ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus di PT Transito Adiman Jati

Gratis

0
0
124
7 months ago
Preview
Full text
(1)PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus di PT Transito Adiman Jati SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi Oleh: Maria Brigita Irine Amanda F. NIM : 102114080 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2014

(2) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus di PT Transito Adiman Jati SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi Oleh: Maria Brigita Irine Amanda Filiani Nim : 102114080 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2014 i

(3) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

(4) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

(5) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI iv

(6) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI v

(7) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI KATA PENGANTAR Puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan, bimbingan, dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada: 1. Bapak Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian penulis. 2. Ibu Ilsa Haruti Suryandari., S.E,.S.IP., M.Sc., Ak selaku Pembimbing yang telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 3. Ibu Mulyati selaku kepala bagian keuangan, Bapak Danny selaku kepala bagian marketing, Bapak Erwin selaku kepala bagian media, Ibu Endang, Mbak Ning, Mbak Drajat, Mbak Putri, Mbaak Nani, dan bagian-bagian yang terkait pada PT. Transito Adiman Jati yang telah berkenan membantu penulis dalam mencari data yang dibutuhkan. vi

(8) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI vii

(9) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ......................................... ii HALAMAN PENGESAHAN .................................................................... iii HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ................... iv HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ................. v KATA PENGANTAR .............................................................................. vi DAFTAR ISI ........................................................................................... viii DAFTAR TABEL .................................................................................... xii DAFTAR GAMBAR .............................................................................. xiii ABSTRAK .............................................................................................. xiv ABSTRACT ............................................................................................. xv BAB 1 PENDAHULUAN ......................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah ........................................................................ 1 B. Rumusan Masalah ................................................................................. 3 C. Batasan Masalah .................................................................................... 4 D. Tujuan Penelitian ................................................................................... 4 E. Manfaat Penelitian ................................................................................. 5 F. Sistematika Penulisan ............................................................................ 5 BAB II LANDASAN TEORI .................................................................... 8 A. Perusahaan Jasa Periklanan ................................................................... 8 1. Jasa ......................................................................................................... 8 2. Pengertian Peiklanan .............................................................................. 8 3. Tujuan Periklanan .................................................................................. 9 4. Jenis Perusahaan Periklanan .................................................................. 9 B. Sistem Informasi Akuntansi ................................................................ 11 viii

(10) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 1. Definisi Sistem ..................................................................................... 11 2. Informasi .............................................................................................. 11 3. Sistem Informasi .................................................................................. 11 4. Konsep Sistem Informasi ..................................................................... 12 5. Konsep Sistem Informasi Akuntansi .................................................... 13 6. Analisis Sistem ..................................................................................... 14 7. Pengembangan Sistem ......................................................................... 16 8. Perancangan Sistem ............................................................................. 17 9. Komponen–Komponen Sistem Informasi Akuntansi .......................... 17 C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ............................................... 18 1. Pengertian Sistem Informasi Penjualan ............................................... 18 2. Unit Organisasi yang Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit .................................................................................................... 18 3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ........................................ 19 4. Tujuan Sistem Informasi Penjualan ..................................................... 20 5. Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Penjualan ............................ 21 D. Sistem Pengolahan Data Elektronik .................................................... 23 E. Metode Pengolahan Data ...................................................................... 25 F. Pengertian Bagan Alir/Flowchart ........................................................ 28 G. Sistem Pemesanan Penjualan Batch .................................................... 30 H. Review Penelitian Terdahulu .............................................................. 30 BAB III METODE PENELITIAN ........................................................... 32 A. Jenis Penelitian .................................................................................... 32 B. Tempat dan Waktu Penelitian ............................................................. 32 C. Subjek Penelitian dan Objek Penelitian .............................................. 32 D. Data yang diperlukan .......................................................................... 33 E. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 33 ix

(11) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI F. Teknik Analisis Data ............................................................................ 34 BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .................................. 37 A. Profil Perusahaan ................................................................................. 37 B. Sejarah Berdiri dan Perkembangan Perusahaan .................................. 37 C. Struktur Organisasi Perusahaan ........................................................... 40 D. Personalia ............................................................................................ 42 E. Kegiatan Perusahaan ............................................................................ 43 F. Alat yang digunakan dalam kegiatan perusahaan ................................ 44 BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN ............................................ 45 A. Deskripsi Sistem Penjualan Kredit Dalam Perusahaan ....................... 45 B. Identifikasi Masalah ............................................................................ 57 C. Perbandingan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Dilaksanakan oleh Perusahaan dengan Teori ....................................... 62 BAB VI RANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT ............................................................. 67 A.Deskripsi Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit .................................................................................................... 67 B. Rancangan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit ................................................ 68 C. Rancangan Surat Pengantar Pengiriman ............................................. 70 D. Rancangan Sistem Penjualan Kredit ................................................... 73 E. Deskripsi Rancangan Sistem Penjualan Kredit ................................... 77 F. Rancangan Bagan Alir Dokumen ........................................................ 79 BAB VII PENUTUP ................................................................................ 88 A.Kesimpulan .......................................................................................... 88 B. Keterbatasan Penelitian ....................................................................... 90 C. Saran .................................................................................................... 90 x

(12) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 91 LAMPIRAN ............................................................................................. 93 xi

(13) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen ................................................... 29 Tabel 5.1 Fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ........................................................................ 62 Tabel 5.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ....................................................................... 63 Tabel 5.3 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ....................................................................... 65 Tabel 6.1 Rangkuman Masalah dan Solusi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ....................................................................... 67 Tabel 6.2 Ringkasan Usulan Fungsi yang Berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit ..................................... 80 xii

(14) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Proses Transaksi Penjualan .................................................. 27 Gambar 2.2 Sistem Pemesanan Penjualan Batch ..................................... 30 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan ........................................... 40 Gambar 5.1 Diagram Alir Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit ................................................................................... 55 Gambar 6.1 Rancangan Form Persetujuan Penjualan Kredit ................... 69 Gambar 6.2 Rancangan Surat Pengantar Pengiriman .............................. 72 Gambar 6.3 Rancangan Sistem Penjualan Kredit Batch .......................... 73 xiii

(15) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI ABSTRAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT STUDI KASUS DI PT. TRANSITO ADIMAN JATI Maria Brigita Irine Amanda Filiani Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2014 Penelitian ini bertujuan untuk: (1) mengetahui sistem informasi akuntansi yang dijalankan oleh perusahaan, (2) mengetahui apakah sistem dalam perusahaan sudah baik, (3) mengembangkan sistem informasi akuntansi yang ada pada perusahaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian ini adalah: (1) melakukan analisis deskriptif mengenai sistem informasi akuntansi penjualan yang telah diterapkan didalam perusahaan, (2) mengidentifikasi masalah dengan cara menjabarkan identifikasi masalah, penyebab masalah, titik keputusan, dan personil kunci, (3) melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit PT. Transito Adiman Jati Hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa: (1) sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT Transito Adiman Jati sudah cukup baik, dapat dilihat dari adanya prosedur yang jelas pada kegiatan penjualan kredit. (2) Namun ada beberapa kelemahan yang ditemukan antara lain: pembayaran kepada publisher sering lebih dari bulan yang telah disepakati, potensi munculnya pelanggan yang tidak layak mendapat kredit, potensi munculnya piutang tak tertagih yang disebabkan karena belum adanya otorisasi tertulis ketika konsumen baru yang melakukan pembelian secara kredit, kurangnya pengawasan yang dilakukan fungsi penagihan dalam sistem penjualan kredit pada perusahaan, dan sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan nomor seri pajak. (3) Perancangan yang dilakukan antara lain : membuat form persetujuan penjualan kredit dan membuat surat pengantar pengiriman, membuat flowchart penjualan kredit yang baru dengan menambahkan dokumen persetujuan penjualan kredit dan surat pengantar pengiriman serta menambahkan tugas dan wewenang pada beberapa bagian. xiv

(16) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI ABSTRACT ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS OF CREDIT SALES A Case Study at PT Transito Adiman Jati Maria Brigita Irine Amanda Filiani NIM : 102114080 Sanata Dharma University Yogyakarta 2014 The objectives of this research are: (1) to identity the accounting information system implemented by the company, (2) to identity of whether the company has already have an appropriate system or not, (3) to improve the existing accounting information systems of the company in accordance with the need of the company. The steps taken to achieve the objectives of this research were: (1) conducting a descriptive analysis on the accounting information system of credit sales applied by the company, (2) identifying problems through identification of problems, causes of problems, decisions, and key personnel, (3) designing the accounting information system of credit sales for PT Transito Adiman Jati. The results show that: (1) the accounting information system of credit credit sales at PT Transito Adiman Jati was quite good,as shown by the clear procedures of credit sales activities. (2) However there are some weaknesses found: payments to publishers is often done exceeding the agreed month, existing possibility of customers who are not credit worthy, existing possibility of bad debts due to the absence of written authorization when new consumers purchases on credit, lack of supervision on the billing functions of the system of credit sales, and frequent errors in recording the serial number of tax. (3) The proposed design includes: creating a form of credit sale approvement and cover letter of delivery, new flowchart of credit sales by adding credit sales approval documents and cover letter of delivery, and adding some new tasks and authority to some departments.. xv

(17) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Di era globalisasi ini perkembangan pengetahuan dan teknologi yang pesat menyebabkan timbulnya persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Dalam mempertahankan kelangsungan hidup dan mencapai tujuan, perusahaan memerlukan penyediaan informasi yang cukup. Sistem informasi akuntansi tidak hanya sekedar digunakan sebagai sarana pencatatan transaksi keuangan, akan tetapi mempunyai peranan yang penting dalam melaksanakan bisnis suatu perusahaan. Sistem informasi akuntansi berguna untuk pengaturan pelaksanaan kegiatan dalam perusahaan, memudahkan pelaksanaan operasional dan memenuhi tujuan perusahaan yaitu memperoleh laba yang optimal. Laba diperoleh dari kegiatan perusahaan berupa penjualan barang atau jasa yang dihasilkan. Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan salah satu sistem yang penting bagi perusahaan karena sistem informasi akuntansi penjualan merupakan suatu penghasil informasi yang dibutuhkan oleh manajemen tentang penjualan yang dilakukan perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Salah satu aktivitas yang sering dilakukan adalah penjualan kredit. Penjualan kredit menjadi salah satu perhatian perusahaan karena konsumen mendapat kemudahan untuk mendapatkan barang namun tidak diwajibkan untuk 1

(18) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 2 langsung membayar. Terjadinya penjualan kredit jika perusahaan melaksanakan penjualannya dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki tagihan kepada pembeli tersebut. Tagihan yang diberikan perusahaan kepada pembeli akan menimbulkan adanya piutang usaha, hal tersebut mengakibatkan pembeli harus melunasi piutang melalui pembayaran berupa sejumlah uang kepada perusahaan. Agar perusahaan dapat tetap mempertahankan kelangsungan usahanya, perusahaan dituntut untuk lebih maju dan mapan dalam bidangnya. Hal ini menyebabkan kebutuhan perusahaan akan pengembangan sistem menjadi semakin meningkat. PT Transito Adiman Jati merupakan perusahaan jasa periklanan, yaitu perusahaan yang kegiatan utamanya adalah menawarkan jasa sebagai pemasang iklan di suatu media cetak. Transaksi penjualan merupakan transaksi yang frekuensi terjadinya cukup tinggi di perusahaan. Transaksi penjualan yang sering dilakukan PT Transito Adiman Jati adalah penjualan kredit. Penjualan kredit yang dilakukan PT Transito Adiman Jati tidak memiliki syarat khusus. Ketika pelanggan telah melakukan beberapa kali transaksi penjualan maka perusahaan dapat melakukan penjualan secara kredit kepada pelanggan tersebut. PT Transito Adiman Jati dalam menjalankan proses bisnisnya telah didukung oleh sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi yang ada dalam perusahaan kadang kala memerlukan suatu

(19) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 3 pengembangan. Pengembangan sistem informasi akuntansi tersebut bertujuan untuk memperbaiki sistem yang sudah ada dalam perusahaan dan menyesuaikan sistem dengan kebutuhan informasi baik untuk saat ini atau untuk masa yang akan datang. Penggunaan sistem informasi akuntansi yang sudah tidak tepat dengan kebutuhan perusahaan dapat menimbulkan masalah–masalah sehubungan keterbatasan sistem dalam mengelola sistem informasi akuntansi penjualan kredit. Penulis ingin mengetahui, menelaah, dan membahas lebih lanjut mengenai salah satu peranan sistem informasi akuntansi yang ada kaitannya dalam kegiatan penjualan di perusahaan. Oleh karena itu, untuk meminimalisasi permasalahan–permasalahan yang terjadi, maka penulis tertarik untuk memberikan uraian tentang penerapan sistem informasi akuntansi penjualan jasa pada perusahaan tersebut dengan judul penelitian “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit”, studi kasus di perusahaan jasa PT Transito Adiman Jati. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan di atas, maka peneliti membuat rumusan masalah yaitu : 1. Bagaimana sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dijalankan oleh PT Transito Adiman Jati? 2. Apakah terdapat kelemahan dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi penjualan kredit di dalam PT Transito Adiman Jati?

(20) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 4 3. Bagaimana usulan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang lebih memenuhi kebutuhan informasi PT Transito Adiman Jati? C. Batasan Masalah Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, penulis membatasi lingkup permasalahan. Penulis membatasi penelitian hanya pada kegiatan penjualan kredit di PT Transito Adiman Jati yang berkaitan dengan prosedur penjualan kredit yang mencakup pemesanan pelanggan, persetujuan penjualan kredit dan penagihan ke pelanggan. D. Tujuan Penelitian Sesuai dengan masalah yang menjadi fokus dalam penelitian ini, maka tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Mengetahui pelaksanaan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dijalankan oleh PT Transito Adiman Jati. 2. Mengetahui kelemahan yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT Transito Adiman Jati. 3. Mengembangkan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang ada pada perusahaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

(21) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 5 E. Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai sistem informasi akuntansi khususnya terkait dengan penjualan kredit yang baik serta sebagai bahan pertimbangan untuk mendukung perkembangan usaha yang dilakukan PT Transito Adiman Jati dalam mengorganisir sistem akuntansinya. 2. Bagi Universitas Sanata Dharma Penelitian ini dapat bermanfaat sebagai referensi kepustakaan dan diharapkan dapat memberikan informasi tambahan bagi mahasiswa yang berkaitan dengan penulisan ini agar dapat lebih memahami sistem informasi akuntansi penjualan kredit. 3. Bagi Penulis Penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis mengenai penerapan sistem informasi akuntansi khususnya terkait dengan penjualan kredit pada perusahaan jasa dan menerapkan teori-teori yang didapat selama masa perkuliahan dalam penelitian ini. F. Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan Bab ini menguraikan latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan sistematika penulisan. masalah, tujuan penelitian, dan

(22) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 6 Bab II Landasan Teori Bab ini berisi teori-teori yang dipakai untuk mengolah data atau dasar penulisan penelitian ini, yaitu sistem informasi akuntansi penjualan kredit jasa dan flowchart sebagai suatu dasar penilaian efektifitas sistem informasi akuntansi penjualan. Bab III Metode Penelitian Bab ini menguraikan tentang jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subjek penelitian, objek penelitian, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data. Bab IV Gambaran Umum Perusahaan Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum, struktur organisasi, dan ruang lingkup kegiatan PT Transito Adiman Jati. Bab V Analisis dan Pembahasan Bab ini menguraikan tentang analisis data yang diperoleh dari pihak PT Transito Adiman Jati, serta pembahasan efektifitas sistem akuntansi penjualan kredit jasa. Bab VI Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Bab ini menjelaskan mengenai usulan rancangan sistem yang baru yang akan dibuat oleh penulis untuk PT Transito Adiman Jati, yang terdiri dari rancangan tanggung jawab masing–masing fungsi dan bagan alir (flowchart).

(23) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 7 Bab VI I Penutup Bab ini menguraikan tentang kesimpulan atas analisis data yang dilakukan pada PT Transito Adiman Jati. Selain itu, penulis juga akan memberikan saran mengenai sistem informasi akuntansi penjualan jasa yang kemungkinan belum diterapkan oleh PT Transito Adiman Jati demi kemajuan perusahaan.

(24) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI BAB II LANDASAN TEORI A. Perusahaan Jasa Periklanan 1. Jasa Menurut Kotler (2001:227), jasa adalah setiap tindakan atau kinerja yang dapat ditawarkan oleh satu pihak lain kepada pihak lain yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Menurut Zeithaml dan Bitner (2005:28), jasa adalah seluruh aktivitas ekonomi dengan output selain produk dalam pengertian fisik, dikonsumsi dan diproduksi pada saat bersamaan, memberikan nilai tambah dan secara prinsip tidak berwujud (intangible) bagi pembeli pertamanya. 2. Periklanan Periklanan adalah penggunaan media untuk memberitahukan kepada konsumen tentang sesuatu dan mengajak mereka melakukan sesuatu. Dari mata seorang konsumen, iklan merupakan suatu sumber informasi atau hanya suatu bentuk hiburan. Menurut Kotler (2005:277), iklan adalah segala bentuk presentasi non-pribadi dan promosi gagasan, barang, atau jasa oleh sponsor tertentu yang harus dibayar. 8

(25) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 9 3. Tujuan Periklanan Menurut Kotler (2005:278) tujuan dari periklanan dapat digolongkan menurut apakah sasarannya untuk menginformasikan, membujuk, mengingatkan atau memperkuat. Tujuan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut: a. Iklan Informatif (Informatif Advertising) Iklan yang dimaksudkan untuk menciptakan kesadaran dan pengetahuan tentang produk baru atau ciri baru produk yang sudah ada. b. Iklan Persuasif (Persuasive Advertising) Iklan yang dimaksudkan untuk menciptakan kesukaan, preferensi, keyakinan dan pembelian suatu produk atau jasa. c. Iklan Pengingat (Reminding Advertising) Iklan yang dimaksudkan untuk merangsang pembelian produk dan jasa kembali. d. Iklan Penguatan (Reinforcement Advertising) Iklan yang dimaksudkan untuk meyakinkan pembeli sekarang bahwa mereka telah melakukan pilihan yang tepat. 4. Jenis Perusahan Periklanan Menurut Morissan (2010:148), tipe atau jenis periklanan dibagi menjadi dua kategori, antara lain:

(26) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 10 a. Full Service Full service merupakan jenis perusahaan jasa yang menawarkan jasa secara lengkap, mulai dari jasa pemasaran, komunikasi dan jasa promosi yang mencakup mulai dari perencanaan, menciptakan ide kreatif, produksi iklan, riset, hingga pemilihan media. Perusahaan iklan jasa lengkap memiliki bagian-bagian yang khusus melakukan pekerjaan tertentu yang dibutuhkan klien. Departemen dari perusahaan iklan jasa lengkap antara lain: account service, jasa pemasaran, dan jasa kreatif. b. Limited Service Limited service merupakan jenis perusahaan iklan jasa terbatas. Ada dua jenis perusahaan iklan jasa terbatas antara lain : 1) Butik kreatif Butik kreatif adalah perusahaan iklan yang hanya memberikan jasa kreatif kepada klien. 2) Jasa pembelian media Jasa pembelian media merupakan perusahaan iklan independen yang mengkhususkan diri dalam pembelian waktu dan ruang iklan media massa khususnya radio dan televisi.

(27) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 11 B. Sistem Informasi Akuntansi 1. Sistem Menurut Jogianto (2005:2), sistem adalah sekumpulan dari elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu. Menurut James A. Hall (2007:6), sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen–komponen yang saling berkaitan atau subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. Dari definisi yang telah diuraikan di atas, maka dapat disimpulkan pengertian sistem secara umum sebagai berikut : a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur atau elemen–elemen. b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian sistem yang bersangkutan. c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. 2. Informasi Menurut Jogianto (2005:8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya. Menurut Wilkinson (2000:6) “Information is intelligence that is meaningful and useful to persons for whom it is intended”. Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi adalah serangkaian data yang telah terorganisasi yang mempunyai sifat sementara dan bermanfaat bagi penerimanya. 3. Sistem Informasi Menurut Jogiyanto (2005:11), Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

(28) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 12 pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Diana dan Lilis (2011:4), sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen, baik manual maupun berbasis komputer yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan sebagai pemakai informasi tersebut. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu alat yang membantu dalam menyediakan informasi bagi penerimanya dan untuk membantu dalam pengambilan keputusan bagi manajemen didalam operasi perusahaan sehari-hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan. 4. Konsep Sistem Informasi Informasi sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan, dan oleh karena itu maka diperlukan suatu sistem informasi. Menurut Jogiyanto (2001:10), kualitas informasi (quality of information) tergantung pada 3 hal yaitu:

(29) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 13 a. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. b. Tepat waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. c. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat bagi para pemakainya. 5. Konsep Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:3), sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Menurut Diana dan Lilis (2011:4) sistem informasi akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan. Menurut Mulyadi (2001:20) tujuan penyusunan SIA dimaksudkan untuk memenuhi tujuan sebagai berikut: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru

(30) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 14 b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. d. Untuk mengurangi dan melindungi kekayaan perusahaan. e. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. 6. Analisis Sistem a. Pengertian Analisis Sistem Menurut Jogiyanto (2005:129), analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk menidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan- kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. b. Tahap Analisis Sistem Menurut Jogiyanto (2005:130) langkah-langkah dalam analisis sistem adalah:

(31) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 15 1). Identify, yaitu mengidentifikasi masalah, mencakup: a) Mengidentifikasi penyebab masalah Pada tahap ini analis sistem akan melakukan identifikasi mengenai penyebab masalah atas suatu masalah yang terjadi di perusahaan. Mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang subjek-subjek permasalahan yang telah ditemukan oleh analisis sistem. b). Mengidentifikasi titik keputusan Langkah selanjutnya setelah melakukan identifikasi terhadap penyebab masalah adalah mengidentifikasi titik keputusan. Identifikasi titik keputusan digunakan untuk memperbaiki masalah yang telah diidentifiksai sebelumnya. c). Mengidentifikasi personil-personil kunci Langkah yang terakhir adalah mengidentifikasi personilpersonil kunci. Identifikasi personil-personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan dan dokumen deskripsi jabatan. 2). Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3). Analize, yaitu menganalisis sistem. 4). Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

(32) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 16 7. Pengembangan sistem a. Pengertian Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto (2005:35-38), pengembangan sistem dapat berupa menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. b. Tujuan pengembangan sistem Tujuan (2001:518) Pengembangan adalah menghasilkan sistem informasi sistem yang yang menurut dihasilkan cepat dan Widjajanto harus tepat dapat waktu, pengembangan sistem harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang layak dan sistem harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi serta harus dapat memberikan kepuasan kepada penggunanya. c. Alasan Pengembangan Sistem Jogiyanto (2005:35-36), menyatakan bahwa suatu sistem perlu dikembangkan atau diganti karena adanya beberapa alasan, yaitu: 1) Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama, yang dapat berupa: ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi. 2) Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Keadaan pasar yang penuh dengan persaingan, kecepatan informasi, atau efisiensi

(33) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 17 waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang disusun untuk meraih kesempatankesempatan yang ada. 8. Perancangan sistem Menurut Jogiyanto (2001:62), perancangan merupakan kegiatan untuk membentuk membuat sketsa struktur kegiatan atau pekerjaan dari suatu analisis ke dalam suatu perencanaan untuk dapat diterapkan dalam suatu bentuk nyata. Berdasarkan definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa perancangan sistem informasi merupakan proses menyusun sistem baru atau mengubah sistem lama berdasarkan evaluasi terhadap sistem yang lama yang terlebih dahulu diajukan kepada pemakai atau manajemen puncak untuk diperhitungkan. 9. Komponen–Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbert (2005:3), sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen : a. People, yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. b. Procedures and Instructions, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. c. Data, tentang proses-proses bisnis organisasi. d. Software digunakan untuk memproses data organisasi.

(34) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 18 e. Information technology infrastucture, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan. C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Penjualan adalah suatu aktivitas perusahaan yang utama adalah memperoleh pendapatan baik untuk perusahaan besar maupun perusahaan kecil. 1. Pengertian Sistem Informasi Penjualan Menurut Philip Kotler (2005), konsep penjualan menyatakan bahwa konsumen yang diabaikan biasanya tidak akan membeli produk organisasi dalam jumlah yang cukup besar, karena itu organisasi harus melakukan usaha penjualan yang agresif. Sistem informasi penjualan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antar pembeli dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. 2. Unit organisasi/fungsi yang terkait dalam sistem penjulan kredit Menurut Narko (2002:90), fungsi–fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah : a. Penjualan, menerima dan mengedit pesanan pelanggan. b. Kepala bagian keuangan/Kredit, menyetujui/menolak penjualan kredit pada tiap pelanggan dianggap perusahaan masih relatif kecil,

(35) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 19 sehingga persetujuan penjualan kredit masih dirangkap oleh kepala Bagian Keuangan. c. Gudang dan Pengiriman menyimpan barang dan mengirim barang. d. Penagihan, membuat dan mengirimkan faktur kepada pelanggan e. Akuntansi: 1) Jurnal dan Buku Besar, mencatat transaksi pada jurnal penjualan dan memposting ke rekening buku besar. 2) Kartu Piutang dan Kartu Persediaan, mencatat transaksi ke rekening piutang masing–masing pelanggan, dan ke kartu persediaan untuk setiap jenis barang. 3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:223) : a. Prosedur Order Penjualan Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. b. Prosedur Persetujuan Kredit Fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

(36) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 20 c. Prosedur Pengiriman Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman. d. Prosedur Penagihan Fungsi penagihan membuat faktur penjulan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu, faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. e. Prosedur Pencatatan Piutang Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. f. Prosedur Distribusi Penjualan Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang dibutuhkan oleh manajemen. g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 4. Tujuan Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan merupakan salah satu dari sistem informasi yang terpenting pada perusahaan umumnya. Sistem

(37) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 21 Informasi penjualan ini bertujuan untuk membantu manajer dalam berbagai hal seperti: a. Membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. b. Manajemen dapat menerima laporan lebih sering dan terperinci. c. Manajemen dapat memonitor prestasi produk, pasar, karyawan, penjualan dan berbagai unit pemasaran lainnya. d. Sistem informasi penjualan ini sangat berperan dalam setiap perusahaan, agar aktivitas penjualan yang dilakukan dapat cepat serta akurat diselesaikan dan informasi yang tersaji dapat tepat waktu pada saat dibutuhkan. 5. Dokumen yang digunakan dalam siklus penjualan Menurut Wilkinson (2000,419), dokumen–dokumen yang dihasilkan dalam siklus penjualan suatu perusahaan adalah: a. Customer Order Customer Order adalah dokumen yang diterima dari pelanggan atau form yang dipersiapkan oleh karyawan penjualan dari perusahaan penjual. b. Sales Order Sales Order merupakan form formal yang memiliki banyak copy yang disiapkan dari pelanggan. c. Picking Ticket Picking Ticket merupakan dokumen copy dari sales order yang dikirim ke gudang dan untuk pengambilan barang yang dipesan.

(38) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 22 d. Picking Slip Picking Slip adalah copy dari sales order atau dokumen yang disiapkan ketika akan melakukan pengiriman. e. Shipping notice Shipping notice merupakan copy dari sales order atau dokumen pengiriman terpisah yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim. f. Sales invoice Dokumen yang dikirimkan ke pelanggan untuk menyatakan berapa jumlah penjualan. g. Remittance advice Dokumen yang menunjukkan jumlah penerimaan kas dari pelanggan. h. Deposit Ship Deposit Ship dokumen yang menyertai penyetoran kas ke bank. i. Back order Dokumen yang dipesiapkan ketika kuantitas dari persediaan tidak mencukupi. j. Credit memo Dokumen yang memungkinkan pengurangan kredit pelanggan untuk pengembalian penjualan atau penyisihan penjualan.

(39) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 23 k. Credit application Credit application merupakan sebuah dokumen yang dipersiapkan ketika pelanggan baru mengajukan kredit. l. Sales person call report Sales person call report merupakan dokumen yang digunakan untuk menggambarkan penagihan yang dibuat oleh sales person kepada pelanggan potensial dan mengidentifikasi hasil panggilan tersebut. m. Delinquent notice Delinquent notice adalah catatan yang dikirimkan kepada pelanggan yang melewati batas saldo kredit. n. Right of notice Right of notice adalah dokumen yang dipersiapkan oleh manajer kredit ketika akun dinyatakan tidak dapat tertagih. o. Cash register receipt Cash register receipt merupakan form yang digunakan oleh retailer untuk mencerminkan kas yang diterima. p. Bill of lading Bill of lading adalah dokumen pengiriman yang digunakan untuk perusahaan yang akan mengirimkan produk. D. Sistem Pengolahan Data Elektronik Sistem pengolahan data elektronik terbagi menjadi 3 yaitu:

(40) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 24 a. Batch Entry/Pengolahan Batch Pada metode ini data dikumpulkan menurut kelompok transaksi kemudian dimasukkan dan diolah berdasarkan batches. Input ke dalam sistem informasi akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami. Transaksi direkam ke dalam komputer secara per kelompok. Setelah itu, file akan diurutkan dan diedit. Setelah data transaksi diedit dan diurutkan, data tersebut diproses ke master file yang ada. b. On-Line Entry/Pengolahan Batch Pada metode ini transaksi-transaksi individual dimasukkan secara langsung kedalam komputer pada saat transaksi terjadi melalui terminal. Pemrosesan dengan metode ini hampir serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasis kertas. Perbedaannya adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya dan buku besar diperbaharui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik. c. On-Line Entry/Pengolahan On-Line Metode ini akan memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna. Master file selalu baru karena master file diperbaharui segera setelah data transaksi diinputkan.

(41) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 25 E. Metode Pengolahan Data Metode pengolahan data dalam sistem informasi akuntansi penjualan, meliputi: 1. Sistem Input Input ke dalam sistem informasi akuntansi penjualan berdasarkan pada dokumen sumber seperti pesanan penjualan yang diisi secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami. 2. Sistem Pemrosesan Pemrosesan transaksi penjualan biasanya berorientasi batch. Sistem pemrosesan berorientasi batch artinya transaksi direkam ke dalam komputer secara perkelompok dan diproses sacara periodik. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbaharui file berurutan. Pemrosesan file berurutan untuk memperbaharui master file mencakup beberapa tahap, antara lain: melakukan editing data dan validasi, kemudian record di file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file. Setelah memperbaharui master file, buku besar diperbaharui untuk mencerminkan perubahan di dalam master file. Kemudian membuat laporan keuangan. 3. Sistem Output Sistem penjualan yang berorientasi bacth dan berbasis kertas dengan pemprosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output. Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses

(42) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 26 merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor di dalam depertemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu. Gambar 2.1 menampilkan suatu bagan alir mengenai aplikasi sistem input: proses dan output. Bagan alir tersebut menunjukkan bahwa order penjualan diproses menggunakan sistem pengolahan data dengan batch, dengan penjelasan sebagai berikut: a. Pada saat pesanan atau order diterima melalui telepon dari pelanggan, petugas order penjualan akan memasukkan data pesanan tersebut ke terminal. b. Selama proses pengetikan, petugas akan mengamati data yang diketikkan. Jika terjadi kesalahan, maka kesalahan akan ditampilkan seketika pada layar monitor terminal. Dengan demikian, petugas akan dapat segera mengoreksi kesalahan tersebut. c. Apabila pesanan telah disetujui, tiga master file akan segera dimutakhirkan. Tiga master file tersebut adalah: file persediaan, file piutang, dan file buku besar. d. Dari proses pemutakhiran file di atas dihasilkan: faktur penjualan, data persediaan yang harus dipesan ulang, dan data order penjualan yang belum dipenuhi.

(43) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 27 Penerimaan order melalui telepon Order diketikkan ke terminal Order diedit bersamaan dengan saat pengetikan Koreksi kesalahan Laporan kesalahan pada layar monitor File transaksi order penjualan Master file piutang Master file persediaan Updating master file dan cetak faktur Master file penjualan File buku besar Koreksi kesalahan Faktur Order yang belum dipenuhi Data persediaan yang harus dipesan ulang Gambar 2.1 Proses Transaksi Penjualan Sumber: Bodnar dan Hopwood (2006:83) Laporan kesalahan pada layar monitor

(44) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 28 F. Pengertian Bagan Alir/Flowchart Menurut Diana dan Lilis (2011:41) flowchart adalah penyajian secara grafis dari sistem informasi dan sistem operasi yang terkait. Sistem flowchart menampilkan proses informasi dan proses operasi dari segi logika dan fisik, baik berupa kegiatan manual maupun berbasis komputer. Menurut Jogiyanto (2005), flowchart merupakan bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Berdasarkan dua definisi tersebut penulis dapat menarik simpulan bahwa bagan alir (flowchart) adalah suatu bagan yang menjelaskan urutan dari prosedur dalam sebuah sistem manual dan bagan alir sistem ini dimulai dengan input yang masuk ke dalam sistem dan sumbernya,

(45) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 29 Simbol Pengertian Dokumen Dokumen rangkap Pemasukan data on-line Pemrosesan komputer Kegiatan manual N Sebuah dokumen atau laporan, dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer Digambarkan dengan menumpuk simbol dokumen dan pencetakan nomor dokumen di bagian depan dokumen pada bagian kiri atas Entri data oleh alat on-line seperti terminal CRT atau monitor komputer PC Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh komputer biasanya menghasilkan perubahan terhadap data atau informasi Sebuah kegiatan pemrosesan yang dilaksanakan secara manual Disk bermagnit Data disimpan secara permanen pada disk bermagnit; digunakan untuk menyimbolkan file induk (master file) Arsip Arsip dokumen disimpan secara manual. Huruf didalamnya menunjukkan cara pengiritan arsip; N=Urut Nomor, A=Urut abjad, T=Urut tanggal. Arus dokumen atau pemrosesan Arah arus dokumen atau pemrosesan; aris normal adalah ke kanan atau ke bawah Penghubung pada hal yang sama Menghubungkan bagan alir dalam halaman yang sama Penghubung pada hal yang beda Arus barang terminal Keputusan Anotasi Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen Sumber: Jogiyanto (2005) Keterangan Menghubungkan bagan alir dalam halaman yang berbeda Perpindahan fisik barang; digunakan terutama dalam bagan alir dokumen Menunjukkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi Sebuah tahap pembuat keputusan Tambahan penjelasan deskriptif atau keterangan, atau catatan sebagai klasifikasi

(46) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 30 G. Sistem Pemesanan Penjualan Batch SISTEM PEMESANAN PENJUALAN BATCH Penjualan Pelanggan Kredit Departemen Komputer Salinan Kredit Pemberitahuan Pengiriman Gudang Shipping Salinan File Pemberitahuan Pengiriman Pesanan Pelanggan Slip Pengepakan Periksa Kredit Siapkan Salinan Pesanan Pelanggan Pemasukan Data Salinan Kredit File Pesanan Penjualan Pengeluaran Barang Pengeluaran Barang Cocokkan Barang dan Dokumen, Tanda tangani pemberitahuan pengiriman, dan Siapkan BOL Ambil Barang dan Bawa ke Bagian Pengiriman Salinan Pelanggan Pemberitahuan Pengiriman Pengeditan Salinan Kredit Pengeluaran Barang Pengeluaran Barang Slip Pengepakan Pemberitahuan Pengiriman Salinan File File Piutang Dagang Salinan File File Pesanan Penjualan yang sudah diedit Pesanan Pelanggan BOL BOL Slip Pengepakan File Persediaan Pengeluaran Barang BOL Pembaruan Akses Langsung File Buku Besar Umum Kurir File File Manajemen Laporan Manajemen Pelanggan Jurnal Penjualan Faktur Pelanggan Gambar 2.2 Sistem Pemesanan Penjualan Batch Sumber James A. Hall 2005 H. Review Penelitian Terdahulu Penelitian tentang analisis dan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit dilakukan oleh Widyaningrum (2006) di CV. Grafika Karya, Gombong, teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data yaitu wawancara, kuesioner dan dokumentasi. Untuk menganalisis data, langkah yang ditempuh yaitu dengan menggunakan teknik analisis deskriptif, mengidentifikasi masalah dan penyebab yang dihadapi perusahaan,

(47) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 31 merancang sistem yang terdiri dari perancangan struktur organisasi, perancangan bagan alir dokumen, perancangan masukan, perancangan keluaran, perancangan pengendalian. Kesimpulan yang dapat diambil dari CV. Grafika Karya adalah belum adanya pengawasan bagian produksi pada saat memproses barang pesanan pelanggan, formulir yang digunakan perusahaan belum bernomor urut, dan belum adanya fungsi kredit yang dibutuhkan dalam transaksi penjualan kredit.

(48) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus, yaitu penelitian yang bertujuan membahas suatu permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan. Data yang diperoleh kemudian diolah dan dianalisis serta selanjutnya dibuat perancangan sesuai kebutuhan, kemudian selanjutnya ditarik kesimpulan. B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat penelitian Penelitian dilakukan di PT Transito Adiman Jati. Jalan Palmerah Barat No.29-37, Tanah Abang, Jakarta Pusat. 2. Waktu penelitian Penelitian dilaksanakan pada bulan Januari-Februari 2014. C. Subjek Penelitian dan Objek Penelitian 1. Subjek penelitian Subjek penelitian adalah sesuatu, baik orang, benda ataupun lembaga (organisasi), yang sifat keadaannya akan di teliti. 32

(49) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 33 Maka subjek dalam penelitian ini adalah: a. Bagian Marketing (Accounting Executive) b. Bagian Media c. Bagian Keuangan 2. Objek Penelitian Objek dari penelitian ini adalah data–data yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit PT Transito Adiman Jati. D. Data yang diperlukan 1. Gambaran umum perusahaan. 2. Struktur organisasi (termasuk tugas. wewenang dan deskripsi jabatan). 3. Prosedur penjualan kredit yang berjalan. 4. Dokumen, formulir, dan catatan yang digunakan. E. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara Wawancara merupakan cara mengumpulkan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada subjek penelitian. Data yang ingin diperoleh adalah bagaimana sistem penjualan kredit yang sudah berjalan. 2. Dokumentasi Dokumentasi adalah kegiatan yang dilakukan dengan cara mengumpulkan dokumen-dokumen. Dokumen yang digunakan adalah

(50) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 34 faktur penjualan kredit untuk diteliti lebih lanjut, alur penjualan yang terjadi di perusahaan, dan data–data lain yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit. 3. Observasi Teknik ini dilakukan dengan cara mengamati langsung bagaimana proses penjualan yang terjadi di PT Transito Adiman Jati dan mengamati secara langsung dokumen–dokumen yang berkaitan di dalam proses penjualan. F. Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan penulis untuk menjawab permasalahan dalam peneltian ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk menjawab rumusan masalah yang pertama yaitu dengan cara mendeskripsikan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sudah ada dalam perusahaan yang meliputi : a. Fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit. b. Prosedur sistem informasi penjualan kredit yang sudah dilaksanakan dalam perusahaan. c. Formulir yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit, dan d. Catatan yang sudah dipakai oleh perusahaan yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit.

(51) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 35 2. Untuk menjawab rumusan masalah yang kedua yaitu dengan cara : Mengidentifikasi kelemahan yang ada pada perusahaan. Cara mengidentifikasi kelemahan yang dihadapi oleh perusahaan dengan cara: a. Melakukan identifikasi masalah, cara mengidentifikasi masalah dilakukan dengan cara wawancara dengan orang yang terkait dan melakukan observasi mengenai sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang berjalan di perusahaan. b. Mengidentifikasi penyebab masalah, cara mengidentifikasi penyebab masalah yang terjadi yaitu dengan melakukan analisis terhadap data–data yang telah diperoleh selama proses penelitian. c. Mengidentifikasi titik keputusan. Setelah menemukan penyebab masalah maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi titik keputusan. Titik keputusan ini dapat digunakan untuk memperbaiki masalah yang terjadi. d. Melakukan identifikasi personil–personil kunci, cara mengidentifikasi personil-personil kunci yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT Transito Adiman Jati dengan cara melihat tugas dan wewenang dari masingmasing personil kunci yang terkait. e. Membandingkan teori sistem informasi akuntansi penjualan kredit terhadap sistem informasi akuntansi penjualan kredit dengan kondisi yang sudah ada dalam perusahaan.

(52) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 36 3. Untuk menjawab permasalahan ketiga akan dilakukan dengan cara merancang usulan bagan alir/flowchart sistem informasi penjualan kredit baru yang diharapkan dapat mengatasi kekurangan sistem yang lama dan membuat usulan rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit baru yang diharapkan dapat mengatasi kekurangan sistem lama.

(53) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Profil Perusahaan Nama : PT Transito Adiman Jati Alamat : Jl. Palmerah Barat No. 29–37, 3rd floor, Tanah Abang, Jakarta Barat B. No Telp :021-53677834, 5301991 E-mail :transito@transito-ad.com Sejarah Berdiri dan Perkembangan Perusahaan PT Transito Adiman Jati didirikan tahun 1981 oleh Indra Gunawan atas prakarsa dari Jakob Oetama, untuk mengantisipasi pertumbuhan pesat Kelompok Kompas Gramedia (KKG). PT Transito Adiman Jati pada awalnya berkomitmen untuk menyediakan layanan periklanan efektif dan efisien bagi industri periklanan serta dunia usaha di Indonesia melalui harian terbesar dan paling berpengaruh yaitu Harian KOMPAS. Dalam perkembangannya, Transito telah menjalin kerjasama dengan semua media, dari surat kabar, majalah, hingga radio dan televisi di seluruh Indonesia yang menjadikannya sebagai salah satu keunggulan dalam upaya menguasai jaringan media informasi di Indonesia. PT Transito Adiman Jati mulai berkembang pada tahun 1988 atas prakarsa dari Bapak Jakob Oetama, dipimpin pertama kali oleh Ibu Lyana 37

(54) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 38 Sentosa sampai tahun 2002, dilanjutkan A.P Utama (2002-2006), S. Robert Sitanggang (2006-2009), Elly Handojo (2010-2011), Stella Soedibjo (2011-2012), kemudian mulai tahun 2012, PT Transito dipimpin oleh Jashinta M Felycia. Perjalanan dimulai kembali ketika Transito Advertising berhasil meraih penghargaan sebagai "The best perfomance of the year 2011 for small size company Kompas Gramedia". Mengemban visi misi “Menjadi advertising agency & media services terbaik dan terpercaya di Indonesia melalui pengembangan layanan berbasis multimedia, multi channel dan multi platform secara terintegrasi yang memberikan solusi strategi komunikasi yang efektif”. Pada usia yang ke-25, Transito memiliki tiga unit layanan iklan utama, yaitu: “Retail Account” (pasangiklan.com) yang membantu pemasangan iklan seperti pengumuman, lowongan, lelang, dukacita, pameran, ucapan, dan lainnya yang bersifat insidentil dan jangka pendek pada umumnya, termasuk iklan baris dan kolom. Kunci keberhasilan adalah pada kecepatan dan akurasi pelayanan. Unit layanan kedua adalah “Brand & Account Planning” yang fokus membantu strategi komunikasi periklanan berdasarkan sasaran komunikasi produk klien dalam jangka panjang. Melalui layanan inilah Transito memberikan solusi strategi komunikasi yang efektif. Unit layanan terbaru dikenal sebagai K-Ads, yang merupakan inovasi Transito yang berhasil menjadi juara kedua lomba inovasi KG 2013. K-Ads mengelola media beriklan owned out of home media (seperti: LED Videotron Palmerah Selatan, Toko Buku Gramedia

(55) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 39 Margonda-Depok, Billboard Amaris Bandara Sutta, Billboard dan JPO tol Cijago-Cinere Jagorawi), digital signage (Channel One–Community TV channel), dan juga train advertising (KJJ Commuter Line dan station area). Dalam waktu dekat K-Ads akan meresmikan perlengkapan baru berupa Giant LED Videotron di Senayan City berukuran 20 x 40 m. Pada tahun 2014, PT Transito Adiman Jati juga akan menambah divisi baru, yaitu spesialisasi layanan radio (radio buying agency), TV buying services dan pemerkayaan layanan/produk pasangiklan.com sebagai inovasi di tahun 2014. PT Transito Adiman Jati telah mempunyai klien-klien perusahaan tetap seperti : 1. Gramedia, dimana seluruh pembuatan iklan untuk perusahaan Gramedia di Indonesia dibuat oleh PT Transito Adiman Jati. 2. Kompas, dimana iklan-iklan yang mencakup iklan–iklan di Koran Kompas dibuat oleh PT Transito Adiman Jati. 3. Panasonic juga memberikan pembuatan iklannya kepada PT Transito Adiman Jati. 4. Grup Pharos, dimana perancangan seluruhnya pada PT Transito Adiman Jati. iklan–iklannya diberikan

(56) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 40 C. Struktur Organisasi Perusahaan Director Account Executive I Account Executive II Media Finance Account Payable Account Receivable Administrator Collector Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber : PT Transito Adiman Jati Tugas dan Wewenang dari masing-masing bagian antara lain: 1. Account Executive : : a. Bertanggung jawab atas target individual yang diberikan Sales & Marketing Manajer. b. Membuat contact report setiap kunjungan ke klien. c. Memberikan hasil review mingguan kepada Manajer.

(57) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 41 d. Bertanggungjawab atas proses administrasi setiap klien. e. Berkoordinasi dengan planner untuk mendapatkan paket terbaik. f. Berkoordinasi dengan buyer terkait paket penawaran. g. Menyiapkan marketing tools (name card dan Media Placement Agreement). 2. Media : a. Bertanggung jawab atas target departemen yang diberikan Sales & Marketing Manager. b. Mengkoordinir Sales Meeting setiap minggu. c. Memberikan hasil review mingguan kepada Sales & Marketing Manager. d. Bertanggung jawab atas tugas administrative : Media Placement Agreement dan Contact Report Account Executive. 3. Finance/Keuangan : a. Menerima Monthly Schedule, Purchase Order dan bukti iklan untuk di billing dan mencetak invoice. b. Memisahkan dan mendistribusikan file invoice yang sudah lengkap dengan faktur pajak. c. Mengarsipkan Monthly Schedule dan Purchase Order. d. Menginput Account Receivable payment berdasarkan bukti kas dan invoice. e. Meminta, menerima dan memastikan kebenaran nilai bukti potong Pph 23 dari klien. Setelah itu bukti potong asli dan fotokopi dikirim ke

(58) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 42 divisi pajak. Fotokopi bukti potong ini akan kembali ke PT. Transito setelah dicek dan diberi stempel oleh bagian Pajak. (sebagai lampiran penyelesaian bukti kas) f. Membuat worksheet excel Account Payable dan Account Receivable untuk kebutuhan laporan omzet. g. Memproses dan mencetak faktur pajak untuk setiap invoice. h. Mencocokan mutasi kredit bank dan bukti kas transfer penerimaan bank dari divisi dana dengan konfirmasi pembayaran klien. i. Memilah klien pasang iklan. Bila tidak diketahui asal pengirim, akan dilakukan tracking Invoice register/receipt. Bila terjadi selisih antara invoice dan mutasi kredit bank, maka akan dikonfirmasi ke klien dan akan dikenakan 10 persen dari selisih. j. Pembuatan bukti kas dan mengelola kas kecil. D. Personalia Komposisi Tenaga Kerja PT Transito Adiman Jati mempunyai tenaga kerja sejumlah 33 orang dengan komposisi sebagai berikut : 1. Direktur Utama : 1 Orang 2. Manajer AE I : 1 Orang 3. Manajer AE II : 1 Orang 4. Manajer Media : 1 Orang 5. Manajer Keuangan : 1 Orang

(59) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 43 E. 6. Supervisor AE I : 1 Orang 7. AE I (Konvensional) : 8 Orang 8. AE II (OOH) : 3 Orang 9. Bagian Media : 5 Orang 10. Bagian Keuangan : 4 Orang 11. Kurir ( Bagian Pengiriman) : 3 Orang 12. Karyawan tamu (Bagian Dana) : 1 Orang 13. Creative : 3 Orang Total Karyawan : 33 Karyawan Kegiatan Perusahaan PT Transito Adiman Jati bertugas sebagai perantara pemasangan iklan dari klien ke berbagai media. Produk yang diberikan oleh PT Transito Adiman Jati adalah jasa periklanan. Adapun iklan yang ditawarkan dapat berupa iklan pada koran, majalah, spanduk, radio, televisi, billboard, dan LED. PT Transito Adiman Jati telah mendapatkan kepercayaan dari instansi perusahaan terkemuka dalam menangani pembentukan cooperate image maupun product identity. Proses bisnis yang dilakukan oleh PT Transito Adiman Jati dimulai dari menerima pesanan pemasangan iklan sampai pada pembuatan laporan omzet. PT Transito Adiman Jati tidak membuat jurnal dan laporan keuangan. Jurnal dan laporan keuangan dibuat oleh corporate. Hal ini dikarenakan sistem yang dilakukan oleh PT Transito Adiman Jati terpusat,

(60) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 44 sehingga untuk pembuatan jurnal dan laporan keuangan dibuat oleh Corporate Kompas Gramedia. PT Transito Adiman Jati merupakan salah satu anak perusahaan dari Kompas Gramedia, maka dari itu laporan omzet yang dibuat oleh PT Transito Adiman Jati akan diberikan kepada corporate sebagai dasar pembuatan jurnal dan laporan keuangan. Corporate sendiri merupakan kantor pusat yang terdiri dari beberapa bagian, antara lain: bagain pajak dan penggajian, bagian personalia, bagian dana dan bagian akuntansi. F. Alat yang digunakan dalam kegiatan perusahaan Dalam melaksanakan tugasnya, peralatan yang digunakan oleh PT Transito Adiman Jati adalah : 1. Komputer. 2. Telepon. 3. Mesin fotokopi.

(61) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi Sistem Penjualan Kredit Dalam Perusahaan PT Transito Adiman Jati menggunakan sistem penjualan kredit di dalam melayani pelanggannya. Proses awal dalam sistem penjualan kredit di perusahaan adalah bagian penjualan menerima pesanan dari klien, kemudian bagian penjualan menghubungi publisher untuk meminta proposal atas tawaran dari klien. Setelah itu bagian penjualan akan membuat MPA (Media Placement Agreement) yang berisi penawaran harga ke klien. MPA tersebut akan dikirimkan kepada klien untuk disetujui oleh klien. Jika klien telah menyetujui penawaran dari PT. Transito, klien akan menandatangani MPA dan mengirimnya melalui fax atau email. Di dalam MPA berisi: nama, alamat, NPWP, media yang dituju, harga, discount, dan jumlah yang harus dibayar oleh klien. Setelah data pesanan telah dicatat oleh bagian penjualan, bagian penjualan akan mencetak Implementation Brief (MPA) dan menyerahkan Implementation Brief ke bagian Media. Kemudian bagian Media membuat Monthly Schedule (MS). Setelah membuat MS, bagian Media akan membuat Purchase Order (PO). PO ini akan dikirimkan ke publisher untuk dikerjakan. Setelah itu, MS dan PO akan diberikan kepada bagian keuangan. Setelah itu, bagian keuangan akan menyiapkan Invoice sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 akan diberikan ke klien dan rangkap 2 serta rangkap 3 45

(62) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 46 akan disimpan oleh bagian keuangan. Setelah membuat invoice bagian keuangan akan membuat faktur pajak dan membuat daftar piutang (Account Receivable) serta daftar utang (Account Payable). Account Receivable akan digunakan untuk mengetahui piutang klien sedangkan Account Payable digunakan untuk mengetahui utang ke publisher. Setelah bagian publisher memasang iklan, bagian Media akan menerima bukti iklan/bukti tayang/bukti siar dan bagian keuangan akan membuat tanda terima. Tanda terima akan dikirimkan kepada klien bersamaan dengan tagihan atau kwitansi. Untuk membuat tanda terima perlu mencocokkan : invoice, faktur pajak, MS, MPA, dan PO. PT Transito Adiman Jati tidak melakukan pembuatan jurnal dan laporan keuangan. Pembuatan jurnal dan laporan keuangan dilakukan oleh corporate. Perusahaan hanya membuat laporan omzet, laporan omzet ini akan diberikan kepada corporate sebagai dasar pembuatan jurnal dan laporan keuangan. 1. Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit di PT Transito Adiman Jati, antara lain: a. Sales Person Pihak yang berhubungan lansung dengan klien, bertugas mencari dan menerima order dari klien, melakukan proses client brief dan bertanggung jawab atas transaksi klien.

(63) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 47 b. Planner Fungsi Planner adalah bertanggung jawab atas pembuatan Media Schedule dalam jangka waktu satu tahun atau Media Plan. Mengkomunikasikan Media Plan kepada Implementer menggunakan Implementation Brief. c. Implementer Pihak yang berhubungan langsung dengan Publisher, melakukan update rate iklan dan Publisher, melakukan konfirmasi ketersediaan placement iklan, membuat Monthly Schedule berdasarkan Implementation Brief, membuat order ke Publisher, mencocokan bukti Iklan dengan order iklan, dan pihak yang melakukan perubahan atau pembatalan iklan ke publisher. d. Finance Account Receivable Pihak yang bertanggungjawab atas Informasi saldo piutang pelanggan/pemasang iklan. Melakukan konfirmasi pembayaran kepada pemasangan iklan. Membuat dan mencetak invoice tagihan dan Bukti potong PPN-K, menerima informasi penerimaan transfer dari Bank yang berhubungan dengan transaksi pemasang iklan. e. Finance Account Payable Menerima tagihan dari Publisher eksternal, menjalankan prosedur pembayaran hutang ke Publisher eksternal, pihak

(64) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 48 yang menyediakan informasi yang berkaitan dengan saldo hutang, Melakukan update faktur pajak yang dikirim dari publisher eksternal. 2. Prosedur yang berkaitan dengan penjualan kredit di perusahaan terdiri dari 10 prosedur, yaitu : a. Prosedur Penjualan Fungsi penjualan menerima order pelanggan secara langsung dengan membuat Mediat Placement Agreement (MPA). MPA ini digunakan sebagai bukti terjadinya suatu transaksi penjualan. b. Prosedur Pengiriman Materi Iklan Bagian Media khususnya bagian implementer dan creative akan menerima materi iklan dari bagian penjualan. Setelah dicek dan disetujui, materi iklan akan dikirim ke publisher agar dapat memuat iklan yang dipesan. c. Prosedur Pembelian Bagian media akan membuat Purchase Order (PO), kemudian PO akan dikirimkan ke bagian keuangan dan ke bagian publisher untuk mengetahui jumlah utang yang harus dibayar ke publisher. d. Prosedur Perubahan Purchase Order Bagian implementer akan menerima memo revisi dari publisher. Setelah itu bagian implementer akan memberi cap

(65) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 49 “Batal” pada Purchase Order tersebut dan akan membuat Purchase Order (PO) revisi. PO revisi akan diberikan kepada bagian penjualan. Bagian penjualan membuat MS revisi dan kemudian MS tersebut diberikan kepada klien. e. Prosedur Purchase Order Batal Bagian implementer akan menerima memo tolakan dari publisher. Setelah itu bagian implementer akan memberi cap “Batal” pada PO tersebut dan akan membuat Memo Cancel secara manual. Memo Cancel akan diberikan kepada bagian penjualan. Bagian penjualan kemudian membuat Memo Cancel MS, kemudian Memo Cancel MS tersebut akan diberikan kepada klien. f. Prosedur Billing Account Receivable Bagian implementer akan menerima bukti iklan dari publisher. Bukti iklan tersebut akan dicocokkan dengan PO. Bagian keuangan mencocokkan bukti iklan dengan MS. Setelah itu bagian keuangan akan membuat invoice dan faktur pajak. g. Prosedur Collecting Bagian keuangan membuat tanda terima dan kontra bon. Tanda terima akan ditanda tangani oleh bagian collector. Klien akan mengecek kelengkapan data, menyetujui kontra bon dan menyiapkan pembayaran.

(66) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 50 h. Prosedur Pembayaran Cheque Collector akan menyiapkan kontra bon yang jatuh tempo. Setelah itu collector akan menerima cek dari klien. Setelah menerima cek, cek akan diserahkan ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan mencatat penerimaan cek dan mengirimkan cek beserta buku pembantu ke kasir. i. Prosedur Pembayaran Transfer Bagian keuangan akan menerima transfer dari klien. Bagian keuangan akan mencetak rekening koran dan memproses Bank Receipt. Bagian accounting akan menerima Bank Receipt dan membuat jurnal. j. Prosedur Billing AP Bagian implementer akan menerima bukti iklan dari publisher. Kemudian bukti iklan dicek dengan Purchase Order. Setelah dicek dan disetujui, cap “check” pada bukti iklan. Bagian keuangan akan menerima bukti iklan dari bagian implementer. Kemudian akan melakukan proses invoicing AP dan mencetak Edit List Posting AP. 3. Dokumen yang digunakan oleh perusahaan pada proses penjualan kredit terdapat 11 dokumen, yaitu: a. Client Brief Client Brief adalah dokumen untuk mencatat data-data klien yang berhubungan dengan materi iklan. Dokumen ini dibuat

(67) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 51 oleh bagian penjualan pada saat pesanan diterima dari klien dan diotorisasi oleh bagian penjualan, kemudian dokumen ini akan diberikan kepada bagian media untuk diproses. b. MPA ( Media Placement Agreement) Media Placement Agreement (MPA) adalah dokumen yang berisi rencana atau schedule suatu merk (brand). MPA dibuat oleh bagian penjualan sebanyak 3 rangkap dan diotorisasi oleh bagian penjualan. MPA ini akan diserahkan kepada klien untuk proses persetujuan. Setelah disetujui oleh klien, MPA akan dikembalikan ke bagian penjualan. Satu MPA hanya bisa dipakai untuk satu jenis brand dengan beberapa jenis aktivitas iklan. c. MS ( Monthly Schedule) Monthly Schedule (MS) merupakan surat perintah klien kepada perusahaan untuk memasang iklan. MS dibuat berdasarkan MPA yang sudah di approve atau berdasarkan order dari penjualan. Pembuatan MS harus mendapatkan persetujuan dari klien, sehingga MS dijadikan dasar untuk pembuatan order ke publisher dan pembuatan tagihan ke klien. MS dibuat oleh bagian media sebanyak 3 rangkap. d. Memo Cancel Memo Cancel merupakan pembatalan order dari klien, dikarenakan adanya memo tolakan dari supplier/publisher.

(68) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 52 Memo Cancel dibuat oleh bagian media/implementer kemudian akan diberikan kepada bagian penjualan agar bagian penjualan dapat memberitahu klien bahwa order yang dipesan oleh klien ditolak publisher. e. PO (Purchase order) Purchase order (PO) merupakan dokumen yang digunakan untuk memberitahu media untuk membuat iklan yang sudah dipesan oleh klien. PO dibuat oleh bagian media dan diotorisasi oleh bagian media. PO dibuat sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 untuk media cetak, rangkap 2 disimpan oleh bagian media, rangkap 3 diberikan untuk bagian keuangan. f. Invoice Account Receivable Invoice Account Receivable merupakan dokumen penagihan kepada pihak klien atau disebut sebagai faktur. invoice AR dibuat berdasarkan MS yang telah disetujui oleh klien. Untuk membuat invoice AR, perusahaan menggunakan program MAAS (Media Advertising System). Invoice AR dibuat oleh bagian keuangan sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 untuk klien, rangkap 2 dan rangkap 3 disimpan oleh bagian keuangan. g. Invoice Account Payable Invoice Account Payable merupakan dokumen penagihan dari publisher ke perusahaan. Invoice AP dibuat berdasarkan PO

(69) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 53 yang dikirim ke publisher. Invoice AP akan dikirim oleh publisher setelah iklan dipasang atau disiarkan. h. Faktur Pajak Faktur pajak adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bagian keuangan yang diwakili oleh bagian utang dagang yang bernomor urut tercetak. Faktur Pajak dibuat oleh bagian keuangan dan diorisasi oleh bagian keuangan. Faktur Pajak dibuat sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 dikirim untuk klien, rangkap 2 digunakan untuk laporan pajak, dan rangkap 3 disimpan oleh bagian keuangan. Faktur pajak tersebut akan dikirim ke bagian pajak. i. Bukti Iklan Bukti Iklan merupakan bukti penayangan atas iklan yang diorder oleh klien. Bukti iklan dijadikan dasar untuk mencocokan order iklan dengan realisasi iklan. Bukti iklan akan dikirimkan oleh publisher ke perusahaan setelah iklan di pasang/disiarkan. j. Tanda terima Tanda Terima merupakan dokumen yang digunakan untuk mengetahui bahwa invoice sudah diterima oleh klien, tanda terima akan dikirim ke klien bersamaan dengan invoice dan bukti iklan. Tanda Terima dibuat oleh bagian keuangan dan diotorisasi oleh bagian keuangan.

(70) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 54 k. Bukti Kas Bukti kas merupakan dokumen internal yang digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Bukti kas dibuat oleh bagian keuangan setelah ada laporan penerimaan pembayaran dari klien atau adanya pengeluaran kas. 4. Catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit oleh perusahaan adalah : a. Catatan Kas Masuk Catatan ini merupakan catatan yang digunakan perusahaan untuk mengetahui daftar pelanggan yang telah membayar pesanan iklan. Catatan ini disiapkan oleh bagian keuangan. b. Daftar Umur Piutang Catatan ini merupakan catatan yang digunakan perusahaan untuk mencatat piutang yang dimiliki oleh pelanggan. Catatan ini dibuat oleh bagian keuangan. c. Worksheet Catatan ini merupakan kertas kerja yang dijadikan acuan oleh accounting untuk mengecek laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem.

(71) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 55 5. Bagan alir Prosedur Penjualan Client Penjualan Planner Publisher 3 Mulai 3 2 2 1 1 Proposal Menginput Client Client Brief Membuat MPA Brief 3 Proposal 3 2 3 2 1 2 1 MPA 1 MPA MPA Melakukan ACC untuk MPA 3 3 2 2 Proposal 1 1 3 ACC MPA 1 ACC MPA T FINANCE Melakukan ACC pada MPA dan Proposal Proposal 3 3 3 2 ACC MPA Proposal 1 Proposal 3 1 T ACC MPA T T T Gambar 5.2 Diagram Alir Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Sumber : PT. Transito Adiman Jati 1

(72) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 56 Prosedur Penjualan (Lanjutan) Planner Implementer Sales Person Client 1 1 3 IB 3 2 2 1 1 MS 1 MS ACC MPA Membuat MS Melakukan ACC pada MS dan membuat PO Mencetak Implementation Brief 3 2 PO 1 2 3 MS 1 2 PO IB 3 1 ACC MS 1 ACC MS PO 3 T 1 ACC MS T Copy PO pelanggan FINANCE COPY PO COPY PO ACC MS 3 1 ACC MS PO 1 3 1 1 ACC MS T Keterangan : PO = Purchase Order MS = Monthly Schedule MPA = Media Placement Agreement T Gambar 5.1 Diagram Alir Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Sumber : PT. Transito Adiman Jati (Lanjutan)

(73) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 57 B. Identifikasi Masalah PT Transito Adiman Jati merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang periklanan. Sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sedang berjalan selain memiliki kelebihan juga masih memiliki kelemahan. Oleh karena itu, penulis melakukan identifikasi masalah untuk mengetahui kelemahan yang ada pada proses penjualan kredit tersebut. Identifikasi masalah dilakukan dengan melakukan observasi langsung terjadinya kegiatan penjualan kredit di perusahaan tersebut dan menggunakan daftar pertanyaan. 1. Identifikasi Masalah yang Terjadi Berdasarkan daftar pertanyaan dan observasi, penulis menemukan kelemahan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang terjadi di perusahaan, antara lain: a. Pembayaran kepada publisher sering lebih dari bulan yang telah disepakati. Pembayaran kepada publisher sering lebih dari bulan yang telah disepakati, hal tersebut dapat membuat perusahaan kesulitan untuk memperoleh informasi yang berkaitan dengan pengelolaan transaksi penjualan kredit secara tepat. b. Potensi munculnya pelanggan yang tidak layak mendapat kredit. Pengawasan untuk penjualan kredit dikerjakan oleh bagian penjualan. Jika bagian penjualan melakukan tugas mencatat pesanan klien dan melakukan pengawasan apakah klien tersebut

(74) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 58 dapat melakukan kredit atau tidak, maka tugas ini menjadi kurang efektif. Hal ini dapat memunculkan pelanggan yang tidak layak mendapat kredit. c. Potensi munculnya piutang tak tertagih. PT Transito Adiman Jati tidak memiliki prosedur persetujuan kredit secara tertulis. Bagian penjualan akan langsung memutuskan apakah pelanggan tersebut dapat melakukan pembayaran secara kredit atau tidak hanya dengan melihat data pelanggan, hal tersebut sudah cukup untuk memberikan keyakinan kepada perusahaan bahwa pelanggan bias melunasi semua hutangnya. Hal ini terlihat dari tidak adanya tanda tangan otorisasi pihak yang berwenang pada setiap dokumennya. Hal ini dapat mengakibatkan piutang tak tertagih, akan lebih baik jika ada persetujuan kredit atas penjualan kredit tersebut. d. Kurangnya pengawasan yang dilakukan fungsi penagihan dalam sistem penjualan kredit pada perusahaan. Fungsi penagihan dilakukan oleh bagian penjualan dan bagian keuangan. Padahal bagian penjualan tugas utamanya adalah menangani prosedur penerimaan pesanan, hal ini dapat meningkatkan resiko terjadinya pembayaran piutang yang tidak sesuai tempo atau bahkan piutang yang tidak tertagih. e. Sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan nomor seri pajak. Hal ini dikarenakan kurangnya kontrol atau pengawasan di bagian

(75) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 59 keuangan. Hal ini mengakibatkan laporan pajak yang seharusnya sudah dapat dikirimkan ke konsumen dan ke bagian pajak menjadi terhambat atau telat. 2. Identifikasi Penyebab Masalah Berdasarkan masalah yang terjadi, penyebab yang melandasi terjadinya permasalahan tersebut yaitu : a. Masalah pembayaran kepada publisher sering lebih dari bulan yang telah disepakati, dapat diidentikasi penyebabnya adalah bagian keuangan kurang mengontrol dalam mengecek tanggal pembayaran kepada publisher. Bagian keuangan terkadang akan mengecek setelah dihubungi oleh publisher. Tidak ada bagian khusus yang menangani hubungan antara PT Transito Adiman Jati dengan publisher. b. Masalah potensi munculnya pelanggan yang tidak layak mendapat kredit, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah bagian penjualan yang melakukan penambahan klien ke dalam database klien dan tidak mengecek riwayat kredit klien. Padahal tugas penjualan yang utama adalah menerima pesanan dari klien. c. Masalah potensi munculnya piutang tak tertagih, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah tidak ada otorisasi tertulis dari bagian kredit pada surat pesanan. d. Masalah kurangnya pengawasan yang dilakukan pada prosedur penagihan, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah proses

(76) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 60 penagihan ke pelanggan dapat dilakukan oleh bagian penjualan dan bagian keuangan. e. Masalah sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan nomor seri pajak, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah kurangnya pengawasan dan kontrol pada bagian keuangan. 3. Identifikasi Titik Keputusan Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang menyebabkan suatu masalah terjadi. Cara mengidentifikasi titik–titik keputusan dapat menggunakan bagan alir yang menggambarkan sistem informasi akuntansi penjualan kredit perusahaan. Titik keputusan yang menjadi penyebab permasalahan dalam perusahaan adalah sebagai berikut : a. Permasalahan pertama adalah pembayaran kepada publisher sering lebih dari bulan yang telah disepakati. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah tersebut adalah tidak adanya sanksi yang jelas untuk klien yang membayar telat dan kurangnya pengawasan pada proses penagihan yang bertugas untuk menagih pembayaran dari klien dan mengawasi proses pembayaran. b. Permasalahan kedua adalah potensi munculnya pelanggan yang tidak layak mendapat kredit. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah tersebut adalah tugas dan wewenang bagian kredit dilakukan oleh bagian penjualan. Apabila penambahan klien dan pengawasan kredit dilakukan oleh bagian penjualan maka tidak

(77) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 61 ada pengecekan dari bagian kredit. Hal ini dapat menimbulkan adanya pelanggan yang tidak tepat mendapat kredit. c. Permasalahan ketiga adalah potensi munculnya piutang tak tertagih. Titik keputusan dari penyebab masalah tersebut adalah tidak adanya bagian kredit yang bertugas untuk mengawasi dan mengontrol proses penjualan kredit di perusahaan. d. Permasalahan keempat adalah kurangnya pengawasan pada prosedur penagihan. Titik keputusan dari penyebab masalah tersebut adalah fungsi penagihan dikerjakan oleh bagian penjualan dan bagian keuangan. e. Permasalahan kelima adalah sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan nomor seri pajak. Titik keputusan dari penyebab masalah tersebut adalah kurang terampilnya manajer keuangan dalam melakukan pengawasan proses kegiatan yang dilakukan oleh bagian keuangan. 4. Identifikasi Personil-Personil Kunci Identifikasi personil-personil kunci dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen dan deskripsi jabatan. a. Karyawan bagian penjualan 1. Melakukan penerimaan pesanan pelanggan 2. Menambahkan pelanggan baru 3. Melakukan otorisasi penjualan dan penerimaan kredit

(78) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 62 b. Karyawan bagian keuangan 1. Melakukan penagihan kepada konsumen 2. Mengontrol A/R pelangan C. Perbandingan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Dilaksanakan oleh Perusahaan dengan Teori. 1. Fungsi–fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit. Fungsi–fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit dapat dilihat pada Tabel 5.1. Tabel 5.1. Perbandingan sistem akuntansi penjualan kredit perusahaan dengan teori fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit. Teori Fungsi Penjualan Fungsi Kredit Gudang dan Pengiriman Penagihan Akuntansi Ada Tidak Keterangan Fungsi penjualan dilakukan oleh bagian Account Executive yang diwakili oleh bagian penjualan. Fungsi kredit dilakukan oleh bagian penjualan atau Account Executive. Tidak ada fungsi gudang karena perusahaan tidak memproduksi barang. PT. Transito Adiman Jati merupakan perusahaan jasa periklanan. Fungsi penagihan dilakukan oleh bagian keuangan dan bagian penjualan. Fungsi Akuntansi dilakukan oleh bagian accounting.

(79) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 63 Teori Finance Ada Tidak Keterangan Fungsi finance dilakukan oleh bagian keuangan. Terdapat bagian Account Receivable, Account Payable, Administrator, dan Collector. Sumber data : Narko (2002, 90) dan data yang diolah dari hasil wawancara Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa fungsi yang dilaksanakan oleh PT. Transito Adiman Jati sudah cukup baik. Adapun Fungsi yang dilakukan oleh perusahaan, antara lain : 1. Fungsi penjualan dilakukan oleh bagian Account Executive yang diwakili oleh bagian penjualan. Fungsi penjulan terpisah dengan fungsi implementer, sehingga dapat meminimalisir adanya pembelian fiktif atau penjulan fiktif. 2. Fungsi Penjualan terpisah dengan fungsi keuangan, sehingga seluruh order yang dilakukan oleh fungsi penjualan diperiksa dan ditagihkan oleh fungsi keuangan. 3. Fungsi Finance AR dan fungsi finance AP terpisah. Hal ini untuk memisahkan fungsi pencatatan penerimaan (AR) dan pencatatan pengeluaran (AP). 4. Fungsi Finance (keuangan) harus terus terpisah dengan fungsi accounting, sehingga terjadi pengecekan pada saat membuat laporan keuangan. 2. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit Table 5.2. perbandingan sistem akuntansi penjualan kredit perusahaan dengan teori jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit

(80) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 64 Teori Ada Tidak Keterangan Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, bagian penjualan menerima order dari pelanggan dan mencatat dalam pesanan yang disampaikan kepada bagian media Prosedur Pengiriman Prosedur ini dilakukan oleh kurir, tetapi tidak ada prosedur tertulis tentang pengiriman bukti iklan ke klien. Prosedur Penagihan Bagian keuangan dan bagian penjualan melakukan penagihan dengan mengirimkan bukti iklan, PO, faktur dan invoice ke pelanggan. Prosedur Pencatatan Piutang Bagian keuangan melakukan pencatatan berdasarkan tembusan faktur penjualan. Prosedur persetujuan kredit Prosedur ini dilakukan oleh bagian penjualan dengan melihat database pelanggan, tetapi tidak ada otorisasi tertulis oleh bagian kredit. Hal tersebut dikarenakan tidak adanya bagian kredit di perusahaan. Prosedur distribusi penjualan Ada karena PT. Transito melakukan pendistribusian data penjualan ke bagian akuntansi. Prosedur pencatatan HPP Tidak ada karena PT. Transito Adiman Jati termasuk perusahaan jasa. Sumber data: Mulyadi (2001:220) dan data yang diolah dari hasil wawancara

(81) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 65 Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa prosedur yang dilakukan oleh PT Transito Adiman Jati sudah cukup baik. Dengan adanya prosedur penjualan, prosedur pengiriman, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang, dan prosedur persetujuan kredit maka proses penjualan yang dilakukan oleh perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik. Hal tersebut dikarenakan adanya alur atau proses yang jelas yang dilakukan oleh perusahaan. 3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit Tabel 5.3 Perbandingan sistem akuntansi penjualan kredit perusahaan dengan teori adanya dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit Teori Ada Tidak Keterangan Costumer order Dibuat oleh penjualan bagian Sales Order Dibuat oleh penjualan bagian Picking Ticket Tidak Ada Picking slip Tidak Ada Shipping notice Tidak Ada Sales invoice Dibuat oleh keuangan. bagian Remittance advice Dibuat oleh penjualan. bagian Deposit ship Tidak ada, yang menyetorkan ke bank bukan PT. Transito Adiman Jati Back Order Tidak Ada

(82) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 66 Teori Ada Tidak Keterangan Credit Memo Tidak ada, jika ada pengurangan kredit pelanggan akan langsung diproses di sistem. Credit application Tidak ada, karena tidak ada otorisasi persetujuan kredit secara tertulis. Sales person call report Dibuat oleh keuangan Delinquent notice Tidak ada catatan yang dibuat oleh perusahaan jika pelanggan melewati batas kredit. Right of notice Tidak Ada Cash receipt Dibuat oleh keuangan register Bill of lading bagian bagian Tidak ada, karena tidak melakukan pengiriman barang. Sumber data : Wilkinson (2000:419) dan data dioleh dari hasil wawancara dan dokumentasi.

(83) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI BAB VI RANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT A. Deskripsi Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit pada PT Transito Adiman Jati Bab ini akan membahas tentang perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit. Perancangan sistem sebaiknya dibuat berdasarkan permasalahan atau kelemahan dari sistem yang lama. Tabel 6.1 Rangkuman masalah dan solusi sistem akuntansi penjualan kredit di PT Transito Adiman Jati No 1 2 Identifikasi Masalah Pembayaran kepada publisher sering lebih dari bulan yang telah disepakati Solusi yang Ditawarkan Perusahaan disarankan untuk memberikan tugas dan wewenang pada bagian keuangan yang diwakili bagian Account Payable untuk mengontrol pembayaran kepada publisher. Potensi munculnya Perusahaan disarankan untuk pelanggan yang tidak memperjelas tugas dan wewenang layak mendapat kredit masing-masing divisi. Bagian penjualan hanya menerima pesanan pelanggan dan yang melalukan pengawasan kredit adalah bagian kredit. Perusahaan disarankan untuk membentuk bagian administrasi yang fungsinya untuk mengontrol penambahan konsumen baru dan memberikan informasi dari konsumen tersebut ke bagian piutang. 67

(84) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 68 No. 3 Identifikasi Masalah Solusi yang ditawarkan Potensi munculnya Perusahaan disarankan untuk piutang tak tertagih. memberikan tembusan pesanan penjualan kepada bagian keuangan. Hal ini bertujuan untuk memberikan informasi pada bagian keuangan mengenai pesanan yang dilakukan oleh pelanggan, sehingga bagian keuangan yang diwakili oleh bagian piutang dagang dapat melakukan otorisasi pemberian kredit. 4 Kurangnya pengawasan pada prosedur penagihan 5 Sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan nomor seri pajak Perusahaan juga disarankan untuk memberikan tugas dan wewenang kepada bagian kredit untuk melakukan pengecekan terhadap klien baru atau lama yang melakukan pembelian secara kredit dan membubuhkan tanda tangan sebagai bukti telah dilakukan pengecekan. Perusahaan disarankan untuk memberikan tugas dan wewenang kepada bagian keuangan yang diwakili oleh bagian collecting untuk mengontrol pembayaran yang dilakukan oleh klien. Perusahaan disarankan untuk memperbaiki kebijakan dalam mengontrol pembaharuan nomor seri pajak. Sumber : Data Diolah B. Rancangan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Rancangan jaringan prosedur yang baru hanya menambah kegiatan pada prosedur pesanan penjualan, prosedur persetujuan kredit dan prosedur penagihan. Salah satu kegiatan yang diusulkan adalah kegiatan otorisasi atas adanya persetujuan kredit klien lama maupun klien baru. Seorang klien baru yang akan melakukan pembelian secara kredit harus

(85) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 69 mempunyai bukti-bukti yang mendukung agar perusahaan dapat memiliki kepercayaan bahwa klien tersebut layak untuk melakukan kredit. Buktibukti pendukung yang dapat dijadikan bukti antara lain klien memiliki NPWP, bidang penjualan mengetahui instansi dari klien tersebut, dan mempunyai informasi atas kemampuan klien tersebut dalam melunasi hutangnya. Bukti bahwa pesanan yang diterima merupakan pesanan dari klien baru adalah pemberian tanda tangan dan cap pada surat pesanan tersebut. Cap dan tanda tangan tersebut dilakukan oleh bagian penjualan atas persetujuan dari bagian piutang. Gambar 6.1 merupakan usulan dokumen yang menyatakan bahwa adanya otorisasi untuk pemberian kredit yang diwakili oleh bagian piutang. FORM PERSETUJUAN PENJUALAN KREDIT No : PT TRANSITO ADIMAN JATI Nama Konsumen : Alamat : Riwayat : Batas Max : Jakarta, Bagian Penjualan ( Bagian Piutang Dagang ) ( Gambar 6.1 Rancangan Persetujuan Penjualan Kredit )

(86) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 70 Form Persetujuan Kredit dirancang agar proses penjualan kredit dapat terkoordinasi dengan baik. Form Persetujuan Kredit digunakan sebagai bukti atau tanda pelanggan yang melakukan pembelian secara kredit. Untuk klien lama, pemeriksaan kredit meliputi total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari manajemen dan melihat riwayat kredit yang selama ini dilakukan oleh klien, sedangkan untuk pelanggan baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada klien. Jika permintaan kredit tidak disetujui oleh perusahaan, maka perusahaan akan menghubungi klien melalui telepon. Form ini akan disetujui oleh bagian piutang dan diarsipkan oleh bagian penjualan, dengan begitu akan meminimalisir terjadinya piutang tak tertagih. C. Rancangan Surat Pengantar Pengiriman Surat pengantar pengiriman dirancang agar kegiatan pengiriman di dalam perusahaan dapat terkoordinasi dengan baik. Surat pengantar pengiriman digunakan sebagai bukti bahwa bagian keuangan telah menyerahkan tugas kepada kurir untuk melakukan pengiriman. Surat pengantar pengiriman berisi: a. Tanggal Pengiriman b. Nama Barang c. Jumlah d. Keterangan

(87) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 71 e. Tanda tangan Gambar 6.2 merupakan usulan dokumen yang menyatakan bahwa bagian penjualan memberikan otorisasi untuk bagian pengiriman. Kurir atau bagian pengiriman dapat melakukan pengiriman apabila sudah mendapat surat pengatar pengiriman dari bagian keuangan.

(88) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 72 PT TRANSITO ADIMAN JATI Jl. Palmerah Barat No. 29 – 37, 3 rd floor, SURAT JALAN No ………………….. Tanah Abang, Jakarta Barat Telp 021-53677834, 5301991 E-mail :transito@transito-ad.com Tanggal, ……………………… Kepada Yth, …………………….. Bersama dengan ini kami kirimkan sejumlah dokumen berikut ini : No Nama Dokumen 1 Bukti Iklan 2 Invoice 3 Tanda Terima Jumlah Keterangan Mohon untuk di cek dan diterima Kurir ( Hormat Kami ) ( Diterima Tanggal …………………………. Penerima ( ) Gambar 6.2 Rancangan Surat Pengantar Pengiriman )

(89) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 73 D. Rancangan Sistem Penjualan Kredit PROSEDUR PENJUALAN KREDIT BATCH Penjualan Mulai Kredit Pelanggan 2 1 ACC FPPK FPPK 3 Menerima pesanan dari pelanggan dan menghubungi publisher 2 ACC MPA 1 Membuat MPA dan FPPK Memeriksa status dan limit kredit Menerima ACC MPA dari konsumen dan ACC FPPK dari bagian piutang 3 Memenuhi Persyaratan Kredit 2 MPA 1 FPPK 3 Ya FPPK 2 ACC MPA 1 Memberikan tanda persetujuan kredit 1 Pelanggan T T Pelanggan 3 Tidak ACC FPPK T 2 Gambar 6.3 Rancangan Sistem Penjualan Kredit Batch PT Transito Adiman Jati

(90) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 74 Operasi Komputer Media 3 5 1 MPA Surat Tagihan Membuat materi iklan, MS dan PO File Pesanan PO File Piutang 3 Pengeditan file dan pembahruan piutang 2 MS File Worksheet 1 3 2 1 Invoice Mengkopi PO 3 2 6 MS 1 COPY PO PO 1 MPA 4 T Pelanggan Gambar 6.3 Rancangan Sistem Penjualan Kredit Batch PT Transito Adiman Jati (Lanjutan)

(91) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 75 Piutang 6 4 MS 7 3 3 MS 3 2 COPY PO 1 Invoice Mencocokkan MS dengan Copy PO dan membuat surat tagihan MS Memverifikasi Invoice dengan MS 3 COPY PO Membuat laporan omzet dan membuat tanda terima Surat Tagihan 7 5 3 2 Invoice 8 1 TT Sebagai dasar untuk pembuatan jurnal dan laporan keuangan Laporan Omzet 9 Pelanggan corporate T Gambar 6.3 Rancangan Sistem Penjualan Kredit Batch PT Transito Adiman Jati (Lanjutan)

(92) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 76 Utang Penagihan 9 8 Publisher IN 3 COPY PO IN AP Melakukan pengecekan daftar utang Menagih piutang ke pelanggan IN 3 Membuat faktur pajak dan mengecek nomor seri pajak T 3 2 FP Selesai 1 T Pelanggan pajak Keterangan : MPA = Media Placement Agreement MS = Monthly Schedule PO = Purchase Order FPPK = Form Persetujuan Penjualan Kredit IN = Invoice IN AP =Invoice Account Payable Gambar 6.3 Rancangan Sistem Penjualan Kredit Batch PT Transito Adiman Jati (Lanjutan)

(93) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 77 E. Deskripsi Rancangan Sistem Penjualan Kredit Batch Proses awal dalam sistem penjualan kredit di perusahaan adalah bagian penjualan menerima pesanan dari klien, kemudian bagian penjualan membuat MPA (Media Placement Agreement) sebanyak 3 rangkap dan membuat FPPK (Form Persetujuan Penjualan Kredit). MPA rangkap 1, 2 dan 3 diberikan kepada klien. Jika klien telah menyetujui penawaran dari PT. Transito, klien akan menandatangani MPA dan mengirimnya melalui fax atau email. Sedangkan FPPK dibuat jika klien tersebut melakukan pembelian secara kredit. FPPK akan diberikan kepada bagian kredit. Bagian kredit akan menganalisis apakah klien tersebut berhak menerima kredit atau tidak. Setelah di analisis, FPPK yang disetujui akan dikembalikan ke bagian penjualan untuk disimpan, sedangkan FPPK yang tidak disetujui akan disimpan oleh bagian kredit. Untuk klien lama, pemeriksaan kredit meliputi total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari manajemen dan melihat riwayat kredit yang selama ini dilakukan oleh klien, sedangkan untuk pelanggan baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada klien. Jika permintaan kredit tidak disetujui oleh perusahaan, maka perusahaan akan menghubungi klien melalui telepon. Setelah data pesanan telah dicatat oleh bagian penjualan, bagian penjualan menyerahkan MPA ke bagian Media. Kemudian bagian Media akan membuat Monthly Schedule (MS). Setelah membuat MS, bagian

(94) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 78 Media akan membuat Purchase Order (PO). Setelah membuat PO, PO akan dikopi satu kali untuk diberikan ke bagian piutang. PO ini akan dikirimkan ke bagian publisher untuk dikerjakan. Setelah itu, MS dan Copy PO akan diberikan kepada bagian piutang. Kemudian bagian piutang akan menyiapkan invoice sebanyak 3 rangkap, tanda terima dan laporan omzet. Invoice rangkap 1 akan diberikan ke klien dan rangkap 2 akan disimpan oleh bagian piutang serta rangkap 3 akan diberikan ke penagihan untuk melakukan penagihan ke klien. Laporan omzet yang dibuat oleh bagian piutang akan diberikan ke corporate yang diwakilkan oleh bagian akuntansi sebagai bukti transaksi penjualan kredit yang dilakukan oleh perusahaan, sehingga corporate dapat membuat jurnal dan laporan keuangan. Bagian utang akan menerima Copy PO dari bagian piutang dan menerima Invoice AP dari publisher, kemudian akan melakukan pengecekan apakah nominal yang ditagih oleh publisher sesuai dengan PO yang ada di perusahaan, setelah itu bagian utang akan melakukan pengecekan pembayaran ke publisher. Setelah itu, bagian utang akan membuat faktur pajak sebanyak 3 rangkap. Faktur pajak rangkap 1 akan diberikan ke klien, rangkap ke 2 akan diberikan ke bagian pajak. dan rangkap ke 3 akan diarsipkan oleh bagian utang.

(95) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 79 F. Rancangan Bagan Alir Dokumen Rancangan bagan alir dokumen bagi perusahaan meliputi rancangan : 1. Fungsi–fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit Fungsi–fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dilakukan perusahaan sebagai berikut: a. Fungsi Penjualan Fungsi ini dilakukan oleh bagian penjualan. Bagian penjualan bertanggungjawab atas penerimaan order dari pelanggan dengan menambahkan informasi yang lengkap atas pesanan pelanggan, seperti: ukuran produk, jenis pesanan, dan publisher yang diinginkan. b. Fungsi Kredit Fungsi ini dilakukan oleh bagian kredit yang berada dibawah manajer keuangan. Bagian ini melakukan otorisasi analisis kredit dengan cara memeriksa kredibilitas pelanggan. Fungsi kredit memiliki wewenang untuk menyetujui ataupun menolak pemberian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Penagihan Fungsi ini dilakukan oleh kurir yang berada dibawah pengawasan manajer keuangan. Bagian keuangan akan membuat surat tagihan berdasarkan faktur yang diterima oleh bagian penjualan.

(96) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 80 d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi dilakukan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan bertanggung jawab mencatat transaksi penjualan, membuat faktur penjualan dan membuat laporan keuangan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tabel 6.2 Ringkasan Usulan Fungsi yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Fungsi Tugas dan Wewenang Yang Berlangsung Usulan Fungsi Penjualan Membuat surat pesanan penjualan. Menerima order pembelian dari pelanggan dan membuat pesanan penjualan. Fungsi Kredit Tidak melakukan pengecekan riwayat kredit bagi konsumen baru atau lama. Tidak memberikan otorisasi tertulis pada surat pesanan. Tidak membuat surat tagihan Melakukan pengecekan riwayat kredit bagi konsumen baru atau lama. Fungsi Penagihan Fungsi Akuntansi Membuat laporan keuangan Fungsi Keuangan Membuat invoce Memberikan otorisasi tertulis pada surat pesanan. Membuat surat tagihan berdasarkan faktur yang diterima dari bagian penjualan. Membuat laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan. berdasarkan laporan omzet dari bagian keuangan. Membuat invoice dan membuat laporan omzet berdasarkan invoice.

(97) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 81 Sumber : Data Diolah 2. Dokumen yang Digunakan dalam Transaksi Penjualan Kredit Dokumen–dokumen yang digunakan dalam proses penjualan kredit di PT Transito Adiman Jati, antara lain: a) Client Brief Client Brief adalah dokumen untuk mencatat data-data klien yang berhubungan dengan materi iklan. Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan pada saat pesanan diterima dari klien dan diotorisasi oleh bagian penjualan, kemudian dokumen ini akan diberikan kepada bagian media untuk diproses. b) MPA ( Media Placement Agreement) . MPA merupakan dokumen awal yang digunakan untuk menangkap informasi pesanan pelanggan sebelum dipindahkan ke Monthly Schedule. MPA dibuat oleh bagian penjualan. MPA berfungsi sebagai tanda penawaran atas harga dari pesanan pelangganMPA ini akan diserahkan kepada klien untuk proses persetujuan. Setelah disetujui oleh klien, MPA akan dikembalikan ke bagian penjualan. Satu MPA hanya bisa dipakai untuk satu jenis brand dengan beberapa jenis aktivitas iklan. c) MS ( Monthly Schedule) Monthly Schedule dibuat oleh bagian media. MS merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat pesanan yang diminta oleh klien, MS berfungsi sebagai tanda diterimanya pesanan dari

(98) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 82 konsumen kepada perusahaan. MS dibuat berdasarkan MPA yang sudah di approve atau berdasarkan order dari penjualan. Pembuatan MS harus mendapatkan persetujuan dari klien, sehingga MS dijadikan dasar untuk pembuatan order ke publisher dan pembuatan tagihan ke klien. MS dibuat oleh bagian media sebanyak 3 rangkap. d) PO (Purchase order) Purchase order (PO) merupakan dokumen yang digunakan untuk memberitahu media untuk membuat iklan yang sudah dipesan oleh klien. PO dibuat oleh bagian media dan diotorisasi oleh bagian media. PO dibuat sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 untuk media cetak, rangkap 2 disimpan oleh bagian media, rangkap 3 diberikan untuk bagian keuangan. e) Faktur Pajak Faktur pajak adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bagian keuangan yang diwakili oleh bagian utang dagang yang bernomor urut tercetak. Faktur Pajak dibuat oleh bagian keuangan dan diorisasi oleh bagian keuangan. Faktur Pajak dibuat sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 dikirim untuk klien, rangkap 2 digunakan untuk laporan pajak, dan rangkap 3 disimpan oleh bagian keuangan. Faktur pajak tersebut akan dikirim ke bagian pajak.

(99) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 83 f) Bukti Iklan Bukti Iklan merupakan bukti penayangan atas iklan yang diorder oleh klien. Bukti iklan dijadikan dasar untuk mencocokan order iklan dengan realisasi iklan. Bukti iklan akan dikirimkan oleh publisher ke perusahaan setelah iklan di pasang/disiarkan. g) Surat Pengantar Pengiriman/Surat Jalan Surat ini dibuat oleh bagian penjualan yang ditujukan ke bagian pengiriman sebagai bukti pengiriman pesanan pelanggan. Surat pengantar pengiriman akan diotorisasi oleh bagian penjualan dan hanya dibuat satu rangkap. h) Tanda terima Tanda Terima dibuat oleh bagian keuangan. Tanda Terima merupakan dokumen yang digunakan untuk mengetahui bahwa kwitansi sudah diterima oleh klien, walaupun klien belum membayar, tanda terima akan dikirim ke klien bersamaan dengan invoice. i) Invoice Invoice merupakan dokumen yang digunakan untuk menagih pembayaran ke klien. Invoice berisi nominal utang yang harus dibayar oleh pelanggan atas pesanan yang telah dilakukan. Invoice akan diberikan kepada klien bersamaan dengan pemberian surat tagihan kepada pelanggan.

(100) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 84 j) Surat Tagihan Surat Tagihan digunakan sebagai bukti penagihan yang dibuat oleh bagian keuangan kemudian diberikan kepada pelanggan untuk melunasi hutangnya. a) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Infomasi Penjualan Kredit Prosedur yang dipakai dalam proses penjualan kredit, antara lain: a. Prosedur Penjualan Prosedur ini dimulai penerimaan pesanan dari pelanggan oleh bagian penjualan. Setelah pesanan diterima, bagian penjualan akan membuat Media Placement Agreement (MPA). MPA ini digunakan sebagai bukti terjadinya suatu transaksi penjualan. b. Prosedur Persetujuan Kredit Bagian kredit yang diwakili oleh bagian piutang melakukan analisis kredit dengan cara memeriksa sejarah kredit dan kredibilitas konsumen. Persetujuan kredit dilakukan dengan cara mengotorisasi atau member tanda tangan dan cap pada MPA. c. Prosedur Pengiriman Materi Iklan Bagian Media khususnya bagian implementer dan creative akan menerima materi iklan dari bagian penjualan. Setelah dicek dan disetujui, materi iklan akan dikirim ke Publisher agar dapat memuat iklan yang dipesan.

(101) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 85 d. Prosedur Pembelian Bagian media akan membuat Purchase Order (PO), kemudian PO akan dikirimkan ke bagian keuangan dan ke bagian publisher untuk mengetahui jumlah utang yang harus dibayar ke publisher. e. Prosedur Perubahan Purchase Order Bagian implementer akan menerima memo revisi dari publisher. Setelah itu bagian implementer akan member cap “Batal” pada Purchase Order tersebut dan akan membuat Purchase Order (PO) revisi. PO revisi akan diberikan kepada bagian penjualan. Bagian penjualan membuat MS revisi dan kemudian MS tersebut diberikan kepada klien. f. Prosedur Purchase Order Batal Bagian implementer akan menerima memo tolakan dari publisher. Setelah itu bagian implementer akan memberi cap “Batal” pada PO tersebut dan akan membuat Memo Cancel secara manual. Memo Cancel akan diberikan kepada bagian penjualan. Bagian penjualan kemudian membuat Memo Cancel MS, kemudian Memo Cancel MS tersebut akan diberikan kepada klien. g. Prosedur Billing AR Bagian implementer akan menerima bukti iklan dari publisher. Bukti iklan tersebut akan dicocokkan dengan

(102) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 86 PO. Bagian keuangan mencocokkan bukti iklan dengan MS. Setelah itu bagian keuangan akan membuat invoice dan faktur pajak. h. Prosedur Collecting/Penagihan Bagian keuangan membuat tanda terima dan kontra bon. Tanda terima akan ditanda tangani oleh bagian collector. Klien akan mengecek kelengkapan data, menyetujui kontra bon dan menyiapkan pembayaran. i. Prosedur Pembayaran Cek Collector akan menyiapkan kontra bon yang jatuh tempo. Setelah itu collector akan menerima cek dari klien. Setelah menerima cek, cek akan diserahkan ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan mencatat penerimaan cek dan mengirimkan cek beserta buku pembantu ke kasir. j. Prosedur Pembayaran Transfer Bagian keuangan akan menerima transfer dari klien. Bagian keuangan akan mencetak rekening koran dan memproses Bank Receipt. Bagian accounting akan menerima Bank Receipt dan membuat jurnal. k. Prosedur Billing Account Payable Bagian implementer akan menerima bukti iklan dari publisher. Kemudian bukti iklan dicek dengan Purchase Order. Setelah dicek dan disetujui, cap “check” pada bukti

(103) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 87 iklan. Bagian keuangan akan menerima bukti iklan dari bagian implementer. Kemudian akan melakukan proses invoicing AP dan mencetak Edit List Posting AP. b) Catatan Akuntansi yang digunakan oleh PT. Transito Adiman Jati, antara lain: a. Catatan Kas Masuk Catatan kas masuk merupakan catatan yang digunakan perusahaan untuk mengetahui daftar pelanggan yang telah membayar pesanan iklan. Catatan ini dibuat oleh bagian keuangan. b. Daftar Umur Piutang Catatan ini merupakan catatan yang digunakan perusahaan untuk mencatat piutang yang dimiliki oleh pelanggan dan mengetahui posisi piutang dengan melakukan pengelompokan piutang pada periode tertentu. Catatan ini dibuat oleh bagian keuangan. c. WorkSheet Catatan ini merupakan kertas kerja yang dijadikan acuan oleh accounting untuk mengecek laporan keuangan yang diasilkan oleh sistem.

(104) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 89 c. Potensi munculnya piutang tak tertagih yang disebabkan karena belum adanya otorisasi tertulis yang dilakukan oleh perusahaan ketika adanya konsumen baru yang melakukan pembelian secara kredit. d. Kurangnya pengawasan yang dilakukan fungsi penagihan dalam sistem penjualan kredit pada perusahaan. e. Sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan nomor seri pajak. 3. Perancangan sistem informasi akuntansi pada PT Transito Adiman Jati meliputi : a. Membuat dokumen untuk konsumen baru yang melakukan pembelian secara kredit dan membuat surat pengantar pengiriman. Hal tersebut agar proses penjualan dapat lebih terkontrol dan berjalan dengan baik. b. Membuat bagan alir dokumen penjualan kredit (flowchart), yaitu menambahkan form persetujuan penjualan kredit dan surat pengantar pengiriman. c. Perancangan fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dengan menambahkan tugas dan wewenang pada beberapa bagian, antara lain : bagian piutang ditambahkan tugas dan wewenang untuk memberikan otorisasi kredit dan pengecekan riwayat kredit klien, bagian Account Payable diberi tambahan tugas dan wewenang untuk mengontrol pembayaran ke publisher, dan

(105) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 90 bagian Collecting diberi tugas dan wewenang untuk mengontrol pembayaran yang dilakukan oleh klien. B. Keterbatasan Penelitian Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, penelitian ini mempunyai keterbatasan yaitu : penelitian yang dilakukan ini tidak berhasil mendapatkan bagan alir penjualan kredit hingga proses penagihan. Bagan alir yang didapat hanya sampai pada pengarsipan pesanan pelanggan yang dilakukan oleh bagian keuangan. . C. Saran Berdasarkan analisis data terhadap sistem informasi akuntansi penjualan kredit, maka untuk meningkatkan pelaksanaan sistem informasi akuntansi penjualan kredit disarankan beberapa hal sebagai berikut : 1. Diperlukan adanya bagan alir dokumen tentang prosedur penjualan kredit dari pesanan pelanggan hingga penagihan. 2. Dokumen konsumen baru untuk penjualan kredit yang telah dirancang sebaiknya dapat digunakan untuk meminimalkan terjadinya konsumen yang tak layak mendapat kredit. 3. Tambahan tugas dan wewenang di beberapa bagian yang telah dirancang dapat diterapkan oleh perusahaan agar perusahaan dapat lebih mengontrol proses penjualan kredit dan meminimalkan terjadinya masalah.

(106) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki. 1993. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. Yogyakarta:BPFE Bodnar, George H dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9. Yogyakarta : Andi. Diana A. dan Lilis S. 2011. Sistem Informasi Akuntansi : Perancangan, Proses, dan Penerapan. Yogyakarta : Andi Hall, James A. 2007. Accounting Information System. Edisi Keempat. Terjemahan Amir Abadi Yusuf. Jakarta : Salemba Empat Hartono, Jogiyanto. 2001. Analisis Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi. Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Penerbit Andi Harsanto, Handrianus H. W. 2012. Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai. Skripsi. Yogyakarta : Universitas Sanata Dharma. Kotler, Philip. 2005. Manajemen Pemasaran : Analisis, Perencanaan, dan Pengendalian. Jakarta : PT.Prehallindo. Morissan, M.A. 2010. Periklanan :Komunikasi Pemasaran Terpadu. Jakarta : Kencana Prenada Media Group. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat. Narko. 2002. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusatama. Romney, Marshall B dan Paul John Steinbert. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat. Wilkinson, Cerullo, Raval dan Bernard Wong On wing. 2000. Accounting Information System. Edisi Keempat. United States : John Wiley and Sons Inc. Widjajanto, Nugroho.2001.Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Penerbit Erlangga. 91

(107) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 92 Zeithaml, Valarie A. dan Mary Jo Bitner. Service Marketing. Edisi Kedua. 2000. McGraw-Hill.

(108) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI LAMPIRAN 93

(109) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 94 Lampiran 1 Daftar Pertanyaan 1. Bagaimanakah gambaran umum PT. Transito Adiman Jati? Direktur : PT Transito Adiman Jati merupakan salah satu perusahaan periklanan yang cukup besar, tidak hanya menawarkan jasa kreatif saja melainkan menawarkan pemasangan di berbagai media, seperti: koran, majalah, radio, billboard, dll. 2. Bagaiman struktur organisasi PT. Transito Adiman Jati secara umum? Direktur : PT Transito Adiman Jati dipimpin oleh Direktur yang bernama Maria Jashinta. Terdapat empat bagian utama, yaitu: Account Executive I (Konvensional), Account Executive II (OOH), Media dan Finance. 3. Berapa banyak karyawan yang dimiliki dan bagaimana pembagian tugas antar karyawan pada PT. Transito Adiman Jati? Marketing/Account Executive : karyawan yang dimiliki ada 33 karyawan, antara lain: Direktur 1 orang, bagian AE I terdapat 10 orang, bagian AE II terdapat 4 orang, bagian media terdapat 9 orang, bagian keuangan terdapat 6 orang, dan kurir 3 orang.

(110) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 95 4. Bagaimana prosedur sistem informasi akuntansi penjualan yang dijalankan oleh perusahaan? Manajer AE, Manajer Media dan Manajer Keuangan : Prosedur sistem informasi penjualan kredit di PT Transito Adiman Jati awalnya dilakukan oleh bagian penjualan. Bagian penjualan akan menerima pesanan dari klien. Setelah pesanan dicatat bagian penjualan akan membuat Media Placement Agreement. Setelah itu MPA akan diberikan kepada bagian media, bagian media akan membuat Monthly Schedule dan Purchase Order. Setelah itu MS dan PO akan diberikan ke bagian keuangan, setelah bagian keuangan menerima MS dan PO, bagian keuangan akan membuat invoice untuk melakukan penagihan ke klien. 5. Apa saja dokumen–dokumen yang diperlukan dalam proses penjualan? Manajer AE :Client Brief dan MPA. Client Brief adalah dokumen untuk mencatat data-data klien yang berhubungan dengan materi iklan. Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan pada saat pesanan diterima dari klien, kemudian dokumen ini akan diberikan kepada bagian media untuk diproses. Media Placement Agreement (MPA) adalah dokumen yang berisi rencana atau schedule suatu merk (brand). MPA dibuat oleh bagian penjualan sebanyak 3 rangkap. MPA ini akan diserahkan kepada klien untuk proses persetujuan. Setelah disetujui oleh klien, MPA akan dikembalikan ke bagian penjualan. Satu MPA hanya bisa dipakai untuk satu jenis brand dengan beberapa jenis aktivitas iklan.

(111) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 96 Manajer Media : dokumen yang digunakan oleh bagian media yaitu :MS ( Monthly Schedule), Memo Cancel dan PO (Purchase Order). Monthly Schedule (MS) merupakan surat perintah klien kepada perusahaan untuk memasang iklan. MS dibuat berdasarkan MPA yang sudah di approve atau berdasarkan order dari penjulan. Pembuatan MS harus mendapatkan persetujuan dari klien, sehingga MS dijadikan dasar untuk pembuatan order ke publisher dan pembuatan tagihan ke klien. Memo Cancel merupakan pembatalan order dari klien, dikarenakan adanya memo tolakan dari supplier/publisher. Memo Cancel dibuat oleh bagian media, kemudian akan diberikan kepada bagian penjualan agar bagian penjualan dapat memberitahu klien bahwa order yang dipesan oleh klien ditolak publisher. Purchase order (PO) merupakan dokumen yang digunakan untuk memberitahu media untuk membuat iklan yang sudah dipesan oleh klien. PO dibuat oleh bagian media. Manajer Keuangan : dokumen yang digunakan oleh bagian media, antara lain : Invoice Account Receivable , Invoice Account Payable, faktur pajak, bukti iklan, bukti kas.Invoice Account Receivable merupakan dokumen penagihan kepada pihak klien atau disebut sebagai faktur. invoice AR dibuat berdasarkan MS yang telah disetujui oleh klien. Untuk membuat invoice AR, perusahaan menggunakan program MAAS (Media Advertising System). Invoice AR dibuat oleh bagian keuangan. Invoice Account Payable merupakan dokumen penagihan dari publisher ke perusahaan. Invoice AP dibuat berdasarkan PO yang dikirim ke publisher. Invoice AP akan dikirim

(112) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 97 oleh publisher setelah iklan dipasang atau disiarkan. Faktur Pajak dibuat oleh bagian keuangan. Faktur Pajak dibuat sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 dikirim untuk klien, rangkap 2 disimpan oleh bagian keuangan, dan rangkap 3 digunakan untuk laporan pajak. Bukti Iklan merupakan bukti penayangan atas iklan yang diorder oleh klien. Bukti iklan dijadikan dasar untuk mencocokan order iklan dengan realisasi iklan. Tanda Terima merupakan dokumen yang digunakan untuk mengetahui bahwa invoice sudah diterima oleh klien, tanda terima akan dikirim ke klien bersamaan dengan invoice dan bukti iklan. Tanda Terima dibuat oleh bagian keuangan. Bukti kas merupakan dokumen internal yang digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Bukti kas dibuat oleh bagian keuangan setelah ada laporan penerimaan pembayaran dari klien atau adanya pengeluaran kas. 6. Apa saja unit–unit yang berkaitan dengan prosedur penjualan kredit? Direktur : unit-unit ysng terkait dalam prosedur penjualan kredit adalah bagian penjualan(account executive), bagian media, dan bagian keuangan. 7. Apa saja tugas masing – masing unit? Direktur : tugas masing-masing unit, antara lain: AE/penjualan : menerima pesanan dari pelanggan dan membuat Media Placement Agreement. Media : membuat Monthly Schedule dan Purchase Order. Keuangan : membuat invoice, tanda terima, dan faktur pajak.

(113) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 98 8. Apa kesulitan yang anda hadapi pada sistem penjualan yang sedang berjalan saat ini? Bagian Keuangan : kesulitan yang dihadapi adalah mengontrol pembayaran klien, karena ada beberapa klien yang sering telat dalam melakukan pembayaran. 9. Apakah ada kesulitan dalam merekap dan mencari data keuangan yang anda kerjakan? Bagian keuangan : Ya, ada. Ketika klien membayar telat maka perusahaan mengalami kesulitan untuk mengetahui aktivitas penjualan secara rinci dan kesulitan dalam mengambil keputusan.

(114) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 99 Lampiran 2

(115) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 100 Lampiran 3

(116) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 101 Lampiran 4

(117) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 102 Lampiran 5

(118) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 103 Lampiran 6

(119) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 104 Lampiran 7

(120) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 105 Lampiran 8

(121) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 106 Lampiran 9

(122) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 107 Lampiran 10

(123) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 108 Lampiran 11

(124) PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 109 Lampiran 12

(125)

Dokumen baru

Tags

Dokumen yang terkait

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA UD SATRIA PURWOKERTO.
0
2
19
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA UD SATRIA PURWOKERTO.
0
11
56
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG: STUDI KASUS PT SAAG UTAMA
0
0
17
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PT. BINACITRA TATAPRIMA - Binus e-Thesis
0
0
16
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PADA PT SAAG UTAMA
0
1
12
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PADA KOPERASI PEGAWAI SEKRETARIAT JENDERAL DEPDIKNAS
0
0
16
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG PADA PT. BUANA PENTA PRIMA - Binus e-Thesis
0
0
18
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PERUSAHAAN
0
1
9
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI
0
1
108
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT
0
0
163
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI
1
2
112
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI BERBASIS KOMPUTER Studi Kasus pada Toko Obat Djago, Banjarnegara
1
4
137
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PAKET WISATA Studi Kasus pada Yunika Tour Travel
2
3
156
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN
1
3
165
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT
0
1
148
Show more