dapat bekerja sama dengan BPS.
  • Statistik Khusus adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk memenuhi

  kebutuhan intern dari suatu instansi/perusahaan swasta dalam rangka penyelenggaraan riset atau penelitian. Meskipun pelaksanaannya menjadi tanggung jawab instansi/perusahaan terkait, dalm praktek pelaksanaan dapat bekerja sama dengan BPS. Appendix C Gambar C

  Timeline Kegiatan Rujukan Statistik di BPS (2002 s/d 2012)

Pada tahun 2002, sistem lama digunakan untuk mendukung kegiatan rujukan statistik dan hanya

  digunakan untuk internal BPS dengan tujuan untuk menurunkan duplikasi kegiatan statistik di lingkungan internal BPS

  

Pada tahun 2007, merupakan titik awal SIRUSA yang ditandai dengan pengembangan kegiatan

  rujukan statistik melalui pembangunan dan penyempurnaan sistem sehingga bisa digunakan dalam skala nasional dan menyediakan layanan publik bagi pengguna eksternal BPS.

  Pada tahun 2012, SIRUSA mengalami pengembangan dan penambahan fasilitas yang

  mengutamakan pengguna eksternal BPS dalam rangka perwujudan dan pengembangan Sistem

  Appendix D Gambar D

  Layanan Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) BPS

  Keterangan : SIRUSA memiliki lima layanan statistik yang bisa diakses secara online oleh pengguna data, baik BPS, Instansi Pemerintah, Lembaga Swasta, Intitusi Pendidikan maupun masyarakat, yaitu :

  1. Kompilasi Metadata Kegiatan Statistik.

  2. Statistical Knowledge System : Indikator, Variabel dan Kuesioner Kegiatan Statistik.

  3. Konsultasi Kegiatan Statistik.

  4. Klasifikasi Kegiatan Statistik.

  5. Rekomendasi Kegiatan Statistik. Appendix E Tabel E1

  Akses Informasi Utama (Metadata Kegiatan Statistik) pada SIRUSA * No Informasi Utama (Metadata Kegiatan Statistik)

  1 Jenis dan nama kegiatan statistik

  2 Siapa penyelenggara kegiatan statistik

  3 Tahun pelaksanaan kegiatan statistik

  4 Metodologi pengumpulan data dan estimasi

  5 Jenis responden kegiatan statistik

  6 Hasil utama kegiatan statistik

  7 Diseminasi kegiatan statistik

  Keterangan * Sumber : http://www.sirusa.bps.go.id Tabel E2

  Akses Informasi Skunder (Metadata Kegiatan Statistik) pada SIRUSA * No Informasi Skunder (Metadata Kegiatan Statistik)

  1 Indikator, Variabel dan Kuesioner kegiatan statistik

  2 Informasi mengenai solusi kegiatan statistik

  3 Informasi mengenai pencatatan dan rekomendasi kegiatan statistik

  4 Klasifikasi dan istilah kegiatan statistik

  5 Petunjuk dalam melakukan pelaporan dan pendaftaran kegiatan statistik

  Keterangan * Sumber : http://www.sirusa.bps.go.id

Dokumen baru
Dokumen yang terkait
Tags

Manajemen Rujukan Bayi Baru Lahir

Rujukan Silabus Manajemen Perubahan Manajemen Perubahan Makalah Ppm

Materi 10 Manajemen Perubahan

Kegiatan Proyek Perubahan Jaj

Pedoman Stategi Manajemen Perubahan Rpp Manajemen Perubahan

Manajemen Perubahan Dan Kepemimpinan

306738883 Manajemen Perubahan

Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Sta

Gratis

Feedback