Tata Cara Rapat yang Baik

Gratis

0
10
7
3 years ago
Preview
Full text

  Nama : Dwi Nur Fajriati NIM : 14416241029 Prodi : P. IPS A 2014

  

Tahap-Tahap Rapat yang Baik

  Rapat sudah menjadi bagian dalam kehidupan sehari-hari dalam organisasi. Karena sudah merupakan rutinitas maka sebagian orang sering mengabaikan hal-hal yang berkaitan dengan rapat. Padahal rapat (meeting), baik formal maupun informal yang diselenggarakan oleh organisasi maupun lembaga pemerintah maupun swasta merupakan bagian penting dari kehidupan kerja. Keberhasilan atau kegagalan suatu rapat tergantung dari bagaimana persiapan sebelum pertemuan atau rapat sampai pada pasca pertemuan, selain itu fasilitas juga berpengaruh terhadap berhasil atau tidaknya suatu rapat.

  Pertimbangan perlu tidaknya menyelenggarakan sebuah rapat menjadi sebuah hal yang penting. Tidak perlu diadakan rapat bila topiknya tidak terlalu penting dan tidak mendesak. Untuk memutuskan apakah tujuan rapat tersebut penting, sebaiknya diadakan diskusi singkat dari orang-orang kunci yang hendak diundang, utamanya tentang perlu tidaknya sebuah rapat. Dalam suatu kegiatan perkantoran, ada hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat. Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

  1. Why? yaitu mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tujuan dari rapat tersebut.

  2. What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

  3. Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

  4. Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

  5. When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.

  6. How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka.

  Sebelum rapat diselenggarakan, maka terlebih dahulu akan dilakukan sebuah diskusi yang didalamnya membahas mengenai apa yang mendasari mengapa harus diadakan rapat, selain itu juga untuk menentukan siapa saja yang menjadi pengurus rapat. Adapun komposisi susunan panitia rapat disesuaikan dengan besar kecilnya kegiatan. Biasanya susunan panitia terdiri dari panitia inti dan panitia lengkap. Panitia inti terdiri dari ketua, sekretaris, dan bendahara. Untuk menjadi paniti lengkap maka harus ditambah seksi-seksi. Contoh komposisi kepanitiannya sebagai berikut:

  1. Ketua Umum

  2. Sekretaris I

  3. Sekretaris II

  4. Bendahara I

  5. Bendahara II

  6. Seksi-Seksi: Seksi Acara Seksi Publikasi dan Dokumentasi Seksi Konsumsi Seksi Usaha Dana Seksi Tempat Seksi Perlengkapan Seksi Kesehatan

  Komposisi susunan kepanitian seperti contoh diatas dapat saja berubah. Yang perlu diperhatikan ialah jangan membentuk atau mendudukan seseorang pada bagian tertentu yang sebenarnya tidak ada gunanya. Bisa saja bagian tertentu dihilangkan, dikurangi atau diganti dengan seksi lain.

  Setelah menentukan susunan kepanitian, dalam penyelenggaraan rapat, jika memang rapat harus diadakan pengundang harus memiliki tujuan yang jelas. Harus memperhatikan tujuan atau agenda penyelenggaraan suatu rapat, misalnya rapat diadakan untuk memecahkan masalah, membuat sebuah keputusan, atau mengumpulkan informasi. Setelah itu, maka harus dibuat sebuah agenda rapat dan susunan acara.

  Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Pembuatan agenda rapat dan susunan acara dikerjakan oleh sekretaris dengan bantuan seksi acara. Setelah agenda dan susunan acara rapat dibentuk sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar. Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siapa yang akan menjadi pembicara dalam rapat tersebut dan siapa saja peserta yang akan diundang. Setelah menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang serta susunan acara yang didalamnya memuat rentang waktu dalam rapat kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat atau ada penambahan atau pengurangan waktu dalam rapat tersebut.

  Setelah pembuatan agenda dan susunan acara rapat maka yang perlu dilakukan lagi ialah membuat surat undangan. Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut : 1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.

  2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

  3. Mencantumkan perihal undangan rapat.

  4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

  5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

  6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

  Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa, maka harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut.

  Setelah membuat surat undangan, maka harus membuat daftar hadir rapat. Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya. Selain itu juga sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

  Setelah daftar hadir dibuat, maka langkah selanjutnya yaitu mempersiapkan bahan rapat. Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut:

  1. Agenda rapat.

  2. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

  3. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

  Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing- masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

  Setelah melakukan tahap perencanaan, hal lain yang menjadi sangat penting dalam suatu rapat adalah perangkat keras yang dibutuhkan dalam rapat. Perangkat keras disini adalah obyek- obyek fisik yang berhubungan dengan rapat yang meliputi ruangan, mebel, dan alat-alat pembantu rapat. Sarana-sarana ini dapat berpengaruh besar terhadap berhasil atau gagalnya suatu rapat. Usahakan sedapat mungkin agar ukuran ruang sesuai dengan kebutuhan, nyaman, memiliki sistem pemanas atau pendingin ruangan yang baik, sistem pertukaran udara yang baik, dan bebas dari gangguan yang bisa mengacaukan konsentrasi.

  Ruangan merupakan lingkungan yang paling penting dalam penyelenggaraan rapat. Ruangan juga harus memiliki tata ruang dan perabotan yang baik. Pentingnya tata ruang bersumber pada beberapa faktor, yaitu:

  1. Masalah suara dan jarak penglihatan.

  2. Status.

  3. Mengarahkan perhatian.

  4. Suasana.

  5. Pilihan.

  6. Dewan pengurus. Demikian pula susunan meja dan kursi yang sebaiknya disesuaikan dengan banyak sedikitnya peserta rapat atau tingkat formalitasnya. Semua peralatan termasuk alat-alat visualnya harus sesuai kebutuhan, diletakkan dengan baik, dan sudah teruji sebelumnya. Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat antara lain sebagai berikut :

  1. White board lengkap dengan spidol dan penghapus.

  2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.

  3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

  4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.

  5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

  6. Block note dengan bolpointnya.

  7. Name tag untuk peserta.

  8. Laptop atau computer. Alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, staples dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain harus telah dipersiapkan dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai. Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

  Hal lain yang penting dalam rapat yaitu mempersiapkan konsumsi. Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut:

  1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

  2. Disajikan selama rapat berlangsung.

  3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

  4. Disajikan secara kombinasi. Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut:

  1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

  2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

  3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

  4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

  5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

  6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan? Setelah tahap mempersiapkan rapat selesai dilaksanakan dan waktu ditetapkannya rapat telah tiba, maka sampailah saatnya untuk mengatur jalannya rapat. Pedoman yang perlu diperhatikan dalam tahapan ini ialah antara lain: 1. Rapat hendaknya dimulai tepat waktu seperti yang disebut di dalam surat undangan.

  2. Rapat hendaknya berpegang pada agenda yang telah ditetapkan, jangan sampai menyimpang dari apa yang telah diagendakan.

  3. Rapat hendaknya berpegang pada jam yang telah ditentukan.

  4. Dalan rapat jangan dibiarkan terjadi perdebatan yang berlarut-larut.

  5. Jangan member kesempatan kepada tukang pidato.

  6. Jangan dibiarkan gangguan-gangguan yang datang dengan tiba-tiba, seperti telepon atau suara gaduh. Setelah rapat sudah berjalan maka tahap selanjutnya yaitu tahap mengakhiri rapat. Tahap ini adalah tahap terakhir dari proses penyelenggaraan rapat. Di dalam tahap ini ada beberapa pedoman yang bisa dijalankan yaitu: 1. Kalau masalahnya sudah dibicarakan semua, maka cepatlah akhiri rapat.

  2. Rapat hendaknya berlangsung hanya sebentar.

  3. Apabila rapat telah selesai, maka hendaknya dengan cepat meninggalkan ruangan dan kembali ke tempat kerja.

  4. Apabila rapat telah berakhir hendaknya notulis siap membacakan hasil-hasil keputusan rapat.

  5. Selang beberapa hari setelah rapat selesai, hendaknya ada laporan hasil-hasil kelanjutannya.

  Setelah rapat berakhir, ketua rapat diharuskan untuk bertanggung jawab terhadap tindakan selanjutnya, misalnya untuk meminta catatan rapat dari notulen serta mengirimkan hasil rapat berupa notulen tersebut setelah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan diketahui pimpinan. Setelah itu, seorang ketua harus melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut. Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya antara lain apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka seorang ketua dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, ketua dengan dibantu sekretaris membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang. Setelah tugas itu dilaksanakan maka rapat telah resmi berakhir.

  Daftar Pustaka Malcolm Peel. 1993. Kiat Sukses Rapat. Gramedia Pustaka Utama:Jakarta.

  Thoha, Miftan, Drs. 1983. Aspek-Aspek Pokok Ilmu Administrasi. Ghalia:Jakarta. Rosidah. Sulistiyani, Ambar Teguh. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional Kantor yang Efektif. Gava Media:Yogyakarta.

Dokumen baru