MODUL PERKULIAHAN PEMODELAN PROSES BISNIS

Gratis

0
2
103
1 year ago
Preview
Full text

MODUL PERKULIAHAN

  Pengenalan Proses Bisnis Pertemuan-1

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  

01

Abstract Kompetensi

  Pengenalan Proses Bisnis Mampu menjelaskan Proses bisnis

  Mampu memberikan contoh sebuah proses bisnis.

Bagian Isi Pengertian Analisa Proses Bisnis Analisa proses bisnis adalah kajian dan evaluasi yang dilakukan terhadap kegiatan-

  kegiatan proses bisnis Perusahaan untuk mengidentifikasikan dampak dari kegiatan tersebut dalam menciptakan nilai atau menambah nilai terhadap bisnis Perusahaan.

  Analisa proses bisnis merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan perusahaan pada saat perusahaan akan melakukan rekayasa proses bisnis. Untuk lebih menjelaskan hubungan antara analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, terlebih dahulu kita lihat tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam rangka melakukan rekayasa ulang proses bisnis. Menurut Whitten (2001, p21), dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis ada 3 tahap besar yaitu:

  1. Identifikasi Value Chain Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi perusahaan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Kegiatan- kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan yang secara bersama akan membentuk suatu kombinasi proses yang dapat memberikan nilai tambah bagi proses bisnis perusahaan. Besar kecilnya nilai tambah yang diberikan oleh suatu kegiatan pada proses bisnis Perusahaan sangatlah bersifat spesifik untuk perusahaan tertentu dan untuk industri tertentu yang sangat tergantung faktor internal perusahaan antara lain strategi bisnis, sumberdaya dan fasilitas produksi yang dimiliki dan visi dari pemimpinnya, serta faktor eksternal antara lain kondisi kompetisi, kondisi industri, peraturan pemerintah, dan faktor sosio ekonominya.

  2. Tahap Analisa Setiap Kegiatan Dalam Proses Bisnis Analisa terhadap setiap kegiatan dalam proses bisnis perusahaan dari segi waktu, bottlenecks, biaya untuk mengidentifikasikan dampak setiap kegiatan dalam menciptakan 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

2 Tim Dosen

  atau menambah nilai bisnis Perusahaan. Dalam tahap analisa proses bisnis ini juga dilakukan identifikasi peluang-peluang untuk melakukan perbaikan dan perancangan ulang proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.

  3. Tahap Perancangan Proses Bisnis Yang Baru Perancangan Proses bisnis yang baru dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam menambah nilai proses bisnis perusahaan. Hasil rancangan baru proses bisnis kemudian diimplementasikan dan dilakukan review. Dari tahapan-tahapan rekayasa ulang proses bisnis yang diberikan oleh Whitten, dapat terlihat dengan jelas bahwa kegiatan analisa proses bisnis merupakan bagian dari kegiatan rekayasa ulang proses bisnis. Dalam melakukan analisa proses bisnis, kegiatan dilakukan hingga tahap kedua sedangkan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis, kegiatan diteruskan hingga tahap ketiga.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

3 Tim Dosen

  Pengertian analisa proses bisnis tidaklah dapat dilepaskan dari pengertian rekayasa uang proses bisnis karena analisa proses bisnis merupakan bagian dari rekayasa ulang proses bisnis. Untuk mempunyai gambaran dan pengertian yang lebih baik dan lebih menyeluruh mengenai analisa proses bisnis maka dalam pembahasan berikut ini akan dibahas beberapa pengertian rekayasa ulang proses bisnis. Menurut Whitten (2001, p20) Rekayasa ulang proses bisnis atau business process reengineering (BPR) adalah suatu studi, analisa dan perancangan ulang terhadap proses bisnis yang fundamental untuk menurunkan biaya dan/atau memperbaiki nilai tambah terhadap bisnis.

  Manganelli ( 1994, p7) mendefisinikan BPR sebagai perancangan ulang yang cepat dan radikal terhadap strategi, nilai tambah proses bisnis dan - sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung strategic dan nilai tambah proses bisnis – untuk mencapai optimasi arus kerja dan produktivitas dalam suatu organisasi.

  Menurut pengertian Manganelli, dalam melakukan rekayasa ulang bisnis, kita analisa bukan hanya terhadap strategi, nilai tambah proses bisnis tetapi juga terhadap semua sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung proses bisnis yaitu:

  1. Sistem yang mendukung kegiatan proses dari proses data dan sistim informasi manajemen hingga ke sistem sosial dan kultural.

  2. Kebijakan yang mendukung aktivitas proses biasanya dalam bentuk aturan dan regulasi yang mengarahkan dan memimpin perilaku dalam hal bagaimana suatu pekerjaan dilakukan.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

4 Tim Dosen

  3. Struktur organisasi yang mendukung aktivitas proses adalah kelompok kerja, departemen, area fungsional. divisi, unit dan bentuk lainnya dimana karyawan dibagi untuk kepentingan melakukan pekerjaannya. Rekayasa ulang proses bisnis merupakan suatu cara yang radikal untuk menggali dan memperluas kemampuan dari suatu bisnis, memperbaiki performancenya dan memungkinkannya untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif yang bertahan lama. Studi dan analisa dilakukan terhadap proses bisnis bisa terhadap keseluruhan proses bisnis dalam suatu organisasi atau hanya terhadap suatu proses tertentu dalam organisasi dengan menggunakan metode-metode analisa sistem. Setiap proses bisnis dianalisa dan diteliti secara cermat apakah terjadi bottlenecking, repetisi dan pengerjaan ulang yang mengakibatkan ketidak efisienan. Analisa dan studi ini dimaksudkan untuk menemukan proses bisnis mana yang mempunyai dampak besar terhadap nilai tambah Perusahaan. Terhadap proses bisnis tersebut dilakukan pengkajian lebih lanjut untuk menemukan adanya opportunities yaitu kesempatan untuk melakukan perbaikan sehingga akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

  Perbaikan bisa dalam bentuk menghapuskan sebagian proses yang tidak perlu, melakukan streamlining atau memanfaatkan bantuan teknologi informasi.

  Whitten mengingatkan bahwa dalam melakukan rekayasa ulang bisnis harus dihindari setiap godaan untuk mengfokuskan diri pada solusi informasi teknologi hingga setelah proses bisnis dirancang ulang untuk mencapai efisiensi yang maksimum. Jadi rekayasa ulang bisnis menganalisa proses bisnis dan kemudian

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

5 Tim Dosen

  merancang ulang untuk menghapuskan ketidak efisienan dan birokrasi sebelum di aplikasikan kembali dengan menggunakan teknologi informasi.

  Alasan Organisasi Melakukan Analisa Proses Bisnis

  Sebagaimana dijelaskan dalam pengertian analisa proses bisnis dan hubungan antara analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, maka alasan suatu perusahaan dalam melakukan analisa proses bisnis sangatlah tergantung pada alasan Perusahaan melakukan rekayasa ulang proses bisnis yaitu:

  1. Untuk memperkuat posisi Perusahaan

  2. Untuk mengantisipasi masalah

  3. Untuk mengatasi kelemahan Perusahaan

  Spesifikasi untuk suksesnya Analisa Proses Bisnis

  Analisa proses bisnis yang sukses harus mengandung spesifikasi sebagai berikut:

  1. Analisa proses bisnis harus dimulai dengan mengembangkan suatu pernyataan yang jelas mengenai tujuan dan strategi perusahaan.

  2. Pertimbangan untuk memberikan kepuasan pada konsumen sebagai tujuan dibelakang tujuan dan strategi perusahaan.

  3. Menitik beratkan pada proses bisnis diatas fungsi bisnis dan menselaraskan antara proses dan tujuan perusahaan.

  4. Identifikasikan proses nilai tambah dan proses pendukungnya yang akan memberikan kontribusi terhadap nilai.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

6 Tim Dosen

  5. Menggunakan tehnik dan alat manajemen yang tersedia dan yang sudah proven dengan sebaik-baiknya untuk memastikan kualitas dari informasi yang digunakan dan deliverables-nya.

  6. Memberikan analisa terhadap operasi yang sedang berjalan dan mengidentifikasi proses yang tidak memberikan nilai tambah.

  7. Mengembangkan terobosan baru bagi suatu kerangka berpikir dan visi yang berani untuk melakukan perubahan yang radikal daripada melakukan perubahan yang bertahap.

  8. Mempertimbangkan solusi dimana karyawan dikembangkan dan diperkuat dan teknologi sebagai dasar untuk mengimplementasikan perubahan.

  9. Menyajikan suatu masalah bisnis secara lengkap dan memberikan informasi dan argumen yang meyakinkan untuk pengambilan keputusan.

  10. Mengembangkan suatu rencana implementasi yang dapat dilakukan yang berisi spesifikasi tugas, sumber daya , jangka waktu dan persetujuan.

  Analisa Proses Bisnis Strategis dan Taktis

  Keputusan untuk melakukan analisa proses bisnis dalam rangka melakukan rekayasa ulang proses bisnis bisa merupakan keputusan strategis dan atau keputusan taktis Perusahaan. Kegiatan untuk melakukan analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis pada intinya merupakan kegiatan untuk merancang kembali proses yang

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

7 Tim Dosen

  berada pada area “strategic context”. Strategic context dalam hal ini mempunyai tiga komponen kunci yaitu:

  1. Kemampuan yang distinctive dari suatu bisnis

  2. Segmen atau pasar untuk bisnis tersebut 3. Keunggulan kompetitifnya yang bertahan lama.

  Kemampuan yang distinctive dari suatu bisnis bila diaplikasikan pada segmen dan pasarnya akan memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis tersebut untuk bertahan terus dalam persaingan dan bertahan dalam eksistensinya. Bertolak dari ketiga komponen strategic context tersebut, ada empat pertanyaan penting yang perlu dipikirkan lebih dalam yaitu:

  1. Apa yang merupakan kemampuan yang kita miliki yang bersifat distinctive dimata pelanggan kita?

  2. Apakah kemampuan tersebut telah diaplikasikan dalam pasar kita?

  3. Apa kemampuan baru yang perlu kita kembangkan lebih lanjut agar posisi keunggulan kompetitif kita pada pasar dapat lebih kuat?

  4. Apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kemampuan kita sekarang agar memperkuat keunggulan kompetitif kita? Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang bisnis pada intinya adalah bertujuan dan berlandaskan pada konsep untuk memberikan nilai tambah kepada pelanggan kita lebih dari apa yang dapat diberikan oleh pesaing melalui suatu perbaikan yang radikal terhadap kemampuan yang telah kita miliki dan menciptakan kemampuan baru yang bersifat distinctive.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

8 Tim Dosen

   Analisa Proses Bisnis - Strategis

  Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis yang bersifat strategis mempunyai ruang lingkup pembahasan yang berbeda dengan yang bersifat taktis. Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis strategis atau disebut juga strategic analysis and reengineering biasanya mempunyai skala besar dan bersifat jangka panjang dimana secara mendasar melakukan transformasi cara organisasi melakukan bisnis yang akan berdampak pada strategi bisnis secara keseluruhan.

  Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis yang bersifat taktis atau disebut juga analisa dan rekayasa ulang operasional bersifat lebih praktis dan dengan cara yang cepat namun tetap harus mendukung terhadap strategi bisnis. Analisa proses bisnis operasional lebih sederhana dan praktis yang mana dapat dilakukan oleh manajer pada semua tingkatan. Situasi strategi bisnis sangat ditentukan oleh interaksi antara lingkungan, stakeholder, pesaing , pelanggan dan pemasok. Situasi operasional bisnis sangat ditentukan oleh interaksi antara orang yang ada dalam organisasi, pekerjaan- pekerjaan, infrastuktur yang ada serta sistem dan prosedur.

  Strategi bisnis menentukan bagaimana operasional harus dijalankan untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan. Operasional sangat menentukan apa yang menjadi hasil yang diharapkan yang dapat mendukung pelaksanaan strategi bisnis. Analisa dalam rangka rekayasa ulang strategis dimulai dengan menentukan apa yang ingin dicapai (strategi) sebelum menentukan bagaimana mencapainya

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

9 Tim Dosen

  (operasional). Pendekatan yang dilakukan adalah bersifat Top

  • – Down atau dari atas ke bawah baik secara konseptual maupun secara managerial dengan starting pointnya berupa situasi strategis. Langkah-langkah penting dalam melakukan analisa proses bisnis strategis:

  1. Identifikasi proses inti operasional dan managerial dengan hasil suatu map proses tingkat tinggi (high level process map)

  2. Proses ini dievaluasi dalam hal dampaknya terhadap pelanggan, tingkat kesuksesannya dan feasible atau tidaknya bila dilakukan perancangan ulang dalam suatu jangka waktu tertentu.

  3. Mengembangkan suatu visi bagaimana suatu organisasi beroperasi dimasa yang akan datang serta menentukan satu atau dua proses inti lainnya yang mendapat prioritas untuk dilakukannya perancangan ulang. Hasil dari analisa proses bisnis strategis mengidentifikasikan peluang-peluang untuk memperbaiki dan melakukan perancangan ulang proses bisnis, yang merupakan dasar bagi Perusahaan dalam penetapan skala prioritas. Hasil analisa ini juga merupakan dasar bagi Perusahaan untuk melakukan perancangan ulang proses bisnis yang kemudian dituangkan dalam suatu peta atau high level process map yang merupakan blue print perusahaan dalam rangka mencapai strategi jangka panjang Perusahaan

   Analisa Proses Bisnis – Taktis

  Analisa proses bisnis yang bersifat taktis dilakukan pada tingkat operasional Perusahaan yang lebih terfokus pada masalah masalah konkrit dan riil seperti creative

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

10 Tim Dosen

  organization redesign dan change management, tidak terfokus pada hal yang abstrak seperti strategi, sifat bisnis dan proses inti.

  Faktor kritis untuk suksesnya analisa proses bisnis yang bersifat taktis adalah:

  1. Mengetahui secara jelas situasi bisnis dimana suatu organisasi berada dan masalah yang dihadapi

  2. Apa yang bisa menambah nilai pada bisnis

  3. Apa yang mempengaruhi hirarki manajemen

  4. Bagaimana melakukan diagnosa terhadap bisnis operasi kita

  5. Bagaimana menggunakan teknik dan peralatan yang sangat esensial 6. Bagaimana secara sukses dapat memanage perubahan.

  Daftar Pustaka

  1. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  2. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

  3. Yefta, SK(2007).Analisis Proses Bisnis unutk Dinas Pemerintahan: Mendapatkan

  Proses Bisnis As-Is Hingga Rancangan Proses Bisnis To-Be, dalam Wibowo, T.A(Ed), Berbagai Makalah Sisitem Informasi, Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi 2007, Bandung: Departemen Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Telkom, 25-30.

  4. Surjadi, K(2007).Identifikasi Indikator keberhasilan Kinerja Perusahaan Berbasis

  Proses Bisnis Sebagai dasar Penentuan Kebutuhan Informasi, dalam Wibowo, T.A(Ed), Berbagai Makalah Sisitem Informasi, Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi 2007, Bandung: Departemen Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Telkom, 47-58.

  5. Solikin (2007).Model Audit Sistem Informasi di Perguruan Tinggi Menggunakan

  Kerangka Kerja CobiT, dalam Wibowo, T.A(Ed), Berbagai Makalah Sisitem Informasi, Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi 2007, Bandung: Departemen Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Telkom, 85-90.

  6. Wibawa, IGA(2007).Pedoman Analisis Proses Bisnis, dalam Wibowo, T.A(Ed),

  Berbagai Makalah Sisitem Informasi, Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi 2007, Bandung: Departemen Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Telkom, 109-112.

  7. Suryani, AA.,Wijoyo MH.,Partasubita SW(2007).Pengembangan Model Information

  Technology (IT) Governance pada organisasi Perguruan Tinggi, dalam Wibowo, T.A(Ed), Berbagai Makalah Sisitem Informasi, Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi 2007, Bandung: Departemen Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Telkom, 139-146

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

MODUL PERKULIAHAN

  

Dokumentasi

Proses Bisnis Pertemuan-2

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  02 Abstract Kompetensi

  Metode dokumentasi proses Bisnis Mampu menjelaskan dokumentasi proses bisnis

  Mampu memberikan contoh dokumen proses bisnis.

Bagian Isi Bisnis adalah kegiatan untuk menghasilkan "Sesuatu" yang mempunyai nilai (nilai

  dapat diartikan sebagai besaran uang). Sesuatu bisa berarti benda, misalnya: mobil, motor, koran, semen, kompueter, TV, Handphone, Meja, Bangunan Gedung, Pesawat Terbang, DLL. Sesuatu bisa berarti Jasa, Misalnya: Pengantar surat, Travel Agent, Cleaning Service, Transportasi Udara,DLL.Dalam terminologi industrial Engineering "Sesuatu"adalah product/produk. Dengan demikian Kita bisa mengatakan juga bahwa : Kegiatan menghasilkan produk yang dapat dijual

  

1. Gambar Produk yang dihasilkan

  

2. Pedagang di pasar adalah jasa yang menjual produk/dagangannya yang nanti nya akan

menghasilkan besaran Nilai berupa Uang

2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

3. Siklus Deming Pada Sistem Industri(1989)

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  TAHAP PERTAMA : RISET PASAR

   Proses ini adalah identifikasi kebutuhan pelanggan terkait dengan jenis produk yang akan atau sedang dihasilkan/dijula. Kegiatan ini juga berupa identifikasi kekurangan/kesalahan dari produk yang dijual. Hasil dari kegiatan ini dapat menghasilkan produk-produk baru yang lebih meruh, lebih menarik.

  TAHAP KEDUA : DESAIN PRODUK

   Dari hasil riset pasar, maka dapat diidentifikasikan spesifikasi produk yang dikehendaki oleh pelanggan. Dari spesifikasi tersebut maka dapat dibuat rancangan (Desain) produk yang akan dibuat.  Proses pembuatan desain produk umumnya tidak langsung jadi ada beberapa tahapan yang harus dilalui, Misalnya : Produk mobil, dimulai dari desain matematik/mekanik desain, desain estetika, desain virtual/maya, desain fisik(Model) Skala Kecil, Desain Fisik(Model) Skala sebenarnya.

   Diperlukan sistem produksi.

   Diperlukan sistem pengendalian proses (Monitoring).

   Diperlukan sistem pengendalian kua;itas produk.

   Sistem manajemen mutu.

  TAHAP KEEMPAT : PEMASARAN / PENYERAHAN PRODUK  Menyerahkan produk kepada konsumen sesuai dengan spesifikasi.

   Menyerahkan produk sesuai dengan waktu yang ditetapkan.  Memberikan jaminan purna jual.

  Proses Bisnis : Proses interaksi yang menghasilkan produk/jasa.Dengan demikian kita bisa mengatakan juga bahwa bisnis : kegiatan menghasilkan produk yang dapat dijual.

  Produk yang berarti benda, misalnya : Mobil, motor, koran, semen, komputer, TV,

  Handphone, meja, bangunan gedung, pesawat terbang, dll. Produk bisa berarti jasa, misalnya : Pengantar surat, Travel Agent, Cleaning Service, Tranportasi Udara. Dengan demikian kita dapat analogikan proses bisnis adalah proses industri. Analisis proses bisnis adalah menganalisa :

   Kinerja proses riset,  Kinerja Proses Desain,  Kinerja proses produksi,  Kinerja proses pemasaran.

  Untuk mengetahui kinerja proses bisnis diperlukan alat untuk standar dan pedoman supaya hasil evaluasi kinerja bersifat objektiv dan profesional pengukuran seharusnya menggunakan teknik kuantifikasi, Misalnya : Mengukur kinerja karyawan, tidak bisa berdasarkan like-dislike atau emosional judgement atau nepotisme tetapi berdasarkan tolak ukur/standar dan target yang ditentukan. Pengukuran produk tidak hanya dilakukan pada produk akhir tetapi juga produk-produk antara disamping itu juga diperlukan suatu standar yang mengacu pada kaidah profesional.

ALAT UKUR PROSES BISNIS

  Kinerja proses diukur dengan output atau luaran dari proses. Demikian pula proses bisnis diukur dari hasilnya atau inputnya, tetapi kualitas output dari suatu proses tidak hanya dipengaruhi oleh prosesnya itu sndiri, tetapi juga dipengaruhi faktor faktor lain. Diantaranya adalah inputnya dan juga bisnis environment nya, secara umum seperti pada gambar dibawah ini, proses bisnis dipengaruhi oleh bisnis environment :

   Suplier  Competitirs  Stockholders  Regulatory  Customer

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

BISNIS ENVIRONMENT

4. Organisasi BISNIS ENVIRONMENT

  Bagaimana Competitors dapat berpengaruh pada organisasi Bisnis? Jika Competitornya banyak, maka organisasi Bisnis harus mengalokasikan sumberdaya cukup banyak untuk pengembangan produk dan inovasi.

ANALISA NERACA

   Analisis Modal Kerja  Analisis Perputaran Persediaan  Analisis Rasio Hutang  Analisis Piutang

ANALISA BEP

   ANALISIS Biaya Total,  ANALISIS Biaya Tetap,  ANALISIS Biaya Variabel,

ANALISIS KUALITAS PRODUK

   Prosesnya secara statistik dihitung nilai rata-rata dan sampingan bakunya. Proses dikatakan secara statistical terkendali jika tidak ada data yang diatas batas atas dan dibawah atas bawah. Data produk bisa berupa data variabel(misalnya: tebal plat baja, diameter pipa dan sebagai nya) dan data atribut(misalnya, jumlah produk yang cacat, prosentase produk yang ditolak dan sebagai nya). Jika produknya melewati batas standar maka proses produksinya jelek. Jika jumlah produk cacat melebihi standar maka proses produksinya jelek.

  Analisis proses bisnis dapat dilakukan dengan menganalisa:  Kinerja Proses Riset,  Kinerja Proses Desain,  Kinerja Proses Produksi, 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning  Kinerja Proses Pemasaran,

RENSTRA(RENCANA STRATEGIS):

SISTEM MANAJEMEN:

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2. Apakah Sistem Manajemen Dilaksanakan dengan baik?

  2. Apakah Sistem Yang Dicapai Mengacu Pada Standar Internasional?

  1. Apakah Ada Sistem Manajemen Mutu?

  4. Apakah Ada Pengembangan Sistem?

  3. Apakah Sistem Manajemen Tidak Semua Dilaksanakan?

  1. Apakah ada sistem manajemen atau manajemen BY FEELING?

  Analisis proses bisnis dapat dilakukan juga dengan menganalisis sistem/manajemennya, terkait dengan :  RENSTRA (RENCANA STRATEGIS)  SISTEM MANAJEMEN  SISTEM MANAJEMEN MUTU  SISTEM MONITORING  SISTEM REWARD/PUNIMENT  SISTEM PENGEMBANGAN KARIER  SISTEM INFORMASI  PENGELOLAAN IT(IT GOVERNANCE)  DLL

  5. Apakah RENSTRA dipakai sebagai tolak ukur kinerja? Jawabanpertanyaan tersebut akan menunjukan karakteristik dari proses bisnis yang dijalankan.

  4. Apakah RENSTRA dapat diimplementasikan?

  3. Apakah RENSTRA dipakai sebagai acuan target?

  2. Apakah ada revisi RENSTRA?

  1. Apakah RENSTRA disusun disusun dengan baik?

  SOAL LATIHAN 1. (TUGAS MANDIRI)

SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM):

  3. Apakah SMM Telah Terakreditasi? Jawaban dari pertanyaan tersebut akan menunjukan karakteristik dari proses bisnis yang dijalankan

SISTEM REWARD PUNISMENT:

  1. Apakah Ada Sistem Reward Dan Punisment ?

  2. Apakah Sistem Dilaksanakan Dengan Baik?

  SISTEM PENGEMBANGAN KARIER :

  1. Apakah Ada Sistem Pengembangan Karier?

  2. Apakah Sistem Dilaksanakan Dengan Baik? Jawaban dari pertanyaan pertanyaan tersebut akan menunjukan karakteristik dari proses bisnis yang dijalankan

  SISTEM INFORMASI :

  1. Apakah Ada Sistem Informasi Mendukung Manajemen (Misal: SIM, SISPO KEUANGAN, SISPO PERSEDIAAN, SISPO STRATEGIS, SISPO EKSEKUTIF, SISPO PRODUKTIF, SISPO PEMASARAN

  2. Apakah Sistem Sistem Tersebut Bermanfaat?

  3. Apakah Ada Monitoring Terhadap Sistem TSB?

  4. Apakah Ada Audit Terhadap Sistem TSB?

  5. Apakah Ada Pengembangan Sistem TSB?

PENGELOLAAN IT (IT GOVERNANCE):

  1. Apakah Ada Sistem Pengelolaan IT?

  2. Apakah Ada Evaluasi?

  3. Apakah Ada Pengembangan Pengelolaan?

  4. Apakah Ada Pengembangan Aplikasi IT? Jawaban Dari Pertanyaan Pertanyaan Tersebut Akan Menunjukan Karakteristik Dari Proses 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Bisnis Yang Dijalankan

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  8. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  9. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

MODUL PERKULIAHAN

  Komponen Proses Bisnis Pertemuan-3

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  03 Abstract Kompetensi

  Metode komponen proses bisnis Mampu memahami komponen proses bisnis

  Mampu memberikan contoh komponen proses bisnis

Bagian Isi Untuk mengetahui keberhasilan kinerja perusahaan diperlukan alat ukur atau indikator. Tahapan Utk Perancangan Alat Ukur Tsb Adalah:

  1. Perumusan Proses Bisnis

  2. Penentuan Indikator Proses (Kpi)

  3. Penyusunan Alat Pengukuran Kinerja

PERUMUSAN PROSES BISNIS

  Proses Bisnis : Kelompok-Kelompok Kegiatan Yang Terkait Yang Mengubah Input Bisnis Menjadi Output Bisnis.Ada Dua Proses Utama, Yaitu: Proses Operasional Dan Manajemen/Pendukung

  1. Desain Dan Mengembangkan Produk/Jasa

  2. Pemasaran Dan Penjualan Produk/Jasa

  3. Membuat Dan Mengantarkan Produk/Jasa

  4. Mengelola Pelayanan Konsumen

  5. Membangun Dan Mengelola Sumberdaya Manusia

  6. Mengelola Teknologi Informasi Dan Pengetahuan

  7. Mengelola Sumberdaya Keuangan

  8. Mendapatkan, Membangun Dan Mengelola Properti

  9. Mengelola Kesehatan Dan Keamanan Lingkungan

  10. Mengelola Hubungan Eksternal

  11. Mengelola Perbaikan Dan Perubahan

  12. Mengembangkan Visi Dan Misi

  TAHAPAN PERUMUSAN PROSES BISNIS :

   Wawancara &Pengamatan Langsung  Uraian Proses Bisnis  Benchmarking Dng Klasifikasi Apqc  Penentuan Proses Bisnis Utama Membuat Komputer Termasuk Kategori : 4 Berikan Contoh Bisnis Yang Masuk Kategori 10,3,6,7,8. TAHAPAN PERUMUSAN PROSES BISNIS (1): 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  TAHAPAN PROSES PENENTUAN KPI /KEY PERFORMANCE INDICATOR (2) KEY PERMORMANCE INDICATOR(KPI) / INDIKATOR KINERJA UTAMA Kpi Adalah Satu Set Ukuran Yang Terpusat Pada Aspek-Aspek Kinerja Organisasi Yang Paling Kritis Untuk Kelangsungan Hidup Organisasi Saat Ini Dan Yang Akan Datang.

  Sebelum Menentukan Kpi, Harus Diidentifikasi Dulu Csf(Critical Succes Factor): -Faktor2 Yg Sangat Menentukan Keberhasilan Proses Bisnis.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  Csf Bisa Terdiri Dari Aspek: Pelanggan, Keuangan, Sdm,Produksi/Proses, Inovasitidak

  Semua Aspek Tersebut Merupakan Csf Dari Bisnis, Tergantung Jenis Proses Bisnisnyamisal: Bisnis Travel Agent, Maka Aspek Inovasi,Sdm Dan Proses Bukan Aspek Csf Tetapi Aspek Keuangan, Aspek Pelanggan Dari Aspek Keuangan, Csf Nya Adalah: Peningkatan Penjualan Tiket Pesawat.

  Kpi Untuk Csf Tersebut Adalah: Jumlah Peningkatan Penjualan Tiket Untuk Perusahaan Yang Aktifitasnya Cukup Besar /Struktur Organisasinya Besar Maka Kpi Dirancang Untuk Setiap Bagian/ Seksi / Divisi Bahkan Setiap Staff

PENYUSUNAN ALAT PENGUKURAN KINERJA (3) KUALITAS SISTEM INFORMASI DAN KUALITAS INFORMASI MERUPAKAN DUA DIMENSI DARI

  

MODEL AWAL KESUKSESAN SISTEM INFORMASI YANG KEMBANGKAN OLEH DeLONE&McLEAN

(1992) 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  MENGUKUR KEBERHASILAN SISTEM INFORMASI BUKAN MERUPAKAN PENGUKURAN YANG TUNGGAL TETAPI MERUPAKAN BENTUK PENGUKURAN YANG MULTIDIMENSI, SEPERTI TERURAI PADA TABEL-TABEL DIBAWAH INI.

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

  • Akurasi Data(Data Accuracy)
  • Kekinian Data(Data Currency)
  • Isi Basis Data(Database Content)
  • Kemudahan Penggunaan(Ease Of Use)
  • Kemudahan Dipelajari(Ease Of Learning)
  • Kenyamanan Akses(Convinience Of Acces)
  • Faktor Manusia(Human Factor)
  • Integrasi Dari Sistem-Sistem(Integration Of Systems) Kualitas Sistem(Systemquality)
  • Realisasi Dari Kebutuhan2 Pemakai (Realization Of User Requirements)
  • Kegunaan Fitur2 Dan Fungsi2 Sistem (Usefulness Of System Features And Functions)
  • Akurasi Sistem(System Accuracy)
  • Keluwesan Sistem(System Flexibility)
  • Kendalan Sistem(System Reliability)
  • Kecanggihan Sistem(System Sophistication)
  • Pemanfaatan Sumberdaya(Resources Utilization)
  • Waktu Respon(Response Time)
  • Waktu Pembalikan(Turnaround Time)

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

  • Kepentingan(Importance)
  • Relevan(Relevance)
  • Kegunaan(Usefulness)
  • Keinformatifan(Informativeness)
  • Keguanaan(Usableness)
  • Kepahaman(Understandbility)
  • Keterbacaan(Reasdability)
  • Kejelasan(Clarity)
  • -Bentuk(Format)

    Kualitas Informasi (Information Quality) -Wujud(Appearance)
  • Isi(Content)
  • Akurasi(Accuracy)
  • -Presisi(Precision)

  • Ketepatan(Conciseness)
  • Keandalan(Reliability)
  • Kekinian(Currency)
  • Ketepanwaktuan(Timelines)
  • Keunikan(Uniqueness)
  • Komparabilitas(Comparability)
  • Kekuantitasan(Quatitativeness)
  • Kebebasab Dari Bias(Freedom From Bias)

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

  • Banyaknya Penggunaan/Durasi Penggunaan(Amount Of Use/Duration Of Use)
  • Jumlah Pencarian2(Number Of Inquiries)
  • Lama Waktu Koneksi(Amount Of Connect Time)
  • Jumlah Fungsi2 Digunakan(Number Of Fungtion Use)
  • Jumlah Record Diakses(Number Of Records Accessed)
  • Frekuensi Dari Akses(Frequency Of Access)
  • Frekuensi Laporan2 Diminta(Frequencu Of Reports Penggunaan Informasi(Information Use) Requests)
  • Jumlah Laporan2 Dihasilkan(Number Of Reportsgenerated)
  • Pembebanan Penggunaan Sistem(Charges For Systems Use)
  • Kerutinan Penggunaan(Regularity Of Use)
  • Digunakan Oleh Siapa? Penggunaan Langsung Atau Tidak?(Used By Whom? Direct Vs Chauffeured Use)
  • Penggunaan Binari: Digunakan Lawan Tidak Digunakan( Binary Use: Use Vs Nonuse)
  • Kenyataan Lawan Penggunaan Dilaporkan(Actual Vs Reported Use)

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

  (Lanjutan Tabel Sebelumnya)

  • Sifat Dari Pengguanaan : ( Nature Of Use):
  • Digunakan Utk Maksud Diinginkan (Use For Intended Purpose)
  • Ketepatan Penggunaan(Appropriate Use)
  • Tipe Informasi(Type Of Information)
  • Maksud Penggunaan( Purpose Of Use)
  • Tingkat Penggunaan: Umum Lawan Spesifik(Levels Of Use: Penggunaan Informasi(Information Use) General Vs Specific)
  • Pengulangan Penggunaan(Recurring Use)
  • Institusionalisasi/Kerutinan Penggunaan(Institutionalization/Routination Of Use)
  • Laporan Penerimaan(Report Acceptance)
  • Presentase Penggunaan Vs Kesempatan Utk Menggunakan(Percentage Use Vs Opportunity Of Use)
  • Kesukarelaan Penggunaan(Voluntariness Of Use)
  • Motivasi Penggunaan( Motivation To Use)

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

  • Banyaknya Penggunaan/Durasi Penggunaan(Amount Of Use/Duration Of Use) Penggunaan Informasi(Information Use) -Jumlah Pencarian2(Number Of Inquiries)
  • Lama Waktu Koneksi(Amount Of Connect Time)
  • Jumlah Fungsi2 Digunakan(Number Of Fungtion Use) 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
  • Jumlah Record Diakses(Number Of Records Accessed)

  • Frekuensi Dari Akses(Frequency Of Access)
  • Frekuensi Laporan2 Diminta(Frequencu Of Reports Requests)
  • Jumlah Laporan2 Dihasilkan(Number Of Reportsgenerated)
  • Pembebanan Penggunaan Sistem(Charges For Systems Use)
  • Kerutinan Penggunaan(Regularity Of Use)
  • Digunakan Oleh Siapa? Penggunaan Langsung Atau Tidak?(Used By Whom? Direct Vs Chauffeured Use)
  • Penggunaan Binari: Digunakan Lawan Tidak Digunakan( Binary Use: Use Vs Nonuse)
  • Kenyataan Lawan Penggunaan Dilaporkan(Actual Vs Reported Use)

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

  (Lanjutan Tabel Sebelumnya)

  • Sifat Dari Pengguanaan : ( Nature Of Use):
  • Digunakan Utk Maksud Diinginkan (Use For Intended Purpose)
  • Ketepatan Penggunaan(Appropriate Use)
  • Tipe Informasi(Type Of Information)
  • Maksud Penggunaan( Purpose Of Use)
  • Tingkat Penggunaan: Umum Lawan Spesifik(Levels Of Use: Penggunaan Informasi(Information Use) General Vs Specific)
  • Pengulangan Penggunaan(Recurring Use)
  • Institusionalisasi/Kerutinan Penggunaan(Institutionalization/Routination Of Use)
  • Laporan Penerimaan(Report Acceptance)
  • Presentase Penggunaan Vs Kesempatan Utk Menggunakan(Percentage Use Vs Opportunity Of Use)
  • Kesukarelaan Penggunaan(Voluntariness Of Use)
  • Motivasi Penggunaan( Motivation To Use)

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

  • Kepuasan Dengan Kekhususan(Satisfaction With Specifics)
  • Kepuasan Menyeluruh ( Overall Satisfaction)
  • Pengukuran Item Tunggal( Single-Item Measured)
  • Pengukuran Item Banyak( Multi-Item Measured)
  • Kepuasan Informasi : Perbedaan Antara Informasi Kepuasan Pemakai(User Satisfaction) Dibutuhkan Dengan Diterima(Information Satisfaction: Difference Betweninformation Needed And Received)
  • Kesenangan(Enjoyment)
  • Kepuasan Perangkat Lunak(Software Satisfaction)
  • Kepuasan Pengambil Keputusan(Decision-

    Makingsatisfaction)

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

  • Pemahaman Informasi (Information Understanding)
  • Pembelajaran(Learning)
  • Akurasi Interpretasi(Accurate Interpretation)
  • Kesadaran Informasi(Information Awareness)
  • Pengambilan Informasi(Information Recall)
  • Identifikasi Masalah(Problem Identification) Dampak-Dampak Individual(Individual -Efektifitas Keputusan(Decision Effectiveness): Impacts) Kualitas Keputusan(Decision Quality) Peningkatan Analisis Keputusan ( Improved Decision Analysis) Kebenaran Keputusan(Correctness Of Decision) Waktu Utk Membuat Keputusan(Time To Make Decision)

  Keyakinan Di Keputusan(Confidence In Decision) Partisipasi-Partisipasi Pengambilan Keputusan (Decision

Making Participation)

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

  Lanjutan Tabel Sebelumnya

  • Peningkatan Produktifitas Individual(Improved Individual Productivity)
  • Perubahan Di Keputusan(Change In Decision)
  • Penyebab-Penyebab Tindakan Manajemen(Causes

    Management Action)

    Dampak-Dampak Individual(Individual
  • Kekuasaan Atau Pengaruh Individual(Individual Power Or Impacts) Influence)
  • Kinerja Tugas(Task Performance)
  • Kualitas Rencana-Rencana(Quality Of Plans)
  • Valuasi Personal Dari Si(Personal Valuation Of Is)
  • Kerelaan Untuk Membayar Informasi(Willingness To Pay For Information)

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

  • Portofolio Aplikasi(Aplication Portofolio) : Jangkuan Dan Lingkup Aplikasi-Aplikasi(Range And Scope Of Application) Jumlah Dari Aplikasi-Aplikasi Kritikal(Number Of Critical Applications) Dampak-Dampak Individual(Individual
  • Pengurangan Biaya-Biaya Operasi(Operating Cost Impacts) Reduction)
  • Pengurangan Staff(Staff Reduction)
  • Keseluruhan Keuntungan2 Produktivitas(Overall Productivity Gains)
  • Peningkatan Pendapatan2(Increased Revenues) 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
  • Peningkatan Penjualan2(Increased Sales)

  • Peningkatan Pangsa Pasar(Increased Market Share)
  • Peningkatan Laba(Increased Profits)
  • Return Pada Investasi(Return On Investments)
  • Return Pada Aktiva2(Return Of Assets)

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

  Lanjutan Tabel Sebelumnya

  • Rasio Pendapatan Bersih Terhadap Pengeluaran (Ratio Of Net Income To Operating Expenses)
  • Rasio Biaya / Manfaat(Cost/Benefit Ratio) Dampak-Dampak Individual(Individual -Harga Saham(Stock Price) Impacts) -Peningkatan Volume Pekerjaan(Increased Work Volume)
  • Kualitas Produk(Product Quality)
  • Kontribusi Di Pencapaian Tujuan-Tujuan(Contribution In

    Achieveinng Goals)

  • Efektifitas Pelayanan(Services Effectiveness)

  Parameter-parameter tersebut merupakan rangkuman dari beberapa penelitian mengenai penilaian kinerja sistem informasi yang berhasil diinventarisir delone&mclean (1992)dalam pelaksanaan penilaian kinerja sistem informasi, parameter2 tersebut diatas dapat disederhanakan, disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan kompleksitas sistem informasi.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  10. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  11. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

MODUL PERKULIAHAN

  Teknik

Pengumpulan

Data Pertemuan-4

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  04 Abstract Kompetensi

  Metode teknik pengumpulan data Mampu menjelaskan teknik pengumpulan data

  Mampu memberikan contoh dari jenis pengumpulan data

Bagian Isi METODE PENGUMPULAN DATA A. Instrumen Pengumpul Data Telah dibahas pada bab sebelumnya tentang variable penelitian dan menentukan

  sumber data penelitian. Dari variable penelitian dapat diidentifikasi data apa yang diperlukan dan selanjutnya dapat ditentukan dari mana sumber datanya. Apabila kita dapat menentukan sumber datanya, maka pertanyaan berikut adalah instrument (alat) apa yang digunakan untuk mengumpulkan data. Misal seorang peneliti ingin mendapatkan data tentang selera konsumen. Sumber datanya tentu konsumen (person), masalahnya adalah instrument apa yang bisa dipakai untuk mengumpulkan data ? Dalam hal ini kita dapat menanyakan langsung kepada konsumen dengan mewancarainya, untuk wawancara ini perlu alat bantu. Secara minimal alat bantu yang dapat dipakai adalah guide (pedoman) pertanyaan yang akan diajukan ke konsumen dan alat tulis. Pedoman wawancara ini merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data tentang selera konsumen, oleh karena itu pedoman wawancara ini dapat dikatakan sebagai instrument pengumpulan data.

B. Jenis metode atau instrument pengumpulan data Metode pengumpulan data berhubungan dengan instrument pengumpulan data.

  Pada umumnya instrumen pengumpulan data mempunyai nama yang sama dengan metode pengumpulan data. Untuk mendapat gambaran hubungan antara metode dengan instrument penelitian disajikan dalam table berikut:

  Metode pengumpulan data Instrumen pengumpulan data

  1. Tes tertulis

  1. Soal tes

  2. Tes Lisan

  2. Pedoman (rambu rambu) pertanyaan

  3. Angket (kuesioner) 3. a. Angket

  b. Skala bertingkat

  4. Wawancara 4. a. Pedoman wawancara

  b. Ceklis (check list)

  5. Pengamatan (Observasi)

  5. Ceklis

  6. Dokumentasi 6. a. Ceklis

  b. Kerangka atau sistematika data hasil analisis

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

1. TES

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  Metode pengumpulan data adalah cara yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data penelitiannya. Sedangkan instrument penelitian adalah alat atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik, dalam arti lebih cermat, lengkap dan sistematis sehingga lebih mudah untuk diolah atau dianalisis

  Tes merupakan serentetan pertanyaan atau latihan yang digunakan untuk mengukur pengetahuan, ketrampilan, intelegensia atau kemampuan yang dimiliki oleh individu atau kelompok.Ditinjau dari sasaran atau objek yang dievaluasi, maka dibedakan adanya beberapa macam tes atau alat ukur lain.

  a. Tes kepribadian atau personality test, yaitu test yang digunakan untuk mengungkap kepribadian seseorang. Hal yang diukur bias self concept, kreativitas, disiplin, kemampuan khusus dan sebagainya.

  b. Tes sikap atau attitude test, yang sering juga disebut dengan istilah skala sikap, yaitu alat yang digunakan untuk mengukur berbagai sikap seseorang.

  c. Tes minat atau measurement of interest, adalah tes yang digunakan untuk menggali minat seseorang terhadap sesuatu d. Tes prestasi atau achievement test, yaitu test yang digunakan untuk mengukur pencapaian seseorang setelah mempelajari sesuatu. Berbeda dengan tes yang lain yang langsung menguji individu, maka tes prestasi dilakukan dengan terlebih dahulu memberikan pengetahuan atau ketrampilan tertentu yang ingin diujikan. Misal untuk mengetahui efektifitas suatu pelatihan karyawan dilakukan dengan cara memberikan pelatihan terdahulu, kemudian setelah pelatihan selesai karyawan diuji (tes) untuk mengetahui apakah pelatihan tersebut dapat mencapai tujuan (sasaran) dari pelatihan tersebut.

  e. Beberapa tes lain, missal tes intelegensia, tes bakat dll Dalam menggunakan metode tes, peneliti menggunakan instrument berupa soal-soal tes, dan soal tes terdiri dari banyak butir tes yang masing-masing mengukur satu jenis variable.

2. ANGKET (kuesioner)

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  Kuesioner adalah sejumlah pertanyaan tertulis yang digunakan untuk memperoleh informasi dari responden. Kuesioner dapat dibedakan atas beberapa jenis tergantung dengan sudut pandang tertentu,

  a. Dipandang dari cara menjawab, maka dapat dibedakan menjadi 2 yaitu : 1) Kuesioner terbuka, kuesioner yang memberikan kesempatan kepada responden untuk menjawab dengan kalimatnya sendiri.

  2) Kuesioner tertutup. Kusioner yang sudah menyediakan jawabannya sehingga responden tinggal memilih jawabannya yang ia anggap sesuai.

  b. Dipandang dari jawaban yang diberikan yaitu, 1) Kuesioner langsung, yaitu jika responden menjawab tentang dirinya 2) Kuesioner tidak langsung, yaitu jika responden menjawab tentang orang lain

  c. Dipandang dari bentuk pertanyaan yaitu, 1) Kuesioner pilihan ganda, ini berarti sama dengan kuesioner tertutup karena responden hanya menjawab berdasarkan pilihan jawaban yang tersedia.

  2) Kuesioner isian, ini berarti sama dengan kuesioner terbuka, karena responden menjawab dengan kalimatnya sendiri. 3) Check list, merupakan daftar dimana responden tinggal membubuhkan tanda cek pada kolom yang sesuai 4) Rating scale, yaitu pertanyaan yang diikuti oleh kolom-kolom yang menunjukkan tingkatan, missal dari sangat setuju sampai ke sangat tidak setuju.

  Keuntungan penggunaan kuesioner adalah:

  a. Tidak memerlukan hadirnya peneliti

  b. Dapat dibuat anonym sehingga responden dapat menjawab dengan bebas dan jujur serta tidak ada beban / tekanan c. Dapat dibuat standar sehingga semua responden diberikan pertanyaan yang persis sama.

  Kelemahan penggunaan kuesioner adalah:

  a. Responden sering tidak teliti dalam menjawab, sehingga ada pertanyaan yang terlewati ( tidak terjawab).

  b. Walaupun dibuat anonym, kadang kadang dengan sengaja responden memberikan jawaban yang tidak jujur.

  c. Tingkat pengembalian kuesioner yang rendah, terutama jika dikirim lewat pos.

  d. Waktu pengembalian yang sangat bervariasi, yaitu ada yang cepat tapi juga banyak yang terlambat sehingga menggangu atau memperlambat jadwal penyelesaian penelitian.

  Kuesioner yang disampaikan ke responden sebaiknya diberi surat pengantar. Hal ini akan memberikan kesan bahwa responden dihargai dan sangat diharapkan partisipasinya. Hal yang harus ada dalam surat pengantar adalah:

  1. Alamat reponden lengkap dengan jabatannya (jika ada)

  2. Tujuan mengadakan penelitian dan pentingnya penelitian tersebut

  3. Pentingnya responden dalam penelitian ini

  4. Waktu pengisian kuesioner (misal diharapkan kuesioner dikembalikan paling lambat 2 minggu sejak kuesioner diterima).

  5. Jika digunakan jasa pos sebaiknya disediakan amplom yang telah ditulis lengkap alamat peneliti dan sudah diberi perangko

  6. Ucapan terima kasih kepada responden

  7. Nama jelas pengirim dan tanda tangan pengirim Untuk skripsi, disamping surat pengantar dari peneliti juga perlu melampirkan surat ijin penelitian yang diterbitkan oleh institusi pendidikan yang bersangkutan.

3. INTERVIEW

  Interview sering juga disebut dengan wawancara atau kuesioner lisan adalah merupakan dialog yang dilakukan oleh pewawancara kepada responden untuk menggali informasi. Secara fisik , interview dapat dibedakan menjadi 2 yaitu,

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  (1) interview terstruktur: Terdiri dari daftar pertanyaan dimana pewawancara tinggal memberikan tanda (tick mark) pada pilihan jawaban yang telah disediakan. Dalam hal ini menjadi seperti kuesioner, bedanya bahwa responden berhadapan langsung dengan pewawancara sehingga jika ada hal yang tidak dimengerti dapat ditanyakan dan pewawancara dapat mengecek secara langsung kelengkapan jawaban responden.

  (2) Interview tidak terstruktur: adalah interview yang dilakukan secara bebas oleh pewawancara, namun pewawancara tetap mengacu pada data atau informasi apa yang diperlukan. Dalam hal ini pewawancara juga dapat menggunakan pedoman yang hanya merupakan garis besar tentang hal-hal apa yang perlu ditanyakan.

  Melakukan interview bukan merupakan pekerjaan yang mudah. Dalam hal ini pewawancara harus menciptakan suasana santai tapi serius sehingga pihak yang diwawancarai mau menjawab pertanyaan dengan jujur.

4. OBSERVASI

  Didalam pengertian psikologik, observasi atau pengamatan adalah merupakan seluruh kegiatan pengamatan terhadap objek dengan menggunakan seluruh alat indra. Jadi observasi dapat dilakukan dengan penciuman, penglihatan, pendengaran, peraba dan pengecap. Pengamatan dengan menggunakan indra disebut pengamatan langsung. Di dalam penelitian observasi dapat dilakukan dengan menggunakan tes, kuesioner, rekaman gambar, rekaman suara dan lain-lain.

  Observasi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu,

  a. Observasi non sistematis, yaitu observasi yang dilakukan oleh pengamat dengan tidak memakai instrument pengamatan.

  b. Observasi sistematis, dilakukan oleh pengamat dengan memakai instrument pengamatan. Dalam hal ini instrument yang dipakai dapat 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning berupa daftar jenis kegiatan yang mungkin timbul dan akan diamati sehingga pengamat tinggal memberikan tanda pada kolom tempat peristiwa muncul.

  5. DOKUMENTASI Dokumentasi, berasal dari kata dokumen yang artinya semua barang-barang yang yang tertulis. Di dalam melaksanakan metode dokumentasi , peneliti menyelidiki benda benda tertulis seperti buku, notulen rapat, catatan, peninggalan benda purbakala yang merupakan symbol symbol atau gambar.

  Metode dokumentasi dapat dilaksanakan dengan cara : 1) menggunakan pedoman dokumentasi, yang memuat garis besar atau kategori dokumen yang akan dicari datanya, 2) check list, yaitu daftar variable yang akan dikumpulkan datanya dimana dari daftar ini peneliti tinggal memberikan tanda pada setiap item yang ada dalam daftar.

C. KUALITAS INSTRUMENT PENELITIAN

  Instrumen dalam penelitian mempunyai kedudukan yang sangat penting karena benar tidaknya data yang dikumpulkan akan tergantung dari baik tidaknya instrument pengumpul data. Instrumen yang baik harus memenuhi dua persyaratan penting yaitu valid dan reliable.

1. Validitas Validitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkat kesahihan suatu instrument.

  Suatu instrument dikatakan valid apabila dapat mengukur dengan tepat variable yang diteliti. Tinggi rendahnya validitas instrument menunjukkan sejauh mana data yang terkumpul tidak menyimpang dari gambaran yang sebenarnya tentang variable yang dimaksud. Untuk mengetahui ketepatan data ini diperlukan uji validitas.

  Ada dua macam validitas sesuai dengan cara pengujiannya, yaitu validitas eksternal dan validitas internal.

  a. Validitas eksternal, jika data yang dihasilkan dari instrument tersebut sesuai dengan 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning data atau informasi lain tentang variable penelitian yang dimaksud.

  • –bagian instrument dengan instrument secara keseluruhan.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Jadi ada sumber data lain yang dapat digunakan untuk croos check. Misal mengukur

  kemampuan mahasiswa dalam praktik auditing. Dalam hal ini dipakai instrument berupa tes kasus audit. Kemudian hasil tes kasus audit mahasiswa dibandingkan dengan indek prestasi mahasiswa yang bersangkutan . Jika hasil tes audit berkorelasi dengan indek prestasi maka secara teori instrument tes audit tersebut sudah memenuhi validitas eksternal.

  b. Validitas internal dicapai apabila terdapat kesesuaian antara bagian

   Dengan kata lain sebuah instrument dikatakan mempunyai memiliki validitas internal

  jika setiap bagian instrument mendukung “misi” instrumen secara keseluruhan, yaitu mengungkap data dari variable yang diteliti. Sedangkan yang dimaksud dengan

  bagian instrument dapat berupa butir butir pertanyaan dari kuesioner atau soal tes, tapi .dapat pula kumpulan dari butir butir tersebut yang mencerminkan suatu factor. Sehubungan dengan ini maka ada istilah validitas butir dan faliditas factor. Sebuah instrument mempunyai validitas butir / factor yang tinggi apabila butir-butir atau factor yang membentuk instrument tersebut tidak menyimpang dari fungsi instrument.

2. Reliabilitas

  Reliabilitas menunjuk pada suatu pengertian bahwa suatu instrument cukup dapat dipercaya untuk dapat digunakan sebagai alat pengumpul data. Instrumen yang baik tidak akan bersifat tendensius mengarahkan responden untuk memilih jawaban jawaban tertentu. Apabila datanya memang benar sesuai dengan kenyataanya, maka beberapa kalipun diambil tetap menghasilkan data yang sama. Dengan demikian suatu instrument dikatakan reliable jika instrument tersebut dapat menghasilkan pengukuran yang konsisten apabila digunakan berkali-kali.

  Ada dua jenis reliabilitas yaitu reliabilitas eksternal dan reliabilitas internal. Seperti halnya validitas, dua nama tersebut menunjukkan pada cara menguji reliabilitas. Jika ukuran atau patokannya berada diluar instrument maka dari hasil pengujian diperoleh reliabilitas eksternal. Jika pengujian dilakukan dengan menggunakan data dari dalam instrument itu sendiri maka akan meghasilkan reliabilitas internal.

  Untuk menguji validitas dan reliabilitas instrument dapat digunakan software SPSS (Statistical Product and Service Solution)

PENGUMPULAN DATA

  Setelah instrument dirancang maka sebelum digunakan sebaiknya peneliti melakukan uji coba lebih dulu untuk mengetahui apakah responden bisa memahami pertanyaan yang diajukan dalam kuesioner. Sampel yang dipilih untuk keperluan uji coba adalah haruslah sample dari populasi dimana sample penelitian akan diambil. Dalam uji coba, responden diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran perbaikan bagi kuesioner yang diuji cobakan tersebut.

  Kemudian jika digunakan tenaga pembantu untuk pengumpulan data, maka petugas pengumpul data tersebut harus diberi pelatihan dulu sehingga nantinya dapat memahami apa yang seharusnya dilakukan di lapangan. Pelatihan ini sangat penting karena jika pengumpul data salah sikap dalam interview misalnya, maka hal ini akan mempengaruhi data yang diberikan oleh responden, akibatnya data yang dikumpulkan salah. Seorang pengumpul data juga harus mempunyai keahlian dan pengalaman. Semakin kurang pengalamannya maka pengumpulan data semakin dipengaruhi oleh keinginan pribadinya, semakin bias data yang terkumpul.

  Jika instrument yang digunakan adalah kuesioner yang dikirimkan ke responden, maka masalah yang sering dihadapi adalah tidak kembalinya kuesioner tersebut. Dalam hal ini peneliti dapat mengirim surat kepada responden untuk mengingatkan kembali kuesioner yang telah disampaikan, dan meyakinkan bahwa kesediaan responden sangat diharapkan dan berarti.

  Dibandingkan dengan instrument kuesioner yang dikirim ke responden maka pengumpulan data dengan wawancara (interview) mempunyai peluang untuk memperoleh data lebih banyak dan lebih lengkap. Untuk interview tentu dibutuhkan tenaga pembantu, oleh karena itu pelatihan harus diberikan kepada pewawancara (interviewer) agar diperoleh data yang obyektif dan reliable.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  Latihan untuk pewawancara pada umumnya melalui 2 tahap yaitu:

  a. Tahap pertama, calon pewancara mempelajari pedoman wawancara dan hal

  • –hal yang terkait dengan kondisi wawancara, transaportasi, pengamanan data, variable yang diungkap dan sebagainya. Pada kesempatan ini perlu dipertimbangkan apakah harapan peneliti sebaiknya diungkapkan atau tidak, karena adakalanya justru membuat pewawancara mempunyai kecenderungan mengarah data kepada harapan tersebut sehingga dapat mengakibatkan bias.

  b. Tahap kedua, calon pewawancara dilatih bagaimana menjadi pewawancara yang baik, bagaimana dating, membuka percakapan, mengemukakan maksud, mengajukan pertanyaan, memberikan respon sampai ke menutup pembicaraan. Wawancara harus dilaksanakan dengan efektif, suasana harus tetap rileks agar data yang diperoleh adalah data yang obyektif dan dapat dipercaya.

  Dalam uji coba peneliti harus mencatat teknik dan kondisi yang mana yang paling mendukung penerimaan informasi yang paling tepat. Sebaiknya pada waktu uji coba digunakan tape recorder atau video sehingga dapat dilakukan evaluasi.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  12. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  13. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

MODUL PERKULIAHAN

  Studi Kasus Pertemuan-6

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  06 Abstract Kompetensi

  Studi kasus proses Bisnis Mampu memahami kasus proses bisnis

  Mampu memberikan solusi pada kasus ini

Bagian Isi Proses bisnis adalah arus kerja dari bahan baku,informasi, dan pengetahuan

  seperangkat aktivitas Contoh Simple • Contoh :

  • – Penerimaan Karyawan oleh HRD
  • – Penjualan Toko oleh Kasir – Pendaftaran Mahasiswa oleh Staff Administrasi – Peminjaman Buku oleh Mahasiswa Contoh lain : “Penerimaan Karyawan” Proses bisnis perekrutan karyawan dapat diuraikan sebagai berikut:
    • Membuat Iklan • Meminta bantu agen pekerjaan,
    • Mengumpulkan surat lamaran , • Mengkaji surat lama>Mewawancarai kandidat
    • Membuata Ranking kandidat
    • Membuat keputusan kepegawa
    • Melengkapi karyawan pada sistem kepegawaian, ex: penggajian, kesehatan, dan pensiun.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  Contoh “Peminjaman Buku” Proses bisnis peminjaman buku dapat diuraikan sebagai berikut:

  • Memasuki Perpustakaan • Menujukkan ID Member • Memilih Buku • Membawa buku ke pustakawan
  • Memasukkan ID Member dan kode
  • Melakukan transaksi peminjaman Contoh Proses Bisnis : ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  14. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  15. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

MODUL PERKULIAHAN

  Review Studi Kasus Pertemuan-7

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  07 Abstract Kompetensi

  Review Studi kasus proses Bisnis Mampu memahami kasus yang ada

  Mampu memberikan solusi pada kasus tersebut

Bagian Isi Rancangan Aliran Kerja 1. Paling populer adalah diagram alir (flow chart).

  2. Selain itu ada : peta proses operasi (OPC-operation process chart),

  3. Peta tangan kiri tangan kanan,

  4. WBS (Work Breakdown Structure) dan diagram lainnya

  5. Aliran kerja paling tidak harus mengandung: - Nama aktivitas yang biasa dinyatakan dengan kata kerja.

  • Urutan serial atau pun paralel (aktivitas dilakukan saat aktivitas lain jalan).

  6. Untuk keperluan Analisis lanjut, ditambahkan :

  • durasi waktu
  • biaya yang dikeluarkan
  • siapa yang melaksanakannya & prioritas aktivitas

  7. Pada prinsipnya flow chart sudah bisa dilaksanakan dengan cara manual

  TI meliputi software, hardware dan net dengan maksud :

  1. Mempercepat proses

  2. Menurunkan biaya

  3. Meningkatkan mutu proses

3. Problem “jangan bergantung ke IT”

  Motivasi & Ukuran

  1. Elemen motivasi ini sangat penting karena akan menjadi dasar untuk mengevaluasi apakah suatu proses sudah berjalan dengan efektif atau belum. Tanpa kejelasan motivasi proses, maka mustahil kita dapat menganalisis dan memperbaiki suatu proses

  2. Oleh karena itu setiap proses perlu memiliki ukuran keberhasilan untuk melihat pencapaian terhadap alasan keberadaannya. Istilah yang populer saat ini adalah KPI (Key Performance Indicator). 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  3. Erat hubungannya dengan QC (Quality Control)

   Manusia

  1. Mutlak diperlukan. Baik executive maupun operator

  2. Diperlukan SOP (Standard Operating Procedure )

  3. Kelemahan manusia : kelelahan, tidak konsentrasi, lupa, sampai masalah sikap (attitude) terhadap pekerjaan

  Kebijakan & Aturan

  1. Kebijakan terkait dengan pedoman umum dalam eksekusi suatu proses, sedangkan aturan sifatnya lebih operasional.

  2. Kebijakan tidak bersifat kaku karena pengaruhnya terhadap output tidak langsung. Sementara itu, aturan lebih kaku karena berkaitan langsung dengan eksekusi suatu proses.

  3. Karena sifatnya itu, kebijakan diperlukan untuk proses bisnis global atau level awal, sedangkan aturan untuk level hirarki yang detail. Pada level proses bisnis terkecil aturan ini kita sebut sebagai Standard Operating Procedure (SOP).

  Fasilitas

  1. Fasilitas utama dapat berupa mesin, peralatan atau alat bantu kerja berupa alat pendukung seperti komputer, form lembar kerja (worksheet) yang digunakan untuk mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data

  2. Butuh pemeliharaan dan uji kelayakan agar produktivitas terjaga

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  16. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  17. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

MODUL PERKULIAHAN

  

Proses Bisnis

Informasi Pertemuan-8

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  

08

Abstract Kompetensi

  Metode proses Bisnis informasi Mampu menjelaskan proses bisnis informasi

  Mampu memberikan contoh proses bisnis informasi

Bagian Isi Proses bisnis adalah kumpulan dari tugas atau aktivitas yang terstruktur yang

  terintegrasi dari organisasi

  Analisis proses bisnis adalah aktivitas yang dilakukan untuk mengkaji proses bisnis yang sudah ada dan menerapkan berbagai ilmu praktis yang dapat membantu mengubah dan meningkatkan proses [2]. Tahapan pertama dalam melakukan analisis proses bisnis adalah memahami semua aktivitas di dalam proses. Pemahaman ini dapat dibantu dengan pemetaan

  Analisis Proses Bisnis

   Kesesuaian dengan aturan dan kebijakan tertentu.

   Kontrol Internal, scenario pengendalian pemanfaatan sumber daya internal organisasi, termasuk alokasi sumber daya untuk satu tugas/kegiatan.

   Efisiensi, terkait dengan pengukuran kuantitatif, umumnya berupa waktu, yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu produk/layanan.

   Efektivitas, merupakan ukuran kelayakan proses dan kemampuan proses untuk menghasilkan keluaran yang sesuai dengan harapan konsumen.

  terkait dalam organisasi. Sebuah proses bisnis dapat diperbaiki melalui 4 area utama yaitu [8]:

   Cross-functionality, proses biasanya melibatkan berbagai fungsional

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  dapat menghasilkan layanan atau produk tertentu untuk satu atau banyak konsumen [2]. Proses bisnis sering digambarkan secara visual dalam bentuk

   Value-adding, tranformasi yang terjadi di dalam proses harus memberikan nilai tambah bagi penerima.

  konsumen

   Customer, harus ada pihak yang menerima keluaran proses tersebut yaitu

  tertentu dan menempati ruang tertentu

  

Order, harus terdiri atas sekumpulan aktivitas yang dilakukan dengan urut-urutan

   Definability, harus jelas batasan input dan outputnya.

  Karakteristik proses bisnis meliputi [8]:

  flowchart.

   Embeddedness, proses tidak dapat berdiri sendiri, harus merupakan bagian

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning proses atau pemodelan proses.

  Pemodelan struktur proses bisnis dapat dilakukan dengan berbagai pendekatan. Pendekatan yang paling umum adalah teknikal, struktur horizontal dan vertikal, dan ekstensi/intensif [5]. Struktur horizontal memudahkan penelusuran hubungan antara konsumen dan layanan yang digunakan. Struktur vertikal memberikan berbagai tingkat kedetilan yang beragam, dari tingkat teknikal hingga tingkat abstraksi. Pada model struktur ekstensif, proses digambarkan sebagai satu kesatuan. Sedangkan pada model struktur intensif, proses bisnis digambarkan sebagai interaksi berbagai entitas yang terdapat di dalam sistem. Model ini menggambarkan proses bisnis dari sudut pandang internal. Model proses intensif ini dapat dibagi lagi menjadi dua jenis yaitu [4]:

   Workflow oriented yang menggambarkan perilaku proses bisnis dari sudut pandang satu item yang melewati proses tersebut.

   Functional oriented yang menggambarkan perilaku unit fungsional / departemen dari sudut pandang urutan fungsi bisnis.

  Workflow

  Proses workflow atau aliran kerja merupakan urut-urutan tahapan yang harus dilalui dalam memproses dokumen, pekerjaan atau informasi dalam sebuah organisasi. Contoh klasik workflow adalah aliran ban berjalan pada industri manufaktur [3]. Setiap tahapan pada proses workflow dapat dibagi menjadi 3 bagian utama yaitu

  

input, proses dan output. Input merupakan masukan awal yang mengaktifkan

  (trigger) workflow tersebut, proses merupakan algoritma yang mengubah input menjadi output. Proses dapat dilakukan baik oleh manusia atau komputer. Output adalah informasi atau material yang dihasilkan workflow tersebut. Keluaran sebuah

  

workflow kemudian diteruskan ke workflow lainnya pada sebuah sistem workflow

organisasi yang besar.

  Cara kerja workflow yang terkomputerisasi sama seperti cara kerja workflow manual, kecuali keluaran workflow secara otomatis diteruskan ke tahapan berikutnya oleh komputer. Workflow terkomputerisasi ini biasanya digunakan untuk memproses dokumen di dalam organisasi. [8].

  

Workflow yang tidak efisien dan efektif seringkali menjadi sumber masalah pada

  organisasi. Masalah yang dapat ditimbulkan oleh workflow yang tidak tepat misalnya [4]:

   Ketidakseragaman penyelesaian masalah

   Informasi yang tidak konsisten

   Berulangnya sebagian proses, yang seharusnya tidak perlu terjadi.

   Tidak akuratnya keputusan yang diambil karena kesulitan penelusuran bukti pendukung keputusan. Oleh karena itu, memperbaiki workflow merupakan salah satu proses penting pada peningkatan kualitas proses bisnis secara keseluruhan, baik bagi individu maupun organisasi. Workflow yang sudah disempurnakan ternyata dapat mengoptimalkan efisiensi, meminimalisasi pemborosan waktu dan sumber daya, dan meningkatkan moral karena adanya obyektivitas penyelesaian masalah [6].

  Perbaikan Workflow

  Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam memperbaiki workflow meliputi [1]:

   Identifikasi dan eliminasi pemborosan, terutama pemborosan waktu.

   Membagi proses menjadi beberapa tahapan yang lebih kecil dan melakukan analisis tugas yang harus diselesaikan di setiap tahapan. Pada setiap tahapan harus ada satu fungsi yang bertanggung jawab untuk penyelesaian tugas dan mengeliminasi pelemparan tugas yang belum selesai ke bagian lain tanpa alur tanggung jawab yang jelas.

   Mengidentifikasi tahapan atau tugas mana yang dapat diotomasi. Ada bagian tertentu yang dapat diotomasi secara lengkap, atau sebagian. Tahapan perbaikan atau penyempurnaan workflow di atas harus dilakukan dengan tetap memperhatikan teknik manajemen tradisional dan aturan atau budaya yang berlaku di organisasi tersebut. Pendekatan yang dapat dilakukan dalam memperbaiki workflow sangat bergantung pada kasus proses bisnis yang dihadapi dan kondisi lingkungan proses bisnis tersebut. Beberapa hal yang dapat mempengaruhi teknik dan pendekatan ini a. misalnya [5]: b. Pemahaman manajemen atas pentingnya perbaikan workflow

  Kesadaran fungsional terkait yang memicu inisiatif perbaikan workflow Dukungan atau tersedianya fasilitas teknologi yang memadai untuk implementasi 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning workflow baru (jika diperlukan).

  

CONTOH

2. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT

  Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi. Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian. Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran, mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak manajemen. Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan. Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan. Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.

  

Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi

  keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses tersebut adalah:

   Memberikan informasi pelatihan

   Memfasilitasi proses pendaftaran

   2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar.

  Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1. Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :

  1. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah berjalan.

  2. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk menetapkan peserta program pelatihan.

  3. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat proses pengambilan keputusan.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  18. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  19. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

MODUL PERKULIAHAN

  Studi Kasus

Proses Bisnis

Informasi Pertemuan-9

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  

09

Abstract Kompetensi

  Metode proses Bisnis Mampu menjelaskan proses bisnis

  Mampu memberikan contoh proses bisnis.

Bagian Isi 3. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT STUDI KASUS Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang

  peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi. Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian. Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran, mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak manajemen. Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan. Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan. Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.

  

Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi

  keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning tersebut adalah:

   Memberikan informasi pelatihan

   Memfasilitasi proses pendaftaran

   Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar. Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.

  Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :

  4. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah berjalan.

  5. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk menetapkan peserta program pelatihan.

  6. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat proses pengambilan keputusan.

7. PERBAIKAN PROSES BISNIS

  Perbaikan proses bisnis di atas dilakukan dalam 4 langkah yaitu :

  1. Pemetaan ulang proses bisnis menjadi satu siklus konseptual proses yang didasari pada tahapan manajemen Diklat secara umum yaitu persiapan, pendaftaran, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan.

  2. Identifikasi sub aktivitas setiap tahapan dan identifikasi stakeholder.

  3. Identifikasi Fungsionalitas Sistem

  4. Pemetaan Fungsionalitas Sistem terhadap Identifikasi Permasalahan Dari hasil analisis proses bisnis dapat diidentifikasi 4 pihak utama yang berkepentingan terhadap proses bisnis ini yaitu pegawai (karyawan), pengelola diklat atau pengelola aplikasi (Diklat), pimpinan pegawai (atasan), dan instruktur yang akan memberikan pelatihan (jika pelatihan bersifat internal).

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  Pemodelan Proses

  Proses-proses utama manajemen Diklat internal dapat dimodelkan dalam satu siklus persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dan pelaporan seperti pada gambar 2. Setiap siklus memuat berbagai aktivitas seperti berikut:

   Publikasi jadwal pelatihan internal/ eksternal

   Pendaftaran calon peserta pelatihan

   Seleksi calon peserta dan perijinan dari atasan yang bersangkutan . gambar 3

  Pendaftaran dan Pelaksanaan Pelatihan di Diklat XYZ a Mendaftar w an View data Isi bukti persyaratan persetujuan Meminta atasan tdk tdk 8 Disetujui atasan? ya Konfirm? daftar Konfirmasi ulang Mengisi hadir Sertifikat Laporan Ka Daftar Calon Daftar ry Update Data 3 Seleksi Memenuhi Peserta persyaratan? 2 Permohonan tdk tdk 1 ya Kuota Ada kuota? ya 4 Peserta Periksa ya 5 6 Pelatihan Data Konfirmasi 6 Buat daftar Periksa 4 dengan 5 tdk Buat name Peserta ya Daftar Peserta 7 pelatihan NAME hadir daftar hadir pelatihan laporan Buat Buat 3 D ik lat tdk Pelatihan instruktur Hubungi ya Tdk Instruktur Laporan ya 2 Daftar Hadir 7 Evaluasi Hasil Surat pengantar + daftar peserta pelatihan Buat Surat eksternal 6 Konfirmasi instruktur dengan 6 Surat tugas Pelatihan Laporan 9 Pelatihan ta n s a View data A riwayat permintaan 9

7 View data View data

  1 Setuju? tdk 8 ya Buat surat Laporan tr u k tur In s 6 jadwal View Konfirmasi Mengisi evaluasi Mengisi Gambar 3. Model siklus

  proses bisnis Diklat Gambar 3 juga memperlihatkan adanya proses pengambilan keputusan di pihak pengelola diklat dan pimpinan pegawai yang bersangkutan, dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yaitu : 1.

  Pengelola Diklat : Informasi pendukung untuk pengambilan keputusan seleksi calon peserta pelatihan dapat bersumber dari kriteria persyaratan yang dipenuhi calon peserta, riwayat pelatihan yang pernah diikuti beserta hasilnya, kuota kelas, dan ijin dari atasan yang bersangkutan.

  2. Pimpinan Pegawai : Pimpinan dapat mengevaluasi permohonan ijin mengikuti pelatihan yang diajukan stafnya dengan mengacu pada pertimbagan pemenuhan persyaratan, data pelatihan yang pernah diikuti dan pertimbangan alokasi sumber daya manusia di bagian yang bersangkutan. Parameter pengambilan keputusan ini dapat dibuat dalam bentuk aturan bisnis (business rule) yang ditempelkan (embedded) pada aplikasi ataupun dibuat manual, tergantung kebutuhan pengguna aplikasi nantinya

  Fungsionalitas Sistem

  Berdasarkan analisis terhadap proses utama fungsi manajemen Diklat pada bagian sebelumnya, dapat diidentifikasi proses-proses mana yang dapat dibantu dengan sistem berbasis komputer baik pada tingkatan penyimpanan data maupun pada proses dukungan pengambilan keputusan. Hasil identifikasi dituangkan dalam tabel fungsionalitas sistem yang diuraikan berdasarkan jenis pengguna sistem, seperti pada tabel 2.

  Tabel 2. Fungsionalitas Sistem Jenis Pengguna

Pengguna Aktivitas No Pengguna Aktivitas No

  1 menerima notifikasi kepastian

  22 Posting info pelatihan pelatihan r tu t

  

2

  23 Cek persyaratan k memberikan konfirmasi la u ik

  3 str

  24 Cek persetujuan mengisi absensi kehadiran D

  In la ) o

  

4

  25 Konfirmasi peserta mengisi evaluasi pelatihan in el m d

  5 / menerima notifikasi permintaan

  26 an eng

  Konfirmasi instruktur P (A n in persetujuan p sa ta

  6 im

  27 Cetak daftar peserta mengevaluasi permintaan A p

  

7

28 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

cetak name tag memberikan persetujuan

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning monitoring peserta

  2 Proses persetujuan dilakukan secara manual dan dokumentasi pendukung tidak lengkap Ic 27, 28

  Meskipun sekilas terlihat bahwa hasil analisis terhadap proses bisnis sepertinya makin rumit dan kompleks, tetapi kompleksitas ini dibuat untuk menyelesaikan permasalahan yang diakibatkan oleh sederhananya proses bisnis yang selama ini berlangsung sehingga proses tersebut gagal memenuhi fungsi kontrol internal dan tidak dapat mendukung proses pengambilan keputusan serta kurang efisien. Sebagai contoh, dengan adanya workflow yang baru, maka karyawan dapat mengetahui dengan cepat, apakah mereka berpeluang mengikuti satu pelatihan dengan cara melihat alokasi kelas, persyaratan dan jumlah peserta yang dinyatakan diterima. Pihak pimpinan dimudahkan dengan adanya informasi mengenai daftar pelatihan yang sudah diikuti karyawan sehingga membantu pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya secara lebih optimal.

  ….. ….

  6 Instruktur seringkali terlambat menerima konfirmasi penyelenggaraan kelas Es 22, 23 …. ……….

  16

  5 Sulit menghubungi peserta untuk meminta konfirmasi keikutsertaan kursus Es 4, 5,

  4 Tidak jelas persyaratan dan mekanisme pemenuhan persyaratan sebuah kursus Ic 2, 14

  Ic 4, 16

  30

  8 menerima laporan hasil pelatihan 29 …………. melihat riwayat pelatihan

  1 Sulit mengidentifikasi data peserta yang sudah pernah mengikuti satu jenis kursus sebelumnya Ev

  Area F.No

  

Tabel 3. Pemetaan Deskripsi Masalah dengan Fungsionalitas Sistem

No Deskripsi

  Tabel fungsionalitas di atas kemudian dipetakan pada permasalahan yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menunjukan apakah fungsionalitas tersebut sudah dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Pemetaan dilakukan dengan mencantumkan nomor permasalahan di sebelah kanan fungsionalitas.

  ……………

  12 mendaftar 13 upload/konfirm persyaratan 14 meminta persetujuan 15 konfirmasi ulang 16 mengisi absensi kehadiran … melihat hasil pelatihan … …………..

  31 Ka ry aw an browsing info pelatihan

  30 …………. mengisi forum/testimoni

3 Tidak ada transparansi kuota kelas yang sudah terpenuhi dan siapa saja peserta yang memenuhi syarat untuk setiap kelas.

  Kesiapan organisasi dalam melaksanakan workflow yang baru perlu didukung oleh adanya sistem informasi yang memadai untuk menjamin kemudahan dan kelancaran informasi. Sistem informasi yang dibangun berdasarkan workflow baru diharapkan dapat berfungsi lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan

  

workflow yang sudah berjalan sebelumnya. Beberapa kelemahan pada workflow

  lama dapat diperbaiki dengan memberdayakan fungsionalitas sistem informasi untuk melaksanakan workflow yang baru.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  20. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  21. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

MODUL PERKULIAHAN

  

Review Studi

Kasus Proses

Bisnis Informasi Pertemuan-10

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  

10

Abstract Kompetensi

  Metode proses Bisnis Mampu menjelaskan proses bisnis

  Mampu memberikan contoh proses bisnis.

Bagian Isi 4. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT STUDI KASUS Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang

  peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi. Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian. Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran, mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak manajemen. Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan. Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan. Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.

  

Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi

  keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning tersebut adalah:

   Memberikan informasi pelatihan

   Memfasilitasi proses pendaftaran

   Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar. Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.

  Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :

  8. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah berjalan.

  9. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk menetapkan peserta program pelatihan.

  10. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat proses pengambilan keputusan.

11. PERBAIKAN PROSES BISNIS

  Perbaikan proses bisnis di atas dilakukan dalam 4 langkah yaitu :

  5. Pemetaan ulang proses bisnis menjadi satu siklus konseptual proses yang didasari pada tahapan manajemen Diklat secara umum yaitu persiapan, pendaftaran, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan.

  6. Identifikasi sub aktivitas setiap tahapan dan identifikasi stakeholder.

  7. Identifikasi Fungsionalitas Sistem

  8. Pemetaan Fungsionalitas Sistem terhadap Identifikasi Permasalahan Dari hasil analisis proses bisnis dapat diidentifikasi 4 pihak utama yang berkepentingan terhadap proses bisnis ini yaitu pegawai (karyawan), pengelola diklat atau pengelola aplikasi (Diklat), pimpinan pegawai (atasan), dan instruktur yang akan memberikan pelatihan (jika pelatihan bersifat internal).

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  Pemodelan Proses

  Proses-proses utama manajemen Diklat internal dapat dimodelkan dalam satu siklus persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dan pelaporan seperti pada gambar 2. Setiap siklus memuat berbagai aktivitas seperti berikut:

   Publikasi jadwal pelatihan internal/ eksternal

   Pendaftaran calon peserta pelatihan

   Seleksi calon peserta dan perijinan dari atasan yang bersangkutan . gambar 3

  Pendaftaran dan Pelaksanaan Pelatihan di Diklat XYZ a Mendaftar w an View data Isi bukti persyaratan ulang persetujuan daftar Meminta atasan hadir tdk tdk 8 Disetujui atasan? ya Konfirm? Konfirmasi Mengisi Sertifikat Laporan Ka Daftar Calon Daftar ry Update Data 3 Peserta persyaratan?

Seleksi Memenuhi

2 Permohonan tdk tdk 1 ya Kuota Ada kuota? ya 4 Peserta Periksa ya 5 6 Pelatihan Data Konfirmasi 6 Buat daftar Periksa 4 dengan 5 tdk Buat name Peserta ya Daftar Peserta 7 pelatihan NAME hadir daftar hadir pelatihan laporan Buat Buat 3 D ik lat tdk Pelatihan instruktur Hubungi ya Tdk Instruktur ya 2 Daftar Hadir 7 Laporan Evaluasi Hasil Surat pengantar + daftar peserta pelatihan Buat Surat eksternal 6 Konfirmasi instruktur dengan 6 Surat tugas Pelatihan Laporan 9 Pelatihan s a View data n A riwayat permintaan ta 9

7 View data View data

  1 Setuju? tdk 8 ya Buat surat Laporan u k tr tur s In 6 jadwal View Konfirmasi Mengisi evaluasi Mengisi Gambar 3. Model siklus

  proses bisnis Diklat Gambar 3 juga memperlihatkan adanya proses pengambilan keputusan di pihak pengelola diklat dan pimpinan pegawai yang bersangkutan, dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yaitu : 3.

  Pengelola Diklat : Informasi pendukung untuk pengambilan keputusan seleksi calon peserta pelatihan dapat bersumber dari kriteria persyaratan yang dipenuhi calon peserta, riwayat pelatihan yang pernah diikuti beserta hasilnya, kuota kelas, dan ijin dari atasan yang bersangkutan.

  4. Pimpinan Pegawai : Pimpinan dapat mengevaluasi permohonan ijin mengikuti pelatihan yang diajukan stafnya dengan mengacu pada pertimbagan pemenuhan persyaratan, data pelatihan yang pernah diikuti dan pertimbangan alokasi sumber daya manusia di bagian yang bersangkutan. Parameter pengambilan keputusan ini dapat dibuat dalam bentuk aturan bisnis (business rule) yang ditempelkan (embedded) pada aplikasi ataupun dibuat manual, tergantung kebutuhan pengguna aplikasi nantinya

  Fungsionalitas Sistem

  Berdasarkan analisis terhadap proses utama fungsi manajemen Diklat pada bagian sebelumnya, dapat diidentifikasi proses-proses mana yang dapat dibantu dengan sistem berbasis komputer baik pada tingkatan penyimpanan data maupun pada proses dukungan pengambilan keputusan. Hasil identifikasi dituangkan dalam tabel fungsionalitas sistem yang diuraikan berdasarkan jenis pengguna sistem, seperti pada tabel 2.

  Tabel 2. Fungsionalitas Sistem Jenis Pengguna

Pengguna Aktivitas No Pengguna Aktivitas No

  1 menerima notifikasi kepastian

  22 Posting info pelatihan pelatihan r tu t

  

2

  23 Cek persyaratan k memberikan konfirmasi la u ik

  3 str

  24 Cek persetujuan mengisi absensi kehadiran D

  In la ) o

  

4

  25 Konfirmasi peserta mengisi evaluasi pelatihan in el m d

  5 / menerima notifikasi permintaan

  26 an eng

  Konfirmasi instruktur P (A n in persetujuan p sa ta

  6 im

  27 Cetak daftar peserta mengevaluasi permintaan A p

  

7

28 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

cetak name tag memberikan persetujuan

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning monitoring peserta

  2 Proses persetujuan dilakukan secara manual dan dokumentasi pendukung tidak lengkap Ic 27, 28

  Meskipun sekilas terlihat bahwa hasil analisis terhadap proses bisnis sepertinya makin rumit dan kompleks, tetapi kompleksitas ini dibuat untuk menyelesaikan permasalahan yang diakibatkan oleh sederhananya proses bisnis yang selama ini berlangsung sehingga proses tersebut gagal memenuhi fungsi kontrol internal dan tidak dapat mendukung proses pengambilan keputusan serta kurang efisien. Sebagai contoh, dengan adanya workflow yang baru, maka karyawan dapat mengetahui dengan cepat, apakah mereka berpeluang mengikuti satu pelatihan dengan cara melihat alokasi kelas, persyaratan dan jumlah peserta yang dinyatakan diterima. Pihak pimpinan dimudahkan dengan adanya informasi mengenai daftar pelatihan yang sudah diikuti karyawan sehingga membantu pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya secara lebih optimal.

  ….. ….

  6 Instruktur seringkali terlambat menerima konfirmasi penyelenggaraan kelas Es 22, 23 …. ……….

  16

  5 Sulit menghubungi peserta untuk meminta konfirmasi keikutsertaan kursus Es 4, 5,

  4 Tidak jelas persyaratan dan mekanisme pemenuhan persyaratan sebuah kursus Ic 2, 14

  Ic 4, 16

  30

  8 menerima laporan hasil pelatihan 29 …………. melihat riwayat pelatihan

  1 Sulit mengidentifikasi data peserta yang sudah pernah mengikuti satu jenis kursus sebelumnya Ev

  Area F.No

  

Tabel 3. Pemetaan Deskripsi Masalah dengan Fungsionalitas Sistem

No Deskripsi

  Tabel fungsionalitas di atas kemudian dipetakan pada permasalahan yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menunjukan apakah fungsionalitas tersebut sudah dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Pemetaan dilakukan dengan mencantumkan nomor permasalahan di sebelah kanan fungsionalitas.

  ……………

  12 mendaftar 13 upload/konfirm persyaratan 14 meminta persetujuan 15 konfirmasi ulang 16 mengisi absensi kehadiran … melihat hasil pelatihan … …………..

  31 Ka ry aw an browsing info pelatihan

  30 …………. mengisi forum/testimoni

3 Tidak ada transparansi kuota kelas yang sudah terpenuhi dan siapa saja peserta yang memenuhi syarat untuk setiap kelas.

  Kesiapan organisasi dalam melaksanakan workflow yang baru perlu didukung oleh adanya sistem informasi yang memadai untuk menjamin kemudahan dan kelancaran informasi. Sistem informasi yang dibangun berdasarkan workflow baru diharapkan dapat berfungsi lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan

  

workflow yang sudah berjalan sebelumnya. Beberapa kelemahan pada workflow

  lama dapat diperbaiki dengan memberdayakan fungsionalitas sistem informasi untuk melaksanakan workflow yang baru.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  22. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  23. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

MODUL PERKULIAHAN

  

Proses Bisnis

Manajemen Pertemuan-11

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  

11

Abstract Kompetensi

  Metode proses Bisnis manajemen Mampu menjelaskan proses bisnis manajemen

  Mampu memberikan contoh proses bisnis manajemen

Bagian Isi Proses bisnis adalah kumpulan dari tugas atau aktivitas yang terstruktur yang

  terintegrasi dari organisasi

  Analisis proses bisnis adalah aktivitas yang dilakukan untuk mengkaji proses bisnis yang sudah ada dan menerapkan berbagai ilmu praktis yang dapat membantu mengubah dan meningkatkan proses [2]. Tahapan pertama dalam melakukan analisis proses bisnis adalah memahami semua aktivitas di dalam proses. Pemahaman ini dapat dibantu dengan pemetaan

  Analisis Proses Bisnis

   Kesesuaian dengan aturan dan kebijakan tertentu.

   Kontrol Internal, scenario pengendalian pemanfaatan sumber daya internal organisasi, termasuk alokasi sumber daya untuk satu tugas/kegiatan.

   Efisiensi, terkait dengan pengukuran kuantitatif, umumnya berupa waktu, yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu produk/layanan.

   Efektivitas, merupakan ukuran kelayakan proses dan kemampuan proses untuk menghasilkan keluaran yang sesuai dengan harapan konsumen.

  terkait dalam organisasi. Sebuah proses bisnis dapat diperbaiki melalui 4 area utama yaitu [8]:

   Cross-functionality, proses biasanya melibatkan berbagai fungsional

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  dapat menghasilkan layanan atau produk tertentu untuk satu atau banyak konsumen [2]. Proses bisnis sering digambarkan secara visual dalam bentuk

   Value-adding, tranformasi yang terjadi di dalam proses harus memberikan nilai tambah bagi penerima.

  konsumen

   Customer, harus ada pihak yang menerima keluaran proses tersebut yaitu

  tertentu dan menempati ruang tertentu

  

Order, harus terdiri atas sekumpulan aktivitas yang dilakukan dengan urut-urutan

   Definability, harus jelas batasan input dan outputnya.

  Karakteristik proses bisnis meliputi [8]:

  flowchart.

   Embeddedness, proses tidak dapat berdiri sendiri, harus merupakan bagian

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning proses atau pemodelan proses.

  Pemodelan struktur proses bisnis dapat dilakukan dengan berbagai pendekatan. Pendekatan yang paling umum adalah teknikal, struktur horizontal dan vertikal, dan ekstensi/intensif [5]. Struktur horizontal memudahkan penelusuran hubungan antara konsumen dan layanan yang digunakan. Struktur vertikal memberikan berbagai tingkat kedetilan yang beragam, dari tingkat teknikal hingga tingkat abstraksi. Pada model struktur ekstensif, proses digambarkan sebagai satu kesatuan. Sedangkan pada model struktur intensif, proses bisnis digambarkan sebagai interaksi berbagai entitas yang terdapat di dalam sistem. Model ini menggambarkan proses bisnis dari sudut pandang internal. Model proses intensif ini dapat dibagi lagi menjadi dua jenis yaitu [4]:

   Workflow oriented yang menggambarkan perilaku proses bisnis dari sudut pandang satu item yang melewati proses tersebut.

   Functional oriented yang menggambarkan perilaku unit fungsional / departemen dari sudut pandang urutan fungsi bisnis.

  Workflow

  Proses workflow atau aliran kerja merupakan urut-urutan tahapan yang harus dilalui dalam memproses dokumen, pekerjaan atau informasi dalam sebuah organisasi. Contoh klasik workflow adalah aliran ban berjalan pada industri manufaktur [3]. Setiap tahapan pada proses workflow dapat dibagi menjadi 3 bagian utama yaitu

  

input, proses dan output. Input merupakan masukan awal yang mengaktifkan

  (trigger) workflow tersebut, proses merupakan algoritma yang mengubah input menjadi output. Proses dapat dilakukan baik oleh manusia atau komputer. Output adalah informasi atau material yang dihasilkan workflow tersebut. Keluaran sebuah

  

workflow kemudian diteruskan ke workflow lainnya pada sebuah sistem workflow

organisasi yang besar.

  Cara kerja workflow yang terkomputerisasi sama seperti cara kerja workflow manual, kecuali keluaran workflow secara otomatis diteruskan ke tahapan berikutnya oleh komputer. Workflow terkomputerisasi ini biasanya digunakan untuk memproses dokumen di dalam organisasi. [8].

  

Workflow yang tidak efisien dan efektif seringkali menjadi sumber masalah pada

  organisasi. Masalah yang dapat ditimbulkan oleh workflow yang tidak tepat misalnya [4]:

   Ketidakseragaman penyelesaian masalah

   Informasi yang tidak konsisten

   Berulangnya sebagian proses, yang seharusnya tidak perlu terjadi.

   Tidak akuratnya keputusan yang diambil karena kesulitan penelusuran bukti pendukung keputusan. Oleh karena itu, memperbaiki workflow merupakan salah satu proses penting pada peningkatan kualitas proses bisnis secara keseluruhan, baik bagi individu maupun organisasi. Workflow yang sudah disempurnakan ternyata dapat mengoptimalkan efisiensi, meminimalisasi pemborosan waktu dan sumber daya, dan meningkatkan moral karena adanya obyektivitas penyelesaian masalah [6].

  Perbaikan Workflow

  Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam memperbaiki workflow meliputi [1]:

   Identifikasi dan eliminasi pemborosan, terutama pemborosan waktu.

   Membagi proses menjadi beberapa tahapan yang lebih kecil dan melakukan analisis tugas yang harus diselesaikan di setiap tahapan. Pada setiap tahapan harus ada satu fungsi yang bertanggung jawab untuk penyelesaian tugas dan mengeliminasi pelemparan tugas yang belum selesai ke bagian lain tanpa alur tanggung jawab yang jelas.

   Mengidentifikasi tahapan atau tugas mana yang dapat diotomasi. Ada bagian tertentu yang dapat diotomasi secara lengkap, atau sebagian. Tahapan perbaikan atau penyempurnaan workflow di atas harus dilakukan dengan tetap memperhatikan teknik manajemen tradisional dan aturan atau budaya yang berlaku di organisasi tersebut. Pendekatan yang dapat dilakukan dalam memperbaiki workflow sangat bergantung pada kasus proses bisnis yang dihadapi dan kondisi lingkungan proses bisnis tersebut. Beberapa hal yang dapat mempengaruhi teknik dan pendekatan ini c. misalnya [5]: d. Pemahaman manajemen atas pentingnya perbaikan workflow

  Kesadaran fungsional terkait yang memicu inisiatif perbaikan workflow Dukungan atau tersedianya fasilitas teknologi yang memadai untuk implementasi 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning workflow baru (jika diperlukan).

  

CONTOH

5. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT

  Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi. Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian. Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran, mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak manajemen. Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan. Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan. Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.

  

Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi

  keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses tersebut adalah:

   Memberikan informasi pelatihan

   Memfasilitasi proses pendaftaran

   2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar.

  Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1. Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :

  12. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah berjalan.

  13. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk menetapkan peserta program pelatihan.

  14. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat proses pengambilan keputusan.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  24. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  25. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

MODUL PERKULIAHAN

  Studi Kasus

Proses Bisnis

Manajemen Pertemuan-12

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  

12

Abstract Kompetensi

  Studi Kasus proses Bisnis Mampu menjelaskan proses bisnis

  Mampu memberikan contoh proses bisnis.

Bagian Isi 6. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT STUDI KASUS Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang

  peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi. Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian. Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran, mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak manajemen. Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan. Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan. Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.

  

Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi

  keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning tersebut adalah:

   Memberikan informasi pelatihan

   Memfasilitasi proses pendaftaran

   Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar. Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.

  Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :

  15. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah berjalan.

  16. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk menetapkan peserta program pelatihan.

  17. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat proses pengambilan keputusan.

18. PERBAIKAN PROSES BISNIS

  Perbaikan proses bisnis di atas dilakukan dalam 4 langkah yaitu :

  9. Pemetaan ulang proses bisnis menjadi satu siklus konseptual proses yang didasari pada tahapan manajemen Diklat secara umum yaitu persiapan, pendaftaran, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan.

  10. Identifikasi sub aktivitas setiap tahapan dan identifikasi stakeholder.

  11. Identifikasi Fungsionalitas Sistem

  12. Pemetaan Fungsionalitas Sistem terhadap Identifikasi Permasalahan Dari hasil analisis proses bisnis dapat diidentifikasi 4 pihak utama yang berkepentingan terhadap proses bisnis ini yaitu pegawai (karyawan), pengelola diklat atau pengelola aplikasi (Diklat), pimpinan pegawai (atasan), dan instruktur yang akan memberikan pelatihan (jika pelatihan bersifat internal).

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  Pemodelan Proses

  Proses-proses utama manajemen Diklat internal dapat dimodelkan dalam satu siklus persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dan pelaporan seperti pada gambar 2. Setiap siklus memuat berbagai aktivitas seperti berikut:

   Publikasi jadwal pelatihan internal/ eksternal

   Pendaftaran calon peserta pelatihan

   Seleksi calon peserta dan perijinan dari atasan yang bersangkutan . gambar 3

  Pendaftaran dan Pelaksanaan Pelatihan di Diklat XYZ a Mendaftar w an View data Isi bukti persyaratan persetujuan Meminta atasan tdk tdk 8 Disetujui atasan? ya Konfirm? daftar Konfirmasi ulang Mengisi hadir Sertifikat Laporan Ka Daftar Calon Daftar ry Update Data 3 Seleksi Memenuhi Peserta persyaratan? 2 Permohonan tdk tdk 1 ya Kuota Ada kuota? ya 4 Peserta Periksa ya 5 6 Pelatihan Data Konfirmasi 6 Buat daftar Periksa 4 dengan 5 tdk Buat name Peserta ya Daftar Peserta 7 pelatihan NAME hadir daftar hadir pelatihan laporan Buat Buat 3 D ik lat tdk Pelatihan instruktur Hubungi ya Tdk Instruktur Laporan ya 2 Daftar Hadir 7 Evaluasi Hasil Surat pengantar + daftar peserta pelatihan Buat Surat eksternal 6 Konfirmasi instruktur dengan 6 Surat tugas Pelatihan Laporan 9 Pelatihan ta n s a View data A riwayat permintaan 9

7 View data View data

  1 Setuju? tdk 8 ya Buat surat Laporan tr u k tur In s 6 jadwal View Konfirmasi Mengisi evaluasi Mengisi Gambar 3. Model siklus

  proses bisnis Diklat Gambar 3 juga memperlihatkan adanya proses pengambilan keputusan di pihak pengelola diklat dan pimpinan pegawai yang bersangkutan, dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yaitu : 5.

  Pengelola Diklat : Informasi pendukung untuk pengambilan keputusan seleksi calon peserta pelatihan dapat bersumber dari kriteria persyaratan yang dipenuhi calon peserta, riwayat pelatihan yang pernah diikuti beserta hasilnya, kuota kelas, dan ijin dari atasan yang bersangkutan.

  6. Pimpinan Pegawai : Pimpinan dapat mengevaluasi permohonan ijin mengikuti pelatihan yang diajukan stafnya dengan mengacu pada pertimbagan pemenuhan persyaratan, data pelatihan yang pernah diikuti dan pertimbangan alokasi sumber daya manusia di bagian yang bersangkutan. Parameter pengambilan keputusan ini dapat dibuat dalam bentuk aturan bisnis (business rule) yang ditempelkan (embedded) pada aplikasi ataupun dibuat manual, tergantung kebutuhan pengguna aplikasi nantinya

  Fungsionalitas Sistem

  Berdasarkan analisis terhadap proses utama fungsi manajemen Diklat pada bagian sebelumnya, dapat diidentifikasi proses-proses mana yang dapat dibantu dengan sistem berbasis komputer baik pada tingkatan penyimpanan data maupun pada proses dukungan pengambilan keputusan. Hasil identifikasi dituangkan dalam tabel fungsionalitas sistem yang diuraikan berdasarkan jenis pengguna sistem, seperti pada tabel 2.

  Tabel 2. Fungsionalitas Sistem Jenis Pengguna

Pengguna Aktivitas No Pengguna Aktivitas No

  1 menerima notifikasi kepastian

  22 Posting info pelatihan pelatihan r tu t

  

2

  23 Cek persyaratan k memberikan konfirmasi la u ik

  3 str

  24 Cek persetujuan mengisi absensi kehadiran D

  In la ) o

  

4

  25 Konfirmasi peserta mengisi evaluasi pelatihan in el m d

  5 / menerima notifikasi permintaan

  26 an eng

  Konfirmasi instruktur P (A n in persetujuan p sa ta

  6 im

  27 Cetak daftar peserta mengevaluasi permintaan A p

  

7

28 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

cetak name tag memberikan persetujuan

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning monitoring peserta

  2 Proses persetujuan dilakukan secara manual dan dokumentasi pendukung tidak lengkap Ic 27, 28

  Meskipun sekilas terlihat bahwa hasil analisis terhadap proses bisnis sepertinya makin rumit dan kompleks, tetapi kompleksitas ini dibuat untuk menyelesaikan permasalahan yang diakibatkan oleh sederhananya proses bisnis yang selama ini berlangsung sehingga proses tersebut gagal memenuhi fungsi kontrol internal dan tidak dapat mendukung proses pengambilan keputusan serta kurang efisien. Sebagai contoh, dengan adanya workflow yang baru, maka karyawan dapat mengetahui dengan cepat, apakah mereka berpeluang mengikuti satu pelatihan dengan cara melihat alokasi kelas, persyaratan dan jumlah peserta yang dinyatakan diterima. Pihak pimpinan dimudahkan dengan adanya informasi mengenai daftar pelatihan yang sudah diikuti karyawan sehingga membantu pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya secara lebih optimal.

  ….. ….

  6 Instruktur seringkali terlambat menerima konfirmasi penyelenggaraan kelas Es 22, 23 …. ……….

  16

  5 Sulit menghubungi peserta untuk meminta konfirmasi keikutsertaan kursus Es 4, 5,

  4 Tidak jelas persyaratan dan mekanisme pemenuhan persyaratan sebuah kursus Ic 2, 14

  Ic 4, 16

  30

  8 menerima laporan hasil pelatihan 29 …………. melihat riwayat pelatihan

  1 Sulit mengidentifikasi data peserta yang sudah pernah mengikuti satu jenis kursus sebelumnya Ev

  Area F.No

  

Tabel 3. Pemetaan Deskripsi Masalah dengan Fungsionalitas Sistem

No Deskripsi

  Tabel fungsionalitas di atas kemudian dipetakan pada permasalahan yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menunjukan apakah fungsionalitas tersebut sudah dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Pemetaan dilakukan dengan mencantumkan nomor permasalahan di sebelah kanan fungsionalitas.

  ……………

  12 mendaftar 13 upload/konfirm persyaratan 14 meminta persetujuan 15 konfirmasi ulang 16 mengisi absensi kehadiran … melihat hasil pelatihan … …………..

  31 Ka ry aw an browsing info pelatihan

  30 …………. mengisi forum/testimoni

3 Tidak ada transparansi kuota kelas yang sudah terpenuhi dan siapa saja peserta yang memenuhi syarat untuk setiap kelas.

  Kesiapan organisasi dalam melaksanakan workflow yang baru perlu didukung oleh adanya sistem informasi yang memadai untuk menjamin kemudahan dan kelancaran informasi. Sistem informasi yang dibangun berdasarkan workflow baru diharapkan dapat berfungsi lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan

  

workflow yang sudah berjalan sebelumnya. Beberapa kelemahan pada workflow

  lama dapat diperbaiki dengan memberdayakan fungsionalitas sistem informasi untuk melaksanakan workflow yang baru.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  26. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  27. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

MODUL PERKULIAHAN

  

Review Studi

Kasus Proses

Bisnis Manajemen Pertemuan-13

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  

13

Abstract Kompetensi

  Metode proses Bisnis Mampu menjelaskan proses bisnis

  Mampu memberikan contoh proses bisnis.

Bagian Isi 7. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT STUDI KASUS Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang

  peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi. Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian. Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran, mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak manajemen. Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan. Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan. Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.

  

Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses tersebut adalah:

   Memberikan informasi pelatihan

   Memfasilitasi proses pendaftaran

   Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar. Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.

  Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :

  19. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah berjalan.

  20. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk menetapkan peserta program pelatihan.

  21. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat proses pengambilan keputusan.

22. PERBAIKAN PROSES BISNIS

  Perbaikan proses bisnis di atas dilakukan dalam 4 langkah yaitu :

  13. Pemetaan ulang proses bisnis menjadi satu siklus konseptual proses yang didasari pada tahapan manajemen Diklat secara umum yaitu persiapan, pendaftaran, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan.

  14. Identifikasi sub aktivitas setiap tahapan dan identifikasi stakeholder.

  15. Identifikasi Fungsionalitas Sistem

  16. Pemetaan Fungsionalitas Sistem terhadap Identifikasi Permasalahan Dari hasil analisis proses bisnis dapat diidentifikasi 4 pihak utama yang berkepentingan terhadap proses bisnis ini yaitu pegawai (karyawan), pengelola diklat atau pengelola aplikasi (Diklat), pimpinan pegawai (atasan), dan instruktur yang akan memberikan pelatihan (jika pelatihan bersifat internal).

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  Pemodelan Proses

  Proses-proses utama manajemen Diklat internal dapat dimodelkan dalam satu siklus persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dan pelaporan seperti pada gambar 2. Setiap siklus memuat berbagai aktivitas seperti berikut:

   Publikasi jadwal pelatihan internal/ eksternal

   Pendaftaran calon peserta pelatihan

   Seleksi calon peserta dan perijinan dari atasan yang bersangkutan . gambar 3

  Pendaftaran dan Pelaksanaan Pelatihan di Diklat XYZ a Mendaftar w an View data Isi bukti persyaratan ulang persetujuan daftar Meminta atasan hadir tdk tdk 8 Disetujui atasan? ya Konfirm? Konfirmasi Mengisi Sertifikat Laporan Ka Daftar Calon Daftar ry Update Data 3 Peserta persyaratan?

Seleksi Memenuhi

2 Permohonan tdk tdk 1 ya Kuota Ada kuota? ya 4 Peserta Periksa ya 5 6 Pelatihan Data Konfirmasi 6 Buat daftar Periksa 4 dengan 5 tdk Buat name Peserta ya Daftar Peserta 7 pelatihan NAME hadir daftar hadir pelatihan laporan Buat Buat 3 D ik lat tdk Pelatihan instruktur Hubungi ya Tdk Instruktur ya 2 Daftar Hadir 7 Laporan Evaluasi Hasil Surat pengantar + daftar peserta pelatihan Buat Surat eksternal 6 Konfirmasi instruktur dengan 6 Surat tugas Pelatihan Laporan 9 Pelatihan s a View data n A riwayat permintaan ta 9

7 View data View data

  1 Setuju? tdk 8 ya Buat surat Laporan u k tr tur s In 6 jadwal View Konfirmasi Mengisi evaluasi Mengisi Gambar 3. Model siklus

  proses bisnis Diklat Gambar 3 juga memperlihatkan adanya proses pengambilan keputusan di pihak pengelola diklat dan pimpinan pegawai yang bersangkutan, dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yaitu : 7.

  Pengelola Diklat : Informasi pendukung untuk pengambilan keputusan seleksi calon peserta pelatihan dapat bersumber dari kriteria persyaratan yang dipenuhi calon peserta, riwayat pelatihan yang pernah diikuti beserta hasilnya, kuota kelas, dan ijin dari atasan yang bersangkutan.

  8. Pimpinan Pegawai : Pimpinan dapat mengevaluasi permohonan ijin mengikuti pelatihan yang diajukan stafnya dengan mengacu pada pertimbagan pemenuhan persyaratan, data pelatihan yang pernah diikuti dan pertimbangan alokasi sumber daya manusia di bagian yang bersangkutan. Parameter pengambilan keputusan ini dapat dibuat dalam bentuk aturan bisnis (business rule) yang ditempelkan (embedded) pada aplikasi ataupun dibuat manual, tergantung kebutuhan pengguna aplikasi nantinya

  Fungsionalitas Sistem

  Berdasarkan analisis terhadap proses utama fungsi manajemen Diklat pada bagian sebelumnya, dapat diidentifikasi proses-proses mana yang dapat dibantu dengan sistem berbasis komputer baik pada tingkatan penyimpanan data maupun pada proses dukungan pengambilan keputusan. Hasil identifikasi dituangkan dalam tabel fungsionalitas sistem yang diuraikan berdasarkan jenis pengguna sistem, seperti pada tabel 2.

  Tabel 2. Fungsionalitas Sistem Jenis Pengguna

Pengguna Aktivitas No Pengguna Aktivitas No

  1 menerima notifikasi kepastian

  22 Posting info pelatihan pelatihan r tu t

  

2

  23 Cek persyaratan k memberikan konfirmasi la u ik

  3 str

  24 Cek persetujuan mengisi absensi kehadiran D

  In la ) o

  

4

  25 Konfirmasi peserta mengisi evaluasi pelatihan in el m d

  5 / menerima notifikasi permintaan

  26 an eng

  Konfirmasi instruktur P (A n in persetujuan p sa ta

  6 im

  27 Cetak daftar peserta mengevaluasi permintaan A p

  

7

28 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

cetak name tag memberikan persetujuan

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning monitoring peserta

  2 Proses persetujuan dilakukan secara manual dan dokumentasi pendukung tidak lengkap Ic 27, 28

  Meskipun sekilas terlihat bahwa hasil analisis terhadap proses bisnis sepertinya makin rumit dan kompleks, tetapi kompleksitas ini dibuat untuk menyelesaikan permasalahan yang diakibatkan oleh sederhananya proses bisnis yang selama ini berlangsung sehingga proses tersebut gagal memenuhi fungsi kontrol internal dan tidak dapat mendukung proses pengambilan keputusan serta kurang efisien. Sebagai contoh, dengan adanya workflow yang baru, maka karyawan dapat mengetahui dengan cepat, apakah mereka berpeluang mengikuti satu pelatihan dengan cara melihat alokasi kelas, persyaratan dan jumlah peserta yang dinyatakan diterima. Pihak pimpinan dimudahkan dengan adanya informasi mengenai daftar pelatihan yang sudah diikuti karyawan sehingga membantu pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya secara lebih optimal.

  ….. ….

  6 Instruktur seringkali terlambat menerima konfirmasi penyelenggaraan kelas Es 22, 23 …. ……….

  16

  5 Sulit menghubungi peserta untuk meminta konfirmasi keikutsertaan kursus Es 4, 5,

  4 Tidak jelas persyaratan dan mekanisme pemenuhan persyaratan sebuah kursus Ic 2, 14

  Ic 4, 16

  30

  8 menerima laporan hasil pelatihan 29 …………. melihat riwayat pelatihan

  1 Sulit mengidentifikasi data peserta yang sudah pernah mengikuti satu jenis kursus sebelumnya Ev

  Area F.No

  

Tabel 3. Pemetaan Deskripsi Masalah dengan Fungsionalitas Sistem

No Deskripsi

  Tabel fungsionalitas di atas kemudian dipetakan pada permasalahan yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menunjukan apakah fungsionalitas tersebut sudah dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Pemetaan dilakukan dengan mencantumkan nomor permasalahan di sebelah kanan fungsionalitas.

  ……………

  12 mendaftar 13 upload/konfirm persyaratan 14 meminta persetujuan 15 konfirmasi ulang 16 mengisi absensi kehadiran … melihat hasil pelatihan … …………..

  31 Ka ry aw an browsing info pelatihan

  30 …………. mengisi forum/testimoni

3 Tidak ada transparansi kuota kelas yang sudah terpenuhi dan siapa saja peserta yang memenuhi syarat untuk setiap kelas.

  Kesiapan organisasi dalam melaksanakan workflow yang baru perlu didukung oleh adanya sistem informasi yang memadai untuk menjamin kemudahan dan kelancaran informasi. Sistem informasi yang dibangun berdasarkan workflow baru diharapkan dapat berfungsi lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan

  

workflow yang sudah berjalan sebelumnya. Beberapa kelemahan pada workflow

  lama dapat diperbaiki dengan memberdayakan fungsionalitas sistem informasi untuk melaksanakan workflow yang baru.

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  28. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  29. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

MODUL PERKULIAHAN

  

Review Studi

Kasus Proses

Bisnis Manajemen Pertemuan-14

  Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu komputer Sistem Informasi MK18038 Tim Dosen

  

14

Abstract Kompetensi

  Metode proses Bisnis Mampu menjelaskan proses bisnis

  Mampu memberikan contoh proses bisnis.

Bagian Isi 8. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT STUDI KASUS Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang

  peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi. Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian. Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran, mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak manajemen. Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan. Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan. Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.

  

Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi 2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses tersebut adalah:

   Memberikan informasi pelatihan

   Memfasilitasi proses pendaftaran

   Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar. Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.

  Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :

  23. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah berjalan.

  24. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk menetapkan peserta program pelatihan.

  25. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat proses pengambilan keputusan.

26. PERBAIKAN PROSES BISNIS

  Perbaikan proses bisnis di atas dilakukan dalam 4 langkah yaitu :

  17. Pemetaan ulang proses bisnis menjadi satu siklus konseptual proses yang didasari pada tahapan manajemen Diklat secara umum yaitu persiapan, pendaftaran, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan.

  18. Identifikasi sub aktivitas setiap tahapan dan identifikasi stakeholder.

  19. Identifikasi Fungsionalitas Sistem

  20. Pemetaan Fungsionalitas Sistem terhadap Identifikasi Permasalahan Dari hasil analisis proses bisnis dapat diidentifikasi 4 pihak utama yang berkepentingan terhadap proses bisnis ini yaitu pegawai (karyawan), pengelola diklat atau pengelola aplikasi (Diklat), pimpinan pegawai (atasan), dan instruktur yang akan memberikan pelatihan (jika pelatihan bersifat internal).

  2016 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  Pemodelan Proses

  Proses-proses utama manajemen Diklat internal dapat dimodelkan dalam satu siklus persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dan pelaporan seperti pada gambar 2. Setiap siklus memuat berbagai aktivitas seperti berikut:

   Publikasi jadwal pelatihan internal/ eksternal

   Pendaftaran calon peserta pelatihan

   Seleksi calon peserta dan perijinan dari atasan yang bersangkutan . gambar 3

  Pendaftaran dan Pelaksanaan Pelatihan di Diklat XYZ a Mendaftar w an View data Isi bukti persyaratan ulang persetujuan daftar Meminta atasan hadir tdk tdk 8 Disetujui atasan? ya Konfirm? Konfirmasi Mengisi Sertifikat Laporan Ka Daftar Calon Daftar ry Update Data 3 Peserta persyaratan?

Seleksi Memenuhi

2 Permohonan tdk tdk 1 ya Kuota Ada kuota? ya 4 Peserta Periksa ya 5 6 Pelatihan Data Konfirmasi 6 Buat daftar Periksa 4 dengan 5 tdk Buat name Peserta ya Daftar Peserta 7 pelatihan NAME hadir daftar hadir pelatihan laporan Buat Buat 3 D ik lat tdk Pelatihan instruktur Hubungi ya Tdk Instruktur ya 2 Daftar Hadir 7 Laporan Evaluasi Hasil Surat pengantar + daftar peserta pelatihan Buat Surat eksternal 6 Konfirmasi instruktur dengan 6 Surat tugas Pelatihan Laporan 9 Pelatihan s a View data n A riwayat permintaan ta 9

7 View data View data

  1 Setuju? tdk 8 ya Buat surat Laporan u k tr tur s In 6 jadwal View Konfirmasi Mengisi evaluasi Mengisi Gambar 3. Model siklus

  proses bisnis Diklat Gambar 3 juga memperlihatkan adanya proses pengambilan keputusan di pihak pengelola diklat dan pimpinan pegawai yang bersangkutan, dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yaitu : 9.

  Pengelola Diklat : Informasi pendukung untuk pengambilan keputusan seleksi calon peserta pelatihan dapat bersumber dari kriteria persyaratan yang dipenuhi calon peserta, riwayat pelatihan yang pernah diikuti beserta hasilnya, kuota kelas, dan ijin dari atasan yang bersangkutan.

  10. Pimpinan Pegawai : Pimpinan dapat mengevaluasi permohonan ijin mengikuti pelatihan yang diajukan stafnya dengan mengacu pada pertimbagan pemenuhan persyaratan, data pelatihan yang pernah diikuti dan pertimbangan alokasi sumber daya manusia di bagian yang bersangkutan. Parameter pengambilan keputusan ini dapat dibuat dalam bentuk aturan bisnis (business rule) yang ditempelkan (embedded) pada aplikasi ataupun dibuat manual, tergantung kebutuhan pengguna aplikasi nantinya

  Fungsionalitas Sistem

  Berdasarkan analisis terhadap proses utama fungsi manajemen Diklat pada bagian sebelumnya, dapat diidentifikasi proses-proses mana yang dapat dibantu dengan sistem berbasis komputer baik pada tingkatan penyimpanan data maupun pada proses dukungan pengambilan keputusan. Hasil identifikasi dituangkan dalam tabel fungsionalitas sistem yang diuraikan berdasarkan jenis pengguna sistem, seperti pada tabel 2.

  Tabel 2. Fungsionalitas Sistem Jenis Pengguna

Pengguna Aktivitas No Pengguna Aktivitas No

  1 menerima notifikasi kepastian

  22 Posting info pelatihan pelatihan r tu t

  

2

  23 Cek persyaratan k memberikan konfirmasi la u ik

  3 str

  24 Cek persetujuan mengisi absensi kehadiran D

  In la ) o

  

4

  25 Konfirmasi peserta mengisi evaluasi pelatihan in el m d

  5 / menerima notifikasi permintaan

  26 an eng

  Konfirmasi instruktur P (A n in persetujuan p sa ta

  6 im

  27 Cetak daftar peserta mengevaluasi permintaan A p

  

7

28 2016 Nama Mata Kuliah dari Modul Pusat Bahan Ajar dan eLearning

cetak name tag memberikan persetujuan

  2016 Nama Mata Kuliah dari Modul Pusat Bahan Ajar dan eLearning monitoring peserta

  2 Proses persetujuan dilakukan secara manual dan dokumentasi pendukung tidak lengkap Ic 27, 28

  Meskipun sekilas terlihat bahwa hasil analisis terhadap proses bisnis sepertinya makin rumit dan kompleks, tetapi kompleksitas ini dibuat untuk menyelesaikan permasalahan yang diakibatkan oleh sederhananya proses bisnis yang selama ini berlangsung sehingga proses tersebut gagal memenuhi fungsi kontrol internal dan tidak dapat mendukung proses pengambilan keputusan serta kurang efisien. Sebagai contoh, dengan adanya workflow yang baru, maka karyawan dapat mengetahui dengan cepat, apakah mereka berpeluang mengikuti satu pelatihan dengan cara melihat alokasi kelas, persyaratan dan jumlah peserta yang dinyatakan diterima. Pihak pimpinan dimudahkan dengan adanya informasi mengenai daftar pelatihan yang sudah diikuti karyawan sehingga membantu pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya secara lebih optimal.

  ….. ….

  6 Instruktur seringkali terlambat menerima konfirmasi penyelenggaraan kelas Es 22, 23 …. ……….

  16

  5 Sulit menghubungi peserta untuk meminta konfirmasi keikutsertaan kursus Es 4, 5,

  4 Tidak jelas persyaratan dan mekanisme pemenuhan persyaratan sebuah kursus Ic 2, 14

  Ic 4, 16

  30

  8 menerima laporan hasil pelatihan 29 …………. melihat riwayat pelatihan

  1 Sulit mengidentifikasi data peserta yang sudah pernah mengikuti satu jenis kursus sebelumnya Ev

  Area F.No

  

Tabel 3. Pemetaan Deskripsi Masalah dengan Fungsionalitas Sistem

No Deskripsi

  Tabel fungsionalitas di atas kemudian dipetakan pada permasalahan yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menunjukan apakah fungsionalitas tersebut sudah dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Pemetaan dilakukan dengan mencantumkan nomor permasalahan di sebelah kanan fungsionalitas.

  ……………

  12 mendaftar 13 upload/konfirm persyaratan 14 meminta persetujuan 15 konfirmasi ulang 16 mengisi absensi kehadiran … melihat hasil pelatihan … …………..

  31 Ka ry aw an browsing info pelatihan

  30 …………. mengisi forum/testimoni

3 Tidak ada transparansi kuota kelas yang sudah terpenuhi dan siapa saja peserta yang memenuhi syarat untuk setiap kelas.

  Kesiapan organisasi dalam melaksanakan workflow yang baru perlu didukung oleh adanya sistem informasi yang memadai untuk menjamin kemudahan dan kelancaran informasi. Sistem informasi yang dibangun berdasarkan workflow baru diharapkan dapat berfungsi lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan

  

workflow yang sudah berjalan sebelumnya. Beberapa kelemahan pada workflow

  lama dapat diperbaiki dengan memberdayakan fungsionalitas sistem informasi untuk melaksanakan workflow yang baru.

  2016 Nama Mata Kuliah dari Modul Pusat Bahan Ajar dan eLearning

  2016 Nama Mata Kuliah dari Modul Pusat Bahan Ajar dan eLearning Daftar Pustaka

  30. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

  31. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

  Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

Dokumen baru