pimp4PENGELOLAANINFORMASI

89  10 

Full text

(1)

MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

(2)

Hak Cipta Pada : Lembaga Administrasi Negara Edisi Tahun 2008

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jl. Veteran No. 10 Jakarta 10110

Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800188

Pengelolaan Informasi Dan Teknik Pelaporan

Jakarta – LAN – 2008 175 hlm: 15 x 21 cm

ISBN: 979 – 8619 – 50 – 1

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA

SAMBUTAN

Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian menegaskan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional, diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional. Untuk mewujudkan profesionalisme PNS ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi, khususnya kompetensi kepemimpinan bagi para pejabat dan calon pejabat Struktural Eselon IV baik di lingkungan pemerintah pusat maupun daerah. Sebagai pejabat struktural yang berada pada posisi paling depan atau ujung tombak, pejabat struktural eselon IV memainkan peran yang sangat penting karena bertanggung jawab dalam mensukseskan pelaksanaan kegiatan-kegiatan secara langsung, sehingga buah karyanya dapat dirasakan secara langsung oleh masyarakat.

(3)

mulai dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran sampai pada pengadministrasian penyelenggaranya. Dengan proses standarisasi ini, maka kualitas penyelenggaraan dan alumni dapat lebih terjamin.

Salah satu unsur penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV yang mengalami proses standarisasi adalah modul untuk para peserta (participants’ book). Disadari sejak modul-modul tersebut diterbitkan, lingkungan strategis khususnya kebijakan-kebijakan nasional pemerintah juga terus berkembang secara dinamis. Di samping itu, konsep dan teori yang mendasari substansi modul juga mengalami perkembangan. Kedua hal inilah yang menuntut diperlukannya penyempurnaan secara menyeluruh terhadap modul-modul Diklatpim Tingkat IV ini.

Oleh karena itu, saya menyambut baik penerbitan modul-modul yang telah mengalami penyempurnaan ini, dan mengharapkan agar peserta Diklatpim Tingkat IV dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali kedalaman substansinya di antara sesama peserta dan para Widyaiswara dalam berbagai kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung. Semoga modul hasil perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya.

Kepada Drs. Endar Ma’moeri dan Drs. Soetrisno, M.Psi selaku penulis serta seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami ucapkan terima kasih atas kesungguhan dan dedikasinya.

Jakarta, Juli 2008

Sejalan dengan upaya mewujudkan Pegawai Negeri Sipil yang profesional melalui jalur pendidikan dan pelatihan (Diklat), pembinaan Diklat khususnya Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV ke arah Diklat berbasis kompetensi, terus dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil. Salah satu upaya pembinaan yang telah ditempuh adalah melalui penerbitan modul Diklat.

Kehadiran modul Diklatpim Tingkat IV ini memiliki nilai strategis karena menjadi acuan dalam proses pembelajaran, sehingga kebijakan pembinaan Diklat yang berupa standarisasi penyelenggaraan Diklat dapat diwujudkan. Oleh karena itu, modul ini dapat membantu widyaiswara atau fasilitator Diklat dalam mendisain pengajaran yang akan disampaikan kepada peserta Diklat; membantu pengelola dan penyelenggara Diklat dalam penyelenggaraan Diklat; dan membantu peserta Diklat dalam mengikuti proses pembelajaran. Untuk maksud inilah maka dilakukan penyempurnaan terhadap keseluruhan modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV yang meliputi substansi dan format.

(4)

peserta Diklat juga dibutuhkan. Kongkritnya, widyaiswara dapat melakukan penyesuaian dan pengembangan terhadap isi modul, sedangkan peserta Diklat dapat memperluas bacaan yang relevan dengan modul ini, sehingga proses pembelajaran dapat berlangsung dinamis, interaktif dan aktual.

Selamat memanfaatkan modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV ini. Semoga melalui modul ini, kompetensi kepemimpinan bagi peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dapat tercapai.

Jakarta, Juli 2008

DEPUTI BIDANG PEMBINAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

APARATUR

NOORSYAMSA DJUMARA

DAFTAR ISI

SAMBUTAN ... iii

KATA PENGANTAR... v

DAFTAR ISI ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang... 1

B. Deskripsi Singkat... 2

C. Hasil Belajar ... 2

D. Indikator Hasil Belajar ... 2

E. Materi Pokok ... 2

F. Manfaat... 3

BAB II INFORMASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN... 4

A. Informasi Sebagai Sasaran Utama Kegiatan Perkantoran ... 5

B. Pengertian Kantor dan Kantor Modern ... 6

C. Pengertian Administrasi Perkantoran Modern... 12

D. Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi ... 17

E. Tugas Pokok dan Tugas Penunjang Dalam Organisasi ... 18

(5)

Kegiatan Penunjang ... 19

G. Peran Kegiatan Perkantoran dalam Penanganan Data/Informasi ... 21

H. Penanganan Data/Informasi dalam Kegiatan Perkantoran... 26

I. Latihan ... 57

J. Rangkuman ... 58

BAB III SISTEM INFORMASI MANAJEMEN... 61

A. Konsep dan Prinsip, Serta Perkembangan Sistem Informasi Manajemen ... 62

B. Pengguna Informasi dalam Organisasi ... 83

C. SIM Sebagai Subsistem dalam Manajemen... 94

D. Latihan ... 97

E. Rangkuman ... 99

BAB IV TEKNIK PELAPORAN ... 100

A. Pengertian, Peranan, Syarat dan Macam Laporan ... 101

B. Laporan dalam Siklus Manajemen ... 119

C. Penyusunan Laporan... 120

D Langkah-langkah Pembuatan Laporan ... 126

E Teknik Penyajian Data... 136

F Penyajian Laporan ... 147

G Latihan... 159

H. Rangkuman ... 160

BAB V PENUTUP... 163

A. Simpulan... 163

B. Tindak Lanjut ... 164

(6)

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang

Pengelolaan informasi dan penulisan atau pembuatan laporan telah menjadi kegiatan umum di lingkungan pekerjaan baik di instansi swasta maupun di instansi pemerintah. Kegiatan ini

merupakan bagian penting dalam sistem informasi tiap organisasi. Sebagai kegiatan umum, pengelolaan informasi dan penulisan laporan telah mengalami perkembangan sedemikian rupa, sehingga di lingkungan pekerjaan dikenal beberapa peralatan pengolahan data, bentuk dan jenis laporan.

Setiap orang yang tergabung dalam organisasi atau instansi baik sebagai staf atau sekretaris, maupun pimpinan pada setiap tingkatan perlu mengetahui pengelolaan informasi dan teknik pelaporan. Lebih-lebih bagi para pejabat pada tingkat eselon IV

dan eselon V di lingkungan instansi pemerintah sangat penting untuk memahaminya mengingat pada instansi masing-masing merekalah sebagai “lower manager” atau “supervisor” yang langsung menghadapi para pelaksana kegiatan penanganan informasi dan pelaporan bagi unitnya. Mereka pula yang langsung menghadapi para pimpinan tingkat atasnya yang

(7)

B.

Deskripsi Singkat

Mata pendidikan dan pelatihan ini menjelaskan peranan dan pemanfaatan teknologi informasi dalam administrasi

perkantoran moderen untuk menghasilkan laporan yang dapat dijadikan masukan bagi pengambilan keputusan.

C.

Hasil Belajar

Setelah membaca modul Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan ini peserta mampu memahami, menjelaskan dan

menerapkan pengelolaan informasi dengan menggunakan teknologi informasi dan menyusunnya dalam bentuk laporan.

D.

Indikator Hasil Belajar

Indikator-indikator hasil belajar adalah :

1. Peserta mampu dan menjelaskan peran informasi dalam

administrasi perkantoran moderen;

2. Peserta mampu dan menjelaskan penggunaan teknologi informasi dalam administrasi perkantoran moderen;

3. Peserta mampu dan menjelaskan teknik laporan dengan menggunakan teknologi informasi.

E.

Materi Pokok

1. Informasi dalam Administrasi Perkantoran Moderen; 2. Sistem Informasi Manajemen;

3. Teknik Pelaporan.

F.

Manfaat

(8)

BAB II

INFORMASI DALAM ADMINISTRASI

PERKANTORAN MODERN

Dalam organisasi, penanganan data/informasi secara fungsional sebenarnya merupakan tugas perkantoran. Tetapi, setiap orang yang

tergabung dalam suatu organisasi, dalam jabatan apa pun, dalam melakukan tugasnya selalu membutuhkan dan menghasilkan data/informasi di samping barang atau jasa sebagai produk substansinya.

Setiap orang, baik pejabat struktural, pejabat fungsional, pejabat

teknis, staf maupun para profesional, dengan substansi kegiatan apa pun selalu terlibat dalam kegiatan perkantoran.

Oleh karena itu, setiap orang yang tergabung dalam suatu organisasi/instansi/perusahaan, terlebih lagi bagi para pejabat dan staf

yang sering disebut sebagai “pegawai kantor” perlu memahami tentang kantor, mampu mengelola dan mempraktikkan dengan baik kegiatan-kegiatan kantor yang berkaitan dengan tugas-tugasnya.

Setelah membaca Bab ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan :

1. pentingnya peran informasi dalam administrasi

perkantoran moderen:

2. informasi sebagai sasaran utama kegiatan perkantoran 3. pengertian kantor dan kantor moderen

4. pengertian administrasi perkantoran moderen

A.

Informasi Sebagai Sasaran Utama Kegiatan

Perkantoran

Informasi. Apa sebenarnya informasi itu? Ada dua perkataan lain yang berkaitan erat dengan pengertian informasi, yaitu fakta

dan data. Fakta atau “fact” berarti nyata, ada. Data (tunggal:

datum) adalah seperangkat fakta tentang sesuatu kejadian, kenyataan atau keadaan. Sedangkan informasi adalah data yang sudah diproses dalam bentuk yang berarti bagi penerimanya.

Pengertian lain mengenai informasi, diartikan sebagai berita yang mengurangi ketidakpastian tentang sesuatu kejadian atau keadaan. Di samping itu, informasi juga diartikan sebagai berita yang menambah pengetahuan sesuai dengan kebutuhan si penerimanya.

Oleh karena informasi berasal dari data, maka kebenaran atau mutu dari informasi tergantung dari data asalnya. Mutu informasi juga banyak tergantung pada proses penanganan data itu menjadi informasi. Penanganan data dan informasi ini dalam organisasi merupakan kegiatan.

(9)

B.

Pengertian Kantor dan Kantor Moderen

Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor”

dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari bahasa Inggris. Mengenai pengertiannya, sejak lebih dari dua puluh tahun yang lalu. Prajudi (1976: 60) menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti:

1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis;

2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya; 3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu

administrasi;

Sedang perkataan bahasa Inggris “office” bisa berarti:

1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function); 2. Jabatan (tenure of official position);

3. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government departement,

etc.);

4. Jasa pelayanan (service, kind help);

5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties);

6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata

usaha (place, building, rooms, of business and clerical work).

Dari berbagai pengertian perkataan “kantoor” dan perkataan

“office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan

sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan

penanganan adalah pengumpulan pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai:

a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan

pendistribusian atau penyampaian data/informasi;

b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.

Garis miring(/) yang terdapat di antara perkataan data dan informasi berarti “dan”, bisa juga berarti “atau”, bisa dibaca “dan atau”.

Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan

dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Sebagai contoh, kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri dan Otonomi Daerah tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia, akan

(10)

administratif. Contoh lain misalnya, PT. Krakatau Steel yang kegiatan utamanya bergerak dalam produksi baja, kegiatan

substansinya berlangsung di pabriknya di Cilegon, Pemerintah Provinsi Banten, tetapi kantornya bisa berada di Jakarta.

Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat; ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam

arti dinamis. Kantor juga bisa dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan, alat-alat dan

perlengkapan lain termasuk mebeler, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.

Lalu apa yang disebut dengan kantor moderen? Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997:662) mengartikan perkataan moderen

dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”

Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah moderen adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Kantor moderen

mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak

sesuai dengan jaman. Kantor moderen juga mendayagunakan biaya serta tata laksana yang efektif, efisien dan produktif.

Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan kantor moderen terbayang suatu bangunan kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Kantor moderen juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized). Perubahan besar memang telah terjadi dalam

lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F.X. Budiyanto, 1991).

Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing, computer). Di satu pihak

tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). Namun, di lain pihak kenyataan masih banyak kantor-kantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil.

(11)

dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, tentu saja tidak harus mengembangkan ke arah moderenisasi

perkantoran yang dilakukan secara serentak atau simultan.

Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal moderenisasi perkantoran. Oleh karena itu, dalam hal moderenisasi ini lebih sering dilakukan per modul (“modularity”).

Namun, kantor moderen perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem

secara keseluruhan. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. Apabila data yang sulit ditemukan tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, maka keputusan akan terganggu, atau keputusan

tidak sempurna. Dampak selanjutnya mudah diperkirakan.

Semakin moderen suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal. Sehubungan dengan itu, semakin moderen suatu kantor semakin banyak informasi yang bisa diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk

kepentingan organisasi atau instansinya.

Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor moderen perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh

negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi.

Contoh mutakhir, bulan Juli 2001 dunia dilanda virus “Code Red”. Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus “Code Red”, sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia, yaitu virus komputer “Nimda”.

Virus komputer Nimda yang merupakan kebalikan dari “admin”,

muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 September 2001, menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu malam.

Harian Kompas (Kamis, 20 September 2001, hlm. 2) memberitakan: “Hari Rabu (19/9), ribuan bisnis Eropa

mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi Nimda yang menyebar lewat e-mail yang terinfeksi.

Para ahli keamanan datanet mengkhawatirkan potensi virus Nimda ini, setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September

2001. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan serangan itu, tetapi dia mengingatkan “…… kerusakan yang dibuat Nimda bakal lebih hebat dibanding Code Red yang telah memakan dana 2,6 milyard dollar AS untuk membersihkannya.”

(12)

Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran

moderen, jelas data/informasi merupakan sasaran utama, dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran.

C.

Pengertian Administrasi Perkantoran Moderen

Pengertian kantor sudah dibahas di atas. Untuk mengetahui pengertian administrasi perkantoran kiranya perlu lebih dahulu melihat sekilas pengertian administrasi. Di Indonesia sebelum

tahun 1950-an, yaitu sebelum berdirinya Lembaga Administrasi Negara (LAN), setiap mendengar perkataan administrasi orang lebih mengartikan administrasi ini sebagai kegiatan kertas (paper work), sebagai kegiatan tata usaha, kegiatan tulis menulis atau ‘clerical works’. Administrasi dalam hal ini diartikan

hampir sama dengan ‘administratie’ dalam bahasa Belanda.

Setelah berdirinya Lembaga Adminstrasi Negara dengan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1957, lebih-lebih setelah kegiatannya berjalan tahun 1958, mulai luas dikenal bahwa

pengertian administrasi adalah lebih luas, bahkan jauh lebih luas daripada ‘sekedar’ kegiatan tulis menulis atau ‘clerical works’.

Memang berbagai pengertian diberikan terhadap perkataan administrasi atau ‘administration’ dalam bahasa Inggris. Namun

pada intinya administrasi sebagai proses diartikan sebagai keseluruhan proses kegiatan usaha bersama yang dilakukan oleh

dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Sebagai proses administrasi terdiri atas berbagai macam kegiatan. Kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam administrasi ini juga saling berhubungan baik langsung atau tidak langsung, saling tergantung dan saling menentukan sebagai suatu sistem. Sebagai suatu sistem administrasi tentunya dipengaruhi oleh

komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang ada di dalamnya dan juga dipengaruhi oleh suprasistem atau lingkungannya.

Dari uraian di atas jelas bahwa administrasi mempunyai

pengertian yang sangat luas. Dalam pengertian yang luas itu dua aspek yang ada dalam administrasi adalah organisasi dan manajemen. Dua aspek administrasi yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya. Eksistensi manajemen adalah di dalam organisasi, sedangkan

organisasi merupakan alat bagi manajemen untuk memperoleh hasil-hasil dalam rangka mencapai tujuan administrasi.

Perkantoran adalah juga kegiatan usaha bersama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Oleh karena itu perkantoran pun merupakan suatu

(13)

usaha bersama yang dilakukan dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam bidang

perkantoran. Kegiatan perkantoran sebagaimana telah disebutkan di bagian depan adalah kegiatan yang berhubungan dengan penanganan data/informasi.

Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek dari administrasi yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi

dan manajemen, maka bicara mengenai administrasi perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan manajemen perkantoran beserta kegiatan-kegiatannya. Meskipun demikian kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen. Kedua istilah

ini digunakan silih berganti, misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. Bush bisa juga disebut manajemen pemerintahan Presiden George W. Bush. Administrasi Perkantoran (Office Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management).

Mengacu pada pengertian bahwa membahas administrasi berarti mambahas organisasi dan manajemen, maka membahas administrasi moderen berarti membahas organisasi dan manajemen moderen. Membahas administrasi perkantoran moderen berarti membahas organisasi perkantoran dan

manajemen perkantoran moderen.

Organisasi perkantoran moderen sebagaimana organisasi moderen pada umumnya adalah organisasi yang disusun dan

bekerja secara analistis, sistematis dan rasional. Sesuai dengan pengertian yang disebutkan dalam Kamus Besar Bahasa

Indonesia terhadap perkataan moderen, tentu saja orang-orang yang tergabung dalam organisasi moderen diharapkan memiliki “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman”.

Era moderen menuntut keterbukaan, domokratis, dan

partisipapsi yang dapat dipertanggungjawabkan. J.B. Kristiadi sebagai ketua Lembaga Administrasi negara (LAN) dalam Rapat Koordinasi Nasional Pendayagunaan Aparatur Negara (RAKOR PAN) tanggal 20 s.d. 24 April 1994, mengindikasikan bahwa ciri organisasi dalam manajemen moderen akan berubah

antara lain karena:

1. Perkembangan teknologi sistem informasi akan mengurangi hirarkhi yang ketat;

2. Organisasi lebih mendasarkan pada sistem informasi (information based organization).

Tentang Manajemen Perkantoran Moderen, sebagaimana manajemen bidang-bidang lain, keberadaannya merupakan hasil dari suatu proses evolusi. Sudah banyak dibahas dalam berbagai kepustakaan ilmu administrasi mengenai fase pemunculan manajemen dalam berbagai bentuk:

1. Manajemen Klasik atau sering juga disebut Manajemen Tradisional;

2. Manajemen Ilmiah;

(14)

4. Manajemen Model Sumber Daya Manusia; 5. Manajemen Moderen.

Manajemen Moderen merupakan siklus evolusi yang saling melengkapi dari teori-teori manajemen. J.B. Kristiadi pada kesempatan yang sama dalam Rakor PAN menyebutkan terdapat empat perkembangan yang menumbuhkan manajemen moderen: 1. Semakin sempurna teknik-teknik kuantitatif;

2. Telah berkembang konsep kesisteman, sehingga memungkinkan adanya interkoneksi dan interdependensi; 3. Adanya perkembangan teknologi komunikasi;

4. Adanya perkembangan teknologi sistem informasi yang mampu menawarkan on-line/real time.

J.B. Kristiadi juga menyebutkan beberapa ciri menonjol dalam manajemen moderen antara lain:

1. Manajemen menerapkan asas keterpaduan dan partisipasi (share), kepedulian (care), dan keadilan (fair);

2. Manajemen menerapkan piranti-piranti manajemen yang tepat guna, relevan dengan situasi dan kondisi lingkungan, sehingga mampu menunjukkan kinerja.

Dengan uraian singkat tersebut di atas, kiranya mudah dimengerti dan mudah dirumuskan pengertian Administrasi

Perkantoran Moderen. Administrasi Perkantoran Moderen adalah administrasi perkantoran yang menunjukkan ciri-ciri organisasi dan manajemen moderen dengan orang-orang yang

tergabung di dalamnya memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman.

D.

Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran

dalam Organisasi

Telah dijelaskan bahwa pada subbab di atas, bahwa dua aspek dari administrasi yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Untuk mengetahui

kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi.

Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi, antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama

untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis.

Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi

mengandung unsur-unsur: 1. Kelompok orang; 2. Kerjasama; 3. Tujuan;

4. Keterikatan formal;

5. Susunan hierarkhi.

(15)

sebagai wadah dari kerja sama tersebut. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis, sedangkan sebagai

wadah sifatnya relatif statis.

E.

Tugas Pokok dan Tugas Penunjang dalam

Organisasi

Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, organisasi melakukan

tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Tugas-tugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang.

Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan

organisasi. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisasi, maka tugas pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. Sebagai contoh, tugas pokok Rumah Sakit Umum Daerah berbeda dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas

Jalan (DLLAJ). Tugas pokok DLLAJ berbeda dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Sama-sama departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan berbeda dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan Otonomi Daerah dan seterusnya.

Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain, tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya,

untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas pokok apapun, dapat dikatakan sama. Yang dimaksud dengan tugas penunjang

adalah tugas-tugas yang bersifat membantu, melayani, memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan.

Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian, keuangan,

material, data/informasi, dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. Kegiatan-kegiatan lainnya yang biasa dimasukkan dalam kegiatan penunjang, misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan, hubungan masyarakat, penanganan masalah-masalah hukum, organisasi dan tata

laksana (ORTALA) atau organisasi dan metoda (O&M).

F.

Kegiatan

Perkantoran

sebagai

Kegiatan

Penunjang

Salah satu dari kegiatan penunjang seperti yang telah disebutkan bahwa kegiatan penanganan data/informasi. Kegiatan

penanganan data/informamsi itulah yang disebut kegiatan perkantoran. Dengan demikian, jelas bahwa kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi adalah termasuk dalam kegiatan penunjang atau sering disebut juga sebagai kegiatan fasilitatif. Dengan perkataan lain, dalam suatu organisasi kegiatan

perkantoran bukanlah tugas pokok.

(16)

tugas tersebut sama pentingnya. Tugas pokok tidak akan dapat berjalan dengan baik tanpa kegiatan penunjang yang membantu,

melayani, memudahkan dan melancarkan.

Penyebutan tugas pokok dan tugas penunjang juga tergantung dari mana melihatnya. Mengenai hal ini dapat diterangkan sebagai berikut:

1. Pemilahan tugas pokok dan tugas penunjang merupakan konsep yang umum dipakai oleh organisasi-organisasi baik di

lingkungan administrasi publik maupun di lingkungan administrasi privat atau niaga.

2. Dalam organisasi terutama di lingkungan administrasi publik, kegiatan-kegiatan penunjang dilakukan oleh suatu unit organisasi atau kelembagaan yang biasanya disebut

sekretariat. Sekretariat menangani seluruh atau sebagian kegiatan penunjang. Contoh: Sekretariat Jenderal Perserikatan Bangsa-Bangsa, Sekretariat Negara, Sekretariat Kabinet, Sekretariat Jenderal Departemen, Sekretariat Direktorat Jenderal, Sekretariat Lembaga Pemerintah

Nondepartemen, dan sebagainya.

3. Dari contoh pada butir b) di atas, Sekretariat Jenderal suatu departemen adalah pelaksana tugas-tugas penunjang bagi departemen yang bersangkutan. Oleh karena itu, Sekretariat Jenderal suatu departemen minimal menangani kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian, keuangan,

material dan perlengkapan, data/informasi, perencanaan, hukum, kehumasan, dan lainnya yang dianggap perlu. Dengan singkat dikatakan bahwa kegiatan pokok dari

sekretariat adalah melaksanakan kegiatan-kegiatan penunjang bagi organisasi dan manajemen.

4. Dengan penjelasan sebagaimana telah diuraikan, maka dilihat dari lingkup organisasi (contoh departemen) penanganan data/informasi atau kegiatan perkantoran dari lingkup kesekretariatan (contoh sekretariat jenderal departemen) kegiatan perkantoran adalah sebagai tugas pokok.

Dari penjelasan di atas, mudah dapat dimengerti bahwa penyebutan tugas pokok atau tugas penunjang tergantung dari sisi mana melihatnya.

G.

Peran

Kegiatan

Perkantoran

dalam

Penanganan Data/Informasi

Membahas tentang peran berarti membahas kaitan antara yang satu dan yang lain. Membahas peran kegiatan perkantoran dalam organisasi berarti membahas kaitan antara kegiatan perkantoran dan kegiatan-kegiatan lainnya dalam organisasi dan manfaat apa yang bisa diperoleh kegiatan-kegiatan lain dari kegiatan

perkantoran.

Kegiatan perkantoran sebagaimana yang telah diuraikan adalah menangani data/informasi. Yang dimaksud dengan penanganan di sini adalah kegiatan-kegiatan pengumpulan, pencatatan,

(17)

masukan (input) di samping masukan yang lain seperti bahan dan energi. Hasil dari setiap kegiatanpun di samping jasa atau

barang termasuk yang dihasilkan adalah juga data/informasi. Dengan demikian kegiatan perkantoran yang kegiatan utamanya adalah menangani data/informasi menyusup ke dalam semua kegiatan dalam organisasi, baik pada tugas substantif organisasi maupun tugas-tugas fasilitatif lainnya.

Dalam kaitannya dengan kegiatan-kegiatan pimpinan, kegiatan perkantoran pun sangat penting dalam menunjang penyelenggaraan fungsi dan peran pimpinan pada setiap tingkat. Setiap pimpinan atau manajer mempunyai fungsi dan peran yang penyelenggaraannya tidak mungkin lepas dari kebutuhan

data/informasi.

1. Kegiatan Perkantoran dan Fungsi-fungsi Pimpinan

Sudah banyak dibahas dalam berbagai forum dan kepustakaan lain, bahwa setiap pimpinan atau manajer

mempunyai fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengarahan, pengawasan dan pengendalian.

Semua tingkatan manajer mempunyai fungsi-fungsi

tersebut. Memang volume dan intensitasnya untuk masing-masing tingkatan tidak sama, tetapi untuk keperluan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengarahkan, serta mengawasi dan mengendalikan semuanya pasti membutuhkan data/informasi.

Besarnya persentase untuk masing-masing fungsi pada

masing-masing tingkat manajer, yaitu Manajer Teras (Manajer Puncak), Manajer Madya (Manajer Menengah) dan Manajer Garis Depan (Manajer Bawah) dikemukakan oleh Mintzberg (1975) sebagai berikut :

Gambar 1

Hubungan antara Tingkat-Tingkat Manajer dan Fungsi Manajemen.

MANAJER MANAJER MANAJER PUNCAK MENENGAH BAWAH

*) Sumber : Dikembangkan dari H. Mintzberg, The Nature of Managerial Works, Harper and Row, New York, 1975

Untuk penyelenggaraan fungsi-fungsi tersebut perlu penanganan data/informasi yang kegiatan-kegiatannya

(18)

berupa pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian

data/informasi.

2. Kegiatan Perkantoran dan Peran Pimpinan

Di samping mempunyai fungsi-fungsi setiap pimpinan pada setiap tingkatan secara pragmatis mempunyai peran-peran interpersonal, peran informasional dan peran desisional.

a. Peran Interpersonal

Pimpinan pada setiap tingkatan selalu melakukan hubungan-hubungan antarpribadi baik dengan atasan, dengan bawahan, dengan pimpinan-pimpinan lain yang setingkat atau relatif setingkat, baik di dalam organisasi sendiri maupun dengan

pejabat-pejabat pimpinan lain di luar organisasinya. Dalam penyelenggaraan peran interpersonal pimpinan harus bertindak sebagai figure atau tokoh utama dalam tingkat organisasinya. Pimpinan juga harus bisa bertindak sebagai pemimpin bagi ‘anak buahnya’. Di samping itu pimpinan

juga harus bertindak sebagai penghubung bagi kepentingan unit atau organisasinya.

Sangat sulit melakukan peran interpersonal ini tanpa bantuan kegiatan perkantoran.

b. Peran Informasional

Pimpinan pada setiap tingkat selalu melakukan peran informasional. Dalam melakukan peranan ini pimpinan harus bertindak sebagai monitor, sebagai penyebar informasi dan sebagai ‘juru bicara’ atau bertindak sebagai ‘petugas

hubungan masyarakat’ yang positif bagi organisasi dan unitnya.

c. Peran Desisional

Pimpinan pada setiap tingkat juga selalu melakukan peran desisional atau peran pengambilan keputusan. Dalam menyelenggarakan peran desisional ini pimpinan harus dapat bertindak sebagai penyelesai persoalan, juga sebagai penentu, pengatur dan penyalur sumber daya yang diperlukan

organisasi atau unitnya. Dalam melakukan peran desisional ini pimpinan juga bertindak sebagai negosiator dalam pembicaraan-pembicaraan yang perlu dilakukan.

Tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh pimpinan seperti di atas menuntut pimpinan harus dapat mengambil

keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat memerlukan informasi yang tepat pula. Informasi yang tepat hanya dihasilkan oleh kegiatan perkantoran yang tepat pula.

3. Kegiatan Perkantoran dan Kecakapan Pimpinan

Penerapan kecakapan pimpinan juga memerlukan dukungan kegiatan perkantoran. Sebagaimana diketahui setiap pimpinan atau manajer membutuhkan kecakapan-kecakapan interpersonal, kecakapan teknis dan kecakapan konseptual. Semakin tinggi tingkat atau posisi pimpinan dalam organisasi semakin lebih

banyak membutuhkan kecakapan interpersonal dan kecakapan konseptual.

(19)

Gambar 2

Hubungan antara tingkat-tingkat manajer dan kecakapan manajer

H.

Penanganan Data/Informasi dalam Kegiatan

Perkantoran

Penanganan data/informasi dalam kegiatan perkantoran

mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian. Untuk melakukan kegiatan-kegiatan tersebut tentu saja diperlukan gedung dan ruangan yang memadai. Dalam penanganan data/informasi juga diperlukan kondisi fisik dan faktor

lingkungan yang menunjang. Bahkan kegiatan-kegiatan lain yang tampaknya tidak secara langsung berhubungan, seperti kegiatan-kegiatan pengepakan (packing) dan pengiriman (sending) diperlukan dalam penanganan data/informasi. Oleh karena itu di bawah ini diuraikan macam-macam kegiatan

Manajer Puncak

Manajer Menengah

Manajer Bawah

Kecakapan Interpersonal

Kecakapan Teknis

Kecakapan Konseptual

perkantoran yang senyatanya tampak dalam praktik sebagai berikut:

1. Bangunan dan Tata Ruang Kantor

a. Bangunan Kantor

Mengenai bangunan kantor beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dipertimbangkan antara lain: 1) Lokasi

Sebaiknya memang lokasi bangunan kantor sesuai

dengan tugas pokok organisasi. Tetapi ada pandangan secara umum apabila kantor dibangun di pusat kota atau di kawasan bisnis untuk perusahaan-perusahaan bisnis biasanya dipandang nilai prestisenya tinggi.

Pertimbangan lain untuk lokasi kantor di samping di pusat kota adalah di pinggir kota, di kota kecil atau di desa.

Pada akhir tahun 1998, sebagai dampak dari krisis

ekonomi yang berkepanjangan di Indonesia, diketahui banyak perusahaan yang memindahkan kantornya dari Kawasan Pusat Bisnis (KPB) seperti di Jalan Sudirman atau Jalan Thamrin di Jakarta ke lokasi pabriknya di Bekasi atau ke

(20)

2) Bentuk

Untuk mengantisipasi pengembangan, banyak

disarankan mengikuti rumus berbentuk huruf I L C O B atau T dan H.

3) Bertingkat/Tidak Bertingkat

Bangunan kantor bertingkat atau tidak bertingkat memang masing-masing ada kekurangan dan kelebihannya.

b. Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang dimaksudkan di sini adalah kegiatan pengaturan atau penyusunan tata letak dan ruang kerja pegawai dan peralatan/perlengkapan kantor dalam rangka penyelenggaraan kegiatan perkantoran.

Tata ruang kantor merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja pegawai. Faktor-faktor lain di samping tata ruang yang dimaksud adalah tempat kerja termasuk meja dan kursi kerja, peralatan termasuk mesin-mesin, kondisi

fisik dan faktor lingkungan, bahkan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan peraturan-peraturan yang berlaku atau diberlakukan dalam kantor atau organisasi yang bersangkutan. Faktor-faktor tersebut mempengaruhi

input baik yang berupa bahan, energi maupun data/informasi untuk sampai pada tahapan proses guna

menghasilkan out-put tertentu.

Tujuan dari kegiatan penataan ruang kantor ini adalah agar:

1) Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin;

2) Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien;

3) Penggunaan segenap ruangan kantor efektif dan efisien;

4) Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara; 5) Diperoleh kesan baik dari pihak luar, terutama dari

segi estetika;

6) Mudah dilakukan ubahan-ubahan jika diperlukan; 7) Mudah dilakukan pengawasan.

2. Kondisi Fisik dan Faktor Lingkungan

Kondisi fisik dan faktor lingkungan yang dimaksudkan di sini adalah semua kondisi yang sifatnya nyata, bisa dilihat atau dirasakan. Meskipun sifatnya fisikal tetapi kondisi ini mempengaruhi mental, psikologis, yang selanjutnya mempengaruhi kenyamanan dan semangat kerja.

1) Cahaya

Cahaya yang paling baik untuk kerja sebenarnya adalah cahaya alam (matahari). Akan tetapi di dalam ruangan tentunya kita tidak selalu dapat memanfaatkan cahaya alam sekehendak kita. Oleh karena itu dalam

ruangan-ruangan kantor banyak dipakai cahaya lampu. Mengenai penggunaan cahaya perlu dipertimbangkan macam dan jumlah cahaya yang diperlukan.

(21)

a) Cahaya langsung; b) Cahaya tidak langsung;

c) Cahaya setengah langsung; d) Cahaya setengah tidak langsung.

Mengenai jumlah cahaya yang diperlukan untuk melakukan kegiatan perkantoran banyak yang menulis dan membaca American Management Association

(AMA) menyarankan sebanyak 30 foot-candles.

2) Warna

Warna sudah dikenal tidak hanya mempengaruhi fisik terutama penglihatan, tetapi juga mempengaruhi kejiwaan. Untuk ruangan kantor warna yang dianggap tepat adalah krem atau kuning muda yang tidak

menyilaukan. Kemungkinan bisa dipakai biru muda lembut untuk pekerjaan-pekerjaan mental.

3) Udara

Untuk ruangan-ruangan kantor memang diharapkan udara selalu segar dengan ventilasi yang baik, dan suhu

yang sesuai. Akan tetapi kondisi dan lingkungan alam tidak selalu mendukung untuk memperolehnya. Oleh karena itu sering digunakan pengatur kondisi udara (air conditioner). Di negara-negara tropis “air conditioner” biasa dipasang pada suhu antara 20 sampai 27 derajat Celcius.

Di negara-negara yang biasa dengan musim dingin, biasanya alat pengatur kondisi udara dipasang pada suhu antara 19 sampai dengan 21 derajat Celcius atau antara 67 – 70 derajat Fahrenheit. (Geoffrey Mills dkk.

Moderen Office Management”, terjemahan Budiyanto, Binarupa Aksara, Jakarta, 1991, hal. 409).

4) Dekorasi

Dekorasi yang dimaksudkan di sini adalah dekorasi yang tidak hanya dimaksudkan untuk memperoleh keindahan, tetapi juga dimaksudkan untuk dapat meningkatkan semangat kerja. Dekorasi yang sampai saat ini masih dianggap dapat meningkatkan semangat

kerja di Indonesia antara lain adalah lambang negara, gambar Presiden dan Wakil Presiden, gambar pimpinan-pimpinan puncak organisasi dari kantor yang bersangkutan, piala-piala atau tanda penghargaan yang pernah diraih.

5) Suara

Para penyelenggara kegiatan perkantoran tentunya tidak menghendaki suara bising, karena akan mengganggu konsentrasi dan mudah menimbulkan kegelisahan. Tetapi suasana ruangan kantor yang sepi sekali sampai

mendekati nol desimal juga dirasakan mencekam. Banyak kalangan yang menganggap musik dapat membantu gairah kerja. Penggunaan musik sambil kerja harus dipandu oleh berbagai pertimbangan.

3. Korespondensi

a. Pengertian Korespondensi dan Surat

(22)

sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain dapat

dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. Dari uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk

menyampaikan warta atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain.

Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi, karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi.

Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless”. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas

sama sekali.

Dalam komunikasi, data/informasi kantor-kantor moderen banyak yang menggunakan metoda-metoda

lain seperti teleprinter, facsimile, telenote, teletext, cctv, internet, e-mail, dan lain-lainnya. Metoda-metoda tersebut sangat menguntungkan bagi kecepatan pengiriman atau penerimaan data/informasi. Namun demikian dalam kondisi-kondisi tertentu masih tetap diperlukan “print out” dari data/informasi yang

dikomunikasikan. Kondisi-kondisi tertentu yang dimaksud antara lain misalnya karena data/ informasi yang bersangkutan:

Jumlahnya begitu banyak dan rumit;

Diperlukan secara intensif dan terus menerus dalam

proses kegiatan;

Diperlukan sebagai bukti formal.

b. Syarat-syarat Surat yang baik

Surat yang ditulis, oleh siapapun, harus baik. Beberapa

butir kriteria surat yang disebut baik adalah bahwa surat harus:

1) Jelas; 2) Tegas; 3) Ringkas; 4) Lengkap;

5) Tepat; 6) Sopan;

(23)

8) Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan, dan

9) Juga untuk surat-surat dinas, harus ada keseragaman pola bentuk.

c. Bagian-bagian Surat

Surat terdiri atas bagian-bagian surat. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini.

Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala, bagian tubuh dan kaki surat. Masing-masing bagian itu terdiri dari subbagian-subbagian. Untuk memudahkan, dalam buku ini disebutkan secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai

berikut:

1) Kepala surat; 2) Tanggal surat; 3) Nomor surat; 4) Lampiran;

5) Hal atau perihal; 6) Alamat dalam; 7) Salam pembuka; 8) Isi surat; 9) Salam penutup; 10) Penutup surat;

11) Initial; 12) Tembusan;

13) Sifat; 14) U.p atau c.q

15) N.B dan P.S

Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh tiap-tiap organisasi. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan

bagian-bagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan, dan digunakan sebagai pedoman. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang

bersangkutan. Untuk instansi-instansi pemerintah, pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ini dimuat dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata

Persuratan Dinas.

d. Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu membuat

(24)

Bentuk atau ”style” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan, Untuk

instansi pemerintah, bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas.

Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No.71 Tahun 1993, di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat yang biasa dipakai untuk komunikasi secara formal

yaitu:

1) Bentuk Balok Penuh (Full Block Style)

2) Bentuk Balok yang diubah (Modified Block Style) 3) Bentuk Setengah Balok (Semi Block Style) 4) Bentuk Sederhana (Simplified)

5) Bentuk Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style) 6) Bentuk Paragraf (Hanging Paragraf)

4. Kearsipan

Kearsipan menangani arsip sejak warkat atau dokumen

dinyatakan ‘simpan’ atau ‘file’ (kegiatan ini sering disebut juga sebagai penciptaan arsip), penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman, pemeliharaan, pengendalian, penyusutan dan pemusnahan.

a. Pengertian Arsip

Arsip menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971

tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan disebutkan pada pasal 1, ialah:

1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan Tunggal maupun berkelompok,

dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; 2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kehidupan kebangsaan.

Arsip sebagaimana disebutkan pada butir 1) di atas adalah dalam wewenang dan tanggung jawab sepenuhnya dari pemerintah. Sedangkan pemerintah berkewajiban untuk mengamankan

arsip sebagaimana dimaksudkan pada butir 2) di atas sebagai bukti pertanggung jawaban nasional, yang penguasanya dilakukan berdasarkan perundangan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya. (UU No. 7/1971, pasal 4).

(25)

rekaman, film dan lain sebagainya. Naskah-naskah sebagaimana dimaksudkan di atas sering disebut

warkat atau dalam bahasa Inggris disebut records. Dalam kaitan ini William Benedon dalam buku

Records Management sebagaimana dikutip oleh The Liang Gie (1995: 116) menyebutkan records

sebagai “any paper, book, photograph, microfilm, map, drawing, chart, card, magnetic tape, or any

copy or print-out thereof, that has been generated or received by a company or its operating units or its successor as evidence of its activities or because of information contained therein.

b. Arsip Dinamis dan Arsip Statis

Arsip dibedakan ke dalam arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari

administrasi. Arsip dinamis dibedakan ke dalam arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi

sudah menurun.

c. Nilai Guna Arsip

Arsip-arsip yang memuat berbagai macam keterangan perlu disimpan dan dipelihara agar aman, tidak rusak atau hilang. Secara umum dikatakan arsip mempunyai

kegunaan sebagai alat pengingat. Sebagai alat pengingat selanjutnya dapat digunakan sebagai bahan acuan untuk penilaian atau penyusunan program-program pengembangan selanjutnya dari kegiatan organisasi yang bersangkutan. Selain mempunyai

kegunaan secara umum sebagai pengingat, warkat-warkat yang disimpan sebagai arsip juga karena mempunyai satu atau beberapa kegunaan khusus. Di Amerika Serikat sudah banyak dikenal orang bahwa nilai guna yang mungkin terdapat pada warkat sehingga

perlu disimpan, dicakup dalam satu istilah pengingat “ALFRED” yang kepanjangannya:

A - Administrative value (nilai administrasi) L - Legal value (nilai hukum)

F - Fiscal value (nilai bidang keuangan) R - Research value (nilai penelitian)

(26)

Beberapa pendapat yang hampir mirip menyebutkan juga nilai-nilai seperti: value for policy use, value for operating use, value for historical use.

d. Penyusutan Arsip

Beberapa warkat yang mempunyai nilai kompleks, seperti dokumen yang menyangkut tanah, gedung, perusahaan/organisasi, riwayat orang,

kebijaksanaan-kebijaksanaan, biasanya secara terus menerus diperlukan meskipun frekuensi pemakaiannya tidak tentu. Warkat-warkat semacam itu penyimpanannya biasanya ditempatkan secara khusus; bahkan jika dilihat dari jangka waktu penyimpanannya bisa bersifat

abadi. Namun demikian untuk warkat-warkat yang lain pada umumnya mempunyai kegunaan yang tidak berlangsung untuk selama-lamanya. Dengan kata lain, tingkat pemakaian bahkan nilai guna arsip bisa berkurang dan bahkan mungkin pada suatu saat tidak

mempunyai nilai guna lagi. Oleh karena itu perlu dilakukan pengurangan arsip atau biasa disebut dengan penyusutan.

Penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

1) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing;

2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;

3) Menyerahkan arsip statif oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Mengenai penyusutan arsip di lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, beserta peraturan-peraturan

pelaksanaannya.

e. Sistem Penyimpanan

Ada 5 dasar pokok sistem penyimpanan dalam kearsipan (filing) yang dapat digunakan, yaitu:

1) Sistem Abjad; 2) Sistem Subjek; 3) Sistem Geografis; 4) Sistem Nomor; 5) Sistem Kronologis.

Dalam praktik penyelenggaraan tidak terlepas kemungkinan digunakan sistem gabungan antara sistem-sistem tersebut di atas. Sistem penyimpanan seperti di atas juga digunakan dalam kearsipan kantor-kantor moderen yang memakai “file” elektronik atau

microfilm.

5. Pengurusan Surat

(27)

surat-surat masuk (incoming mail) dan pengurusan surat-surat keluar (outgoing mail).

Pengurusan surat masuk dimulai dengan penerimaan, penyortiran, pembukaan amplop, pembacaan, pengarahan dan penyampaian ke unit-unit atau pejabat-pejabat yang dituju sebagai pengolah.

Dalam proses pengurusan surat masuk dari penerimaan sampai dengan pengiriman ke unit atau pejabat yang dituju,

terjadi juga kegiatan pencatatan. Sarana pencatatan, apakah buku agenda atau kartu kendali, tergantung dari sistem yang digunakan.

Pengurusan surat keluar dimulai dari penyusutan draft atau konsep surat sampai dengan surat tersebut dikirim ke luar

dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. Dalam proses pengurusan surat keluar ini termasuk juga kegiatan-kegiatan pencatatan, baik pencatatan di unit pengolah maupun pencatatan di unit yang secara fungsional ditugasi mengurus surat-menyurat dan ekspedisi.

6. Pengetikan

Pada masa sekarang ini rasanya sulit menyebutkan kantor yang tanpa kegiatan pengetikan. Dengan kata lain dalam kegiatan perkantoran pasti terdapat kegiatan pengetikan,

apakah dengan menggunakan mesin tik manual, electric, atau electronics.

Bahan yang diketik pun berbagai macam dari surat, naskah pidato, catatan-catatan, pengisian formulir dan lain-lainnya, untuk berbagai macam kepentingan baik untuk pemrosesan,

penyimpanan, pendistribusian data/informasi ataupun komunikasi.

Perkembangan akhir-akhir ini menunjukkan penggunaan mesin tik manual maupun mesin tik elektrik banyak berkurang. Sebaliknya, kegiatan pengetikan lebih banyak dilakukan dengan komputer atau word processor yang berperan sendiri (personal) maupun yang digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem. Meskipun ada beberapa

kerugiannya, tetapi penggunaan komputer atau word processor lebih banyak keuntungannya baik dari segi waktu, tenaga, maupun mutu hasilnya.

7. Penggandaan

Penggandaan atau sering disebutkan dengan reproduksi atau

duplicating adalah memperbanyak atau membuat dalam jumlah banyak suatu naskah dengan bantuk dan isi yang sama. Untuk berbagai keperluan, naskah-naskah atau warkat dalam rangka kegiatan perkantoran harus digandakan.

Berbagai cara dan alat yang digunakan untuk penggandaan, yang umum dipakai apabila menggunakan mesin tik adalah dengan cara membuat tembusan (carbon copy). Cara untuk menggandakan bisa dengan liquid duplicating, stencil duplicating, scanning, copying, printing, off-set.

Perkembangan saat ini banyak dimanfaatkan proses

(28)

8. Pendiktean dan Pelatinan

Kegiatan pendiktean dan pelatinan berkaitan dengan kegiatan perkantoran lainnya seperti pembuatan surat, pencatatan dalam pengumpulan keterangan melalui wawancara, penyusunan laporan dan penyusunan naskah pidato. Kegiatan pendiktean dan pelatinan senantiasa diperlukan dalam pekerjaan-pekerjaan kantor terutama dilaksanakan oleh staf atau oleh para sekretaris. Akan tetapi

staf atau para sekretaris tentunya tidak mungkin setiap saat membawa atau bisa menyiapkan alat atau mesin perekam di mana saja dan kapan saja, sedangkan kegiatan mencatat dengan cepat bisa terjadi kapan dan di mana saja. Oleh karena itu staf atau sekretaris perlu memiliki ketrampilan

menulis cepat (steno).

9. Perekaman

Perekaman adalah kegiatan merekam baik suara maupun gambar. Untuk berbagai keperluan data/informasi perlu

direkam. Data/informasi yang harus direkam tidak hanya sifatnya lisan, tetapi juga berupa gambar, denah, bagan, maket, model dan lain-lainnya.

10. Penghitungan

Kegiatan perkantoran tidak mungkin lepas dari kegiatan penghitungan. Bahkan kegiatan penghitungan ini tidak hanya terdapat pada pengolahan data/informasi, tetapi juga kegiatan lain yaitu pengumpulan, pencatatan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi tidak

lepas pula dari kegiatan penghitungan. Kegiatan penghitungan yang sifatnya sederhana memang dapat

dilakukan tanpa alat. Akan tetapi penghitungan tanpa alat tidak mungkin mencakup segala macam penghitungan yang jumlah dan kerumitannya semakin tinggi. Oleh karena itu dalam kegiatan perkantoran selalu dibantu dengan alat, baik berupa abacus, adding machines, calculating machines

(kalkulator) atau komputer digital, dan komputer yang lebih

canggih yang memiliki arithmatic logic yang berkemampuan tinggi.

11. Performuliran

Kegiatan pemformuliran merupakan rangkaian kegiatan

pembuatan formulir (form design) dan pengendalian (form control) sebagai sarana efisiensi dan efektivitas kerja perkantoran.

Formulir atau lembar isian yang dimaksud di sini adalah lembar kertas yang memuat

kolom-kolom/lajur-lajur/garis-garis untuk mencatat keterangan tertentu yang diperlukan. Dalam rancangan formulir (form design) perlu diperhatikan antara lain hal-hal mengenai:

• Metoda dan prosedur penanganan dan penggunaannya, misalnya apakah dirancang untuk komputer,

pengisiannya dengan ditulis-tangan atau harus diketik;

• Siapa yang diharapkan mengisi, termasuk dalam hal ini yang menyangkut tingkat pendidikannya;

(29)

• Kemudahan dikenali atau dibedakan dengan formulir-formulir yang lain melalui nama, nomor atau

tanda-tanda lain;

• Judul-judul (captions) hendaknya mudah dimengerti, urutan-urutan items mudah diikuti;

• Kotak-kotak/ruangan-ruangan/kolom-kolom kosong untuk menuliskan data atau keterangan cukup longgar tetapi tidak berlebihan;

• Kertas (baik jenis maupun ukurannya) sesuai dengan penggunaan dan proses pengisian serta penangananya oleh petugas termasuk untuk pembakuan dan

reproduksinya.

Ukuran kertas dapat dilihat pada tabel berikut

UKURAN KESATUAN KERTAS

(dihitung dalam milimeter)

Golongan (A) Golongan (B) Golongan (C) Golongan (D) A0 841 X 1189 B0 1000 X 1414 C0 917 X 1297 D0 771 X 1090 A1 594 X 841 B1 707 X 1000 C1 648 X 917 D1 545 X 771 A2 420 X 594 B2 500 X 707 C2 458 X 648 D2 385 X 545 A3 297 X 420 B3 353 X 500 C3 324 X 458 D3 272 X 385 A4 210 X 297 B4 250 X 353 C4 228 X 324 D4 192 X 272 A5 148 X 210 B5 176 X 250 C5 162 X 229 D5 136 X 192 A6 105 X 148 B6 125 X 176 C6 114 X 162 D6 96 X 136 A7 74 X 105 B7 88 X 125 C7 81 X 114 D7 68 X 96 A8 52 X 74 B8 62 X 88 C8 57 X 81 D8 48 X 68

Nama-nama Ukuran Kertas :

A0 = Vierdubbel, (empat ganda) A5 = Blad, (halaman)

A1 = Dubbel vel, (lembaran ganda) A6 = Halfblad, (setengah

halaman)

A2 = Vel, (lembaran) A7 = Kwalblad, (seperempat

halaman)

A3 = Halfvel, (lembaran setengah) A8 = Achtblad, (delapan

halaman)

A4 = Kwartvel,(lembaran seperempat)

Sebagaimana disebutkan di muka bahwa formulir (atau sering juga disebut “blanko”) merupakan alat memudahkan kerja untuk mencapai efisiensi dan efektivitas kerja. Dengan formulir dapat pula dicapai keseragaman dan penyederhanaan dalam pelayanan kerja tulias menulis (pencatatan, penyalinan, pelaporan) serta

pengolahan datanya. Tetapi, tanpa sistem pengendalian dan pengawasan yang baik terhadap penciptaan dan penggunaannya bahkan akan menimbulkan kerugian-kerugian, baik mengenai biaya maupun prosedur lainnya. Oleh karena itu, setiap organisasi atau instansi harus menyelenggarakan program

pengendalian formulir. Pengendalian ini merupakan bagian dari fungsi manajemen untuk menjamin bahwa:

a. hanya formulir yang benar-benar diperlukan yang harus diadakan;

b. formulir yang dirancang sesuai dengan keperluan,

memungkinkan keseragaman dan kesederhanaan dalam pelayanan dan proses kerjanya;

(30)

d. secara teratur diadakan pengkajian atas formulir lama, kemudian jika perlu diadakan perbaikan-perbaikan sesuai

dengan kondisi-kondisi dan organisasi yang ada sekarang; e. terhadap setiap permohonan pembuatan formulir baru, diteliti

dan diuji kegunaannya serta pengaruh-pengaruhnya terhadap kelancaran prosedur organisasi.

12. Perpustakaan dan Dokumentasi

Perpustakaan dan dokumentasi merupakan sumber data/informasi yang sangat penting. Oleh karena itu penanganannya perlu diperhatikan. Karena pentingnya, maka bahan pustaka yang bersifat seperti ensiklopedi, himpunan peraturan perundang-undangan biasanya lokasinya dekat lokasi

kerja para pimimpin. Bahkan beberapa pimpinan menganggap perlu memiliki sendiri bahan pustaka dan dokumentasi yang ditempatkan di ruang kerjanya. Mengingat pentingnya perpustakaan dan dokumentasi sebagai penyedia data/informasi, maka sistem penyusunan, penempatan dan penyimpanan serta

pemutakhirannya perlu selalu diperhatikan.

13. Peralatan/Perlengkapan

Peralatan/perlengkapan yang dimaksudkan di sini adalah semua alat dan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan

perkantoran baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam pengertian alat perkantoran termasuk juga alat tulis kantor (ATK) yang biasanya dimasukkan sebagai barang pakai-habis, alat-alat lain yang nonmasinal maupun masinal, baik yang

bekerja secara manual, elektrik, elektromagnetik, elektronik maupun kimiawi.

Pengelompokan macam peralatan/perlengkapan perkantoran sering didasarkan pada kegiatan-kegiatan perkantoran yang secara garis besar terdiri atas kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.

Oleh karena itu, alat-alat yang dimaksudkan di sini adalah

alat-alat untuk:

a. Pengumpulan atau perolehan data/informasi, seperti telepon, teleks, faksimili, radio telepon, komputer yang tergabung dalam networking baik LAN maupun WAN, atau yang dilengkapi dengan internet dan e-mail;

b. Pencatatan dan perekaman, seperti mesin-mesin tulis, baik yang bekerja secara manual, elektrik maupun yang elektronik seperti komputer dengan segala kemampuannya; c. Pengolahan, seperti mesin-mesin hitung, mesin akunting,

elektronik dan processor atau komputer yang memiliki

kemampuan memproses data;

d. Penyimpanan data/inforasi, seperti berbagai peralatan dalam

filing system yang konvensional berupa folder, guide, kotak

file, filing cabinet, almari dan rak-rak file atau disk,

magnetic tape, film dengan segala perlengkapan penyimpanannya;

(31)

Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada bidang-bidang lain, teknologi pada bidang

perkantoran pun berkembang dengan pesat. Kondisi persaingan yang semakin ketat tambahan lagi dengan sifat perkembangan yang semakin mengglobal, menuntut terwujudnya pengambilan keputusan yang semakin cepat dan tepat. Kecepatan dan ketepatan pengambilan keputusan membutuhkan penyediaan data/informasi yang cepat dan

tepat pula. Oleh karena itu, tuntutan terhadap kegiatan perkantoran tampaknya mutlak harus meningkatkan teknologi informasinya. Penanganan tentang peralatan/perlengkapan kantor di samping mengenai macam-macam yang diperlukan juga mengenai penentuan

prosedur dan standardisasinya.

Penanganan prosedur yang menyangkut

peralatan/perlengkapan kantor meliputi kegiatan perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan atau perawatan, pemusnahan dan

pengawasan dari seluruh kegiatan tersebut. Untuk seluruh kegiatan tersebut perlu ditentukan langkah-langkah dan diinformasikan kepada seluruh pegawai yang dianggap perlu.

Dalam perencanaan misalnya termasuk di dalamnya adalah kegiatan penentuan kebutuhan dan seleksi. Dalam hal ini

beberapa faktor yang perlu diperhatikan antara lain: a. Kebutuhan pekerjaan;

b. Persyaratan khusus pekerjaan sendiri;

c. Jumlah dan nilai keseluruhan waktu yang dapat diketahui;

d. Harga dan nilai pelayanan yang dapat dihasilkan; e. Fleksibilitas penggunaan;

f. Kapasitas alat; g. Nilai estetika; h. Pilihan para pegawai;

i. Pengaruhnya terhadap persyaratan pegawai;

j. Beban kerja untuk masa-masa yang akan datang; kualitas pekerjaan kertas.

Cara pengadaan peralatan bisa dilakukan dengan beli, sewa, beli-sewa atau dengan cara lain. Masing-masing cara yang akan ditempuh perlu dipertimbangkan segi positif dan

negatifnya bagi organisasi dengan memperhatikan aspek pencapaian tujuan pekerjaan, efisiensi, efektivitas, dan produktivitasnya.

Untuk mencapai efisiensi, efektivitas dan produktivitas, kantor-kantor moderen banyak menerapkan standardisasi

pekerjaan, alat-alat dan proses-proses kegiatannya. Manfaat yang bisa diperoleh dengan standardisasi:

a. Standar dapat digunakan sebagai pedoman bagi para pelaksana;

b. Standar membantu para pimpinan dalam mengawasi, mengendalikan dan menilai kegiatan-kegiatan beserta

hasil-hasilnya menjadi tanggung jawabnya;

Gambar

Gambar 1 Hubungan antara Tingkat-Tingkat Manajer dan Fungsi
Gambar 1 Hubungan antara Tingkat Tingkat Manajer dan Fungsi . View in document p.17
Gambar  2
Gambar 2 . View in document p.19
gambar tersebut dapat  dilihat bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, data dan informasi yang dibutuhkan lebih banyak berasal dari luar (external)
gambar tersebut dapat dilihat bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, data dan informasi yang dibutuhkan lebih banyak berasal dari luar (external). View in document p.50
Tabel 3.1. Garis Kemiskinan Sejumlah Daerah di Indonesia         2002-2004 (Rp/Kapita/Bln)
Tabel 3 1 Garis Kemiskinan Sejumlah Daerah di Indonesia 2002 2004 Rp Kapita Bln . View in document p.73
Tabel 3.2. Jumlah Pegawai Negeri Sipil Dirinci menurut Tingkat Pendidikan Keadaan Juni 2006
Tabel 3 2 Jumlah Pegawai Negeri Sipil Dirinci menurut Tingkat Pendidikan Keadaan Juni 2006 . View in document p.73
gambar. Penyajian
Penyajian . View in document p.76
Grafik 3.1. Grafik Garis Jumlah Murid dan
Grafik 3 1 Grafik Garis Jumlah Murid dan . View in document p.77
Grafik 3.2. Garis Kemiskinan di Indonesia
Grafik 3 2 Garis Kemiskinan di Indonesia . View in document p.77
Grafik lingkaran
Grafik lingkaran . View in document p.78
grafik, marilah kita selanjutnya mempelajari tabel.
grafik, marilah kita selanjutnya mempelajari tabel. . View in document p.78

Referensi

Memperbarui...

Download now (89 pages)
Lainnya : pimp4PENGELOLAANINFORMASI Latar Belakang Deskripsi Singkat Hasil Belajar Indikator Hasil Belajar Materi Pokok Manfaat Informasi Sebagai Sasaran Utama Kegiatan Pengertian Kantor dan Kantor Moderen Pengertian Administrasi Perkantoran Moderen Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran Tugas Pokok dan Tugas Penunjang dalam Kegiatan Kegiatan Perkantoran dan Fungsi-fungsi Pimpinan Kegiatan Perkantoran dan Kecakapan Pimpinan Bangunan Kantor Tata Ruang Kantor Kondisi Fisik dan Faktor Lingkungan Pengertian Korespondensi dan Surat Syarat-syarat Surat yang baik Bagian-bagian Surat Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik Pengertian Arsip Arsip Dinamis dan Arsip Statis Nilai Guna Arsip Penyusutan Arsip Pengurusan Surat Pengetikan Penanganan DataInformasi dalam Kegiatan Penggandaan Pendiktean dan Pelatinan Perekaman Penghitungan Performuliran Penanganan DataInformasi dalam Kegiatan Perpustakaan dan Dokumentasi PeralatanPerlengkapan Pengepakan dan Pengiriman Pelayanan Telepon dan Telekomunikasi Lain Penerimaan Tamu dan Penerangan Penyiapan dan Pelayanan Rapat Ketertiban, Keamanan, dan Keselamatan Kerja Pelayanan Perjalanan Penanganan DataInformasi dalam Kegiatan Data dan Informasi Pengertian-Pengertian Manajemen Sistem Informasi Manajemen SIM Prinsip Sistem Informasi Manajemen Perkembangan Sistem Informasi manajemen SIM Mengapa Informasi Dibutuhkan Pengguna Informasi dalam Organisasi Fungsi Informasi Informasi Bagi Pengambil Keputusan Informasi Bagi Para Pimpinan Informasi Bagi Para Pelaksana Informasi Bagi Masyarakat Subsistem dari Sistem Manajemen SIM Nasional Dalam Sistem Manajemen Nasional Latihan Rangkuman pimp4PENGELOLAANINFORMASI Pengertian Laporan Pengertian, Peranan, Syarat, dan Macam