PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN MAHASISWA PADA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS LAMPUNG

Gratis

1
4
74
3 years ago
Preview
Full text
ABSTRAK PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN MAHASISWA PADA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS LAMPUNG Oleh NOVI LUSIANA LESTARI Penggunaan komputer sebagai salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya hampir di setiap aspek kehidupan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin berkembang serta kemajuan sumber daya manusia yang semakin baik, di saat ini ilmu pengetahuan tentang teknologi informasi berkembang pesat dari teknologi yang sederhana sampai dengan teknologi yang dapat dispesifikasikan sebagai teknologi yang canggih dan modern. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat mendukung sistem pengambilan keputusan. Dalam aktifitasnya, pembuatan laporan pendataan mahasiswa Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Untuk itu dirasa perlu mengembangkan sistem informasi manajemen dalam pendataan biodata mahasiswa. Sistem informsi ini memanfaatkan suatu alat elektronik data processing yaitu komputer dengan cara merancang suatu perangkat lunak aplikasi pendataan biodata mahasiswa. Sistem ini digunakan untuk membantu Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA dalam memproses data mahasiswa. Metode yang digunakan dalam penulisan ini berupa penelitian pustaka, lapangan yang berupa pengamatan langsung dan wawancara dengan sumber penulisan. Perancangan sistem ini menggunakan beberapa file dalam database. Dengan menggunakan sistem komputerisasi permasalahan waktu kerja dapat lebih efektif. Selain itu, dapat meningkatkan aktifitas manajemen serta menambah motifasi kerja khususnya dalam informasi biodata mahasiswa, sehingga data yang diperlukan dari mahasiswa yang berhubungan dengan biodata dapat diketahui dengan cepat. Kata Kunci: Biodata Mahasiswa, Database, File, Processing ABSTRACT DESIGNING THE STUDENTS LISTING INFORMATION SYSTEM AT MATHEMATICS AND NATURAL SCIENCE FACULTY OF LAMPUNG UNIVERSITY By NOVI LUSIANA LESTARI The use of computers as one of the tools of information technology is needed in almost every aspect of life. Along with the growing of technologies and the progress of human resources, nowadays knowledge about the information technology grows rapidly from a simple technology to technology that can be specified as a sophisticated and modern technology. The use of computers as a management support device and data processing is very appropriate to consider the quantity and quality of data, thus the use of computers in any information strongly supports the decision-making system. In its activities, reporting of students data collection of Sub-Division Education of Faculty of Mathematics and Science has not implemented computerized system optimally. Thus it’s strongly necessary to develop management information systems in students data collection. This information system utilizes a data processing equipment, namely computers by designing a software, students data collection application. This system is used to help the SubDivision Education of Faculty of Mathematics and Science in processing students’ data. The methods used in this research are libraries research, direct observation, and interview. The design of this system uses multiple files in a database. By using a computerized system working time can be more effective. Also, it can enhance management activities and increase the work motivation, especially in the students’ data information, so that the required data of students associated with keyword bios can be found quickly. Keywords: Database, File, Processing, Students’ bios BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan di Jurusan Matematika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam. Waktu penelitian dilaksanakan selama semester genap 2012 ( Maret 2012- Juli 2012). 3.2 Prosedur Pengumpulan dan Pengolahan Data Bahan-bahan yang dibutuhkan untuk melaksanakan penelitian ini adalah teori-teori pendukung antara lain mengenai database, system, informasi, sistem informasi, data flow diagram serta data mahasiswa yang diperoleh dari berbagai literatur baik dari media cetak maupun internet. 1. Pengumpulan Data Dalam penelitian ini teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara : a) Studi kepustakaan (library research) Studi kepustakaan dimaksudkan untuk memperoleh data sekunder yang dilakukan dengan serangkaian kegiatan berupa membaca, 36 mencatat, mengutip buku-buku sampai bahan-bahan dan informasi yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan. b) Studi lapangan (Field research) Studi ini dilakukan dengan maksud untuk memperoleh data primer yang dilakukan dengan metode wawancara kepada responden yang kompeten di bidangnya. 3.3. Tahapan Penelitian Dalam penelitian ini, akan dilakukan beberapa tahapan penelitian yaitu mencari rumusan masalah dan batasan masalah, study literatur, dan dilakukan tahap pengembangan sistem. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode Waterfall. Metode ini bersifat sistematis atau secara berurutan dalam membangun suatu sistem. Pada tahapan awal yang dilakukan pada penelitian ini yaitu mencari rumusan masalah dan batasan masalah. Rumusan masalah digunakan dalam menentukan permasalahan apa saja yang akan dibahas dalam penelitian dan batasan masalah digunakan untuk membahas permasalahan dalam penelitian ini sesuai dengan batasan permasalahan yang telah ditetapkan. Permasalahan yang akan dibahas adalah bagaimana merancang sebuah sistem yaitu Sistem Informasi Pendatan Mahasiswa yang didesain untuk Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam. 37 Pada tahapan yang kedua yang dilakukan pada penelitian ini adalah study literatur. Dalam tahapan ini dilakukan pengumpulan materi-materi, data dan informasi baik dari buku, jurnal, maupun internet yang berkaitan dengan teknologi pembuatan sistem informasi berbasis dekstop, literatur mengenai basis data, relasi, bahasa pemrograman delphi, dan metode waterfall. Pada tahapan terakhir dari penelitian ini adalah pembuatan perangkat lunak dengan menggunakan metode pengembangan perangkat lunak Waterfall. Analisis Desain Sistem Coding Implementasi Testing Gambar 3.1 Tahapan pengembangan aplikasi pada metode waterfall. (Mulyanto, 2008) Adapun tahapan pengembangan waterfall dalam pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut (Mulyanto, 2008): 38 1. Analisa kebutuhan (Requirements Definition) Merupakan tahap pertama yang menjadi dasar proses pembuatan software. Pada tahap requirement definition yang dilakukan adalah mencari dan mengumpulkan semua kebutuhan baik user maupun sistem, kemudian mendefinisikan semua kebutuhan yang akan dipenuhi dalam perangkat lunak (software) yang dibuat. Dalam penelitian ini akan mengangkat tema tentang Sistem Informasi Pendataan Mahasiswa Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam untuk pendataan mahasiswa maupun dosen serta memberikan informasi seperti mahasiswa yang aktif, mahasiswa yang keluar, mahasiswa yang pindah, data skripsi dan pembimbingnya, sampai mahasiswa yang lulus. Dari penjelasan sebelumnya, maka kebutuhan dari pengembangan sistem informasi pada penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Kebutuhan user 1. Entry Data Untuk menambah data mahasiswa maupun dosen dibutuhkan proses entry data, yang didalamnya terdapat form data untuk mengisi identitas mahasiswa maupun dosen. 2. Serching Data Serching data dibutuhkan untuk memudahkan pencarian data khususnya data mahasiswa baik yang masih aktif, pindah dan keluar dari Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Lampung. Dengan adanya proses serching maka user cukup 39 memilih dan memasukkan item pencarian berdasarkan NPM, nama, jenis kelamin, agama, jurusan, status, tanggal lahir, tempat lahir, dan tahun masuk. 3. Edit Data Edit data digunakan untuk merubah data apabila terjadi kesalahan dalam pengisian data baik mahasiswa maupun dosen. 4. Report Data Report data ditampilkan dalam bentuk grafik dan tabel. Tujuannya adalah agar user dapat melihat dan mencetak langsung data-data yang diperlukan seperti grafik mahasiswa per-jurusan, kabupaten dan propinsi, grafik mahasiswa per-tahun, laporan mahasiswa keluar, laporan dosen pembimbing skripsi dan laporan mahasiswa yang lulus. 5. Informasi Informasi digunakan sebagai petunjuk penggunaan sistem. 6. Password dan Login User Password dan login didunakan untuk menjaga keamanan data. 7. Log Out Log Out berfungsi untuk keluar dan menampilkan kembali Password dan login. 8. Keluar Keluar digunakan untuk keluar dari sistem. 40 b. Analisis Masalah Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA UNILA dalam pengolahan data mahasiswa sudah menggunakan komputer. Penggunaan komputer belum optimal, artinya sistem tersebut tidak dijadikan suatu bentuk program komputer sehingga dalam pengolahan datanya setiap semester masih terdapat beberapa hambatan atau kendala. Dari analisis yang ditemukan ada beberapa masalah diantaranya adalah : a. Sulitnya dalam pencarian data mahasiswa, karena banyaknya jumlah mahasiswa, b. Kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan sehinggga dalam menghasilkan seluruh laporan yang tepat dan akurat relatif lama karena tidak terdapat database, dan c. Kurangnya keamanan data, sehingga data dapat saja diubah oleh orang lain karena tidak adanya sitem keamanan. c. Analisis Masukan Masukan yang digunakan dalam sistem pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Universitas Lampung adalah data mahasiswa, data dosen, data orang tua. Beberapa masukan yang dihasilkan dalam pendataan biodata mahasiswa adalah : a. Data Mahasiswa, yang terdiri dari : - Nama ; - Tempat/Tanggal Lahir ; - No.Induk Mahasiswa ; - Jurusan ; - Jenis Kelamin ; - Agama ; 41 - Anak yang ke ; Asal SMU ; Jurusan SMU ; Tahun lulus ; Nomor Ijazah ; Kedudukan di Organisasi ; Jalur masuk FMIPA ; Tahun masuk FMIPA ; Alamat. b. Data Orang Tua, terdiri dari : - Nama Ayah ; - Pendidikan Tertinggi ; - Pekerjaan ; - Nama Ibu ; - Pendidikan Tertinggi ; - Pekerjaan ; - Penghasilan; - Alamat. c. Dosen Wali; - Nama Dosen Wali; - NIP Dosen Wali. d. Data Skripsi : - NPM Mahasiswa; - Nama Mahasiswa; - Judul Skripsi; - Tanggal Seminar Usul; - Tanggal Seminar Hasil; - Tanggal Sidang; - Lama Penulisan; - NIP Pembimbing I; - NIP Pembimbing II; - NIP Pembimbing III; - NIP Pembahas. e. Data IPK - NPM; - Nama Mahasiswa; - IPK; - Predikat. 42 d. Analisis Keluaran Analisa keluaran yang selama ini digunakan dalam pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA UNILA berupa : a. Tabel Biodata Mahasiswa per-jurusan tiap tahun akademik, b. Tabel Data Mahasiswa pindah dan keluar tiap tahun akademik, c. Tabel Data Skripsi Mahasiswa tiap tahun akademik, d. Tabel Data Dosen per-jurusan. 2. Desain sistem (System and Software Design) Merupakan tahap perancangan sistem yang meliputi penyusunan proses, data, aliran proses dan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan hasil analisa kebutuhan. Berikut ini adalah beberapa tahapan dalam tahap perancangan sistem yaitu: a. Flowchart Sistem Flowchart merupakan representasi dari alur logika sistem yang dibuat. Flowchart ini dapat digunakan untuk menjelaskan mekanisme kerja sistem. Pada Sistem pendataan mahasiswa FMIPA UNILA flowchart merepresentasikan alur dari proses-proses yang ada pada sistem seperti pemasukan data mahasiswa, data dosen, serta data skripsi mahasiswa. Berikut ini merupakan gambaran dari alur sistem yang terdiri dari Gambar 3.2 sampai Gambar 3.7. 1. Gambar 3.2 alur dari Entry Data Jurusan. 2. Gambar 3.3 alur dari Entry Data Provinsi. 3. Gambar 3.4 alur dari Entry Data Kabupaten. 43 4. Gambar 3.5 yang merupakan alur dari Entry Data Dosen. 5. Gambar 3.6 yang merupakan alur dari Entry Data Mahasiswa. 6. Gambar 3.7 yang merupakan alur dari Entry Data Skripsi. 44 Start Lagi =’Y’ Benar = ‘Y’ JRS 1 Input KdJrsI Y Stop 2 ESC T Read Data Y T KdJrs = KdJrsi Tampil Data Mess : Data Telah Ada Input Data Data Sudah Benar Entry lagi T T 2 Bena =’Y’ Lagi=’Y’ Y Y 1 Gambar 3.2 Flowchart Program Entry Data Jurusan JRS 45 Start Lagi =’Y’ Benar = ‘Y’ PROP 1 Input KdPropI Y Stop 2 ESC T Read Data Y T KdProp = KdProp Tampil Data Mess : Data Telah Ada Input Data Data Sudah Benar Entry lagi T T 2 Benar = ‘Y’ Lagi = ‘Y’ Y 1 Y PROP Gambar 3.3 Flowchart Program Entry Data Provinsi 46 Start Lagi =’Y’ Benar = ‘Y’ KAB 1 Input KdKabI Y Stop 2 ESC T Read Data Y T KdKab =KdKAb Tampil Data Mess : Data Telah Ada Input Data Data Sudah Benar Entry lagi T T 2 Lagi = ‘Y’ Benar =‘Y’ Y Y 1 KAB Gambar 3.4 Flowchart Program Entry Data Kabupaten 47 Start Lagi =’Y’ Benar = ‘Y’ DSN 1 Input NipI Y Stop 2 ESC T Read Data Y T Nip= Nipi Tampil Data Mess : Data Telah Ada Input Data Data Sudah Benar Entry lagi T T 2 Lagi =‘Y’ Benar=’Y’ Y Y 1 DSN Gambar 3.5 Flowchart Program Entry Data Dosen 48 Start Lagi =’Y’ Benar = ‘Y’ MHS JRS PROP KAB DSN 1 Input NimI,KdJrsI, KdPropI, KdKabI, NipI Y Stop 2 ESC T Read Data Y Tampil Data Nim = Nimi KdJrs = KdJrsi KdProp = KdPropi KdKab =KdKab T Input Data Mess :Data Telah Ada Data Sudah Benar Entry lagi T T 2 Lagi =‘Y’ Benar=’Y’ Y Y 1 MHS Gambar 3.6 Flowchart Program Entry Data Mahasiswa 49 Start Lagi =’Y’ Benar = ‘Y’ MHS DSN 1 Input NimI,NipI Y Stop 2 ESC T Read Data Y Tampil Data Mess : Data Telah Ada Nim = Nimi .end. Nip= Nipi T Input Data Data Sudah Benar Entry lagi T T 2 Benar=‘Y’ Lagi =‘Y’ Y Y 1 SKP Gambar 3.7 Flowchart Program Entry Data Skripsi 50 b. Rancangan Proses Rancangan proses manajemen database yang diterapkan pada perangkat lunak aplikasi pendataan mahasiswa pada dasarnya tidak berbeda jauh dengan sistem yang lama. Dalam penginputan data mahasiswa, pencarian maupun pengolahan data lainnya, sistem memulai dengan pencarian kode yang telah ditentukan. Bila kode tersebut ada, sistem menampilkan data tersebut dan bila kode tersebut salah atau belum ada, maka sistem memberitahukan bahwa kode tersebut tidak ada. Rancangan proses sistem pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA UNILA dapat dilihat pada Gambar 3.8. Berkas Biodata Mahasiswa, NPM Mahasiswa Form Biodata Mahasiswa Sistem Informasi Pendataan Mahasisw Biodata Mahasiswa Terisi Admin Validasi Laporan Mahasiswa Pimpinan/Dekan Gambar 3.8 Diagram Konteks Sistem Informasi Pendataan Mahasiswa Dari Gambar 3.8 terlihat bahwa Sub Bagian Pendidikan selaku admin mengirimkan form biodata mahasiswa ke mahasiswa untuk diisi datanya. Setelah form tersebut terisi oleh mahasiswa lalu diserahkan kembali ke admin, kemudian admin memvalidasi data tersebut dan 51 dikumpulkan. Setelah form biodata tersebut dikumpulkan dari mahasiswa barulah diolah oleh Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA UNILA untuk dibuat sebuah laporan. Hasil dari pengolahan data/laporan tersebut kembali dikirimkan ke pimpinan. Sedangkan proses dalam pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat pada Gambar 3.9. 0 Sistem Informasi Pendataan Mahasiswa 1.0 2.0 3.0 Penerimaan Biodata Mahasiswa Proses Entry Data Pencetakan Pelaporan 2.1 Entry Data Jurusan 2.3 Entry Data Kab/Kota 2.2 Entry Data Propinsi 2.5 Entry Data Mahasiswa 2.4 Entry Data Dosen 2.6 Entry Data Skripsi Gambar 3.9 Diagram Jenjang Sistem Pendataan Biodata Mahasiswa 52 Berdasarkan Gambar 3.9 terlihat bahwa pada setiap pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA UNILA terdapat tiga proses. Ketiga proses tersebut adalah penerimaan biodata mahasiswa, proses entry data dan pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya, antara satu proses ke proses lainnya dapat dilihat pada Gambar 3.10. Form Biodata_Mhs _Isi Jurusan F_B_Mhs 1.0 Penerimaan Biodata Mahasiswa Df_Bio_Mhs F_B_Mhs Laporan_Biodata Mahasiswa Entry Data D4 F. Dosen Data Dosen D5 F. Mhs Mahasiswa F_B_Mh_Trs 2.0 DataMhs Proses Entry Data Data Jurusan D1 F. Jrs Data Prop D2 F. Prop D6 F. Skripsi Data Skripsi Data Kab Data Skripsi DataMhs 3.0 Pencetakan Laporan D3 F. Kab Data Kab Data Prop Data Jurusan Data Dosen Lp_Bio_Mhs Pimpinan Gambar 3.10 Data Flow Diagram Level 1 Sistem Informasi Pendataan Mahasiswa 53 Berdasarkan Gambar 3.10 dapat dijelaskan proses pendataan biodata mahasiswa. Setelah Jurusan mengirimkan form biodata mahasiswa yang telah terisi oleh mahasiswa ke Sub Bagian Pendidikan, selanjutnya pihak Sub Bagian Pendidikan mengentry data yang diproses datanya menggunakan file database masing-masing. Selanjutnya disimpan dalam file mahasiswa dan dicetak dalam bentuk buku data mahasiswa, seterusnya dibuat suatu laporan biodata mahasiswa yang dikirim ke setiap jurusan serta juga dilaporkan untuk pimpinan. Diagram arus data level 2 proses nomor 2.0 pada Gambar 3.11 menggambarkan proses pembuatan tabel dari data-data yang telah ada pada Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA UNILA. 2.0 Proses Entry Data En_DSkp Entry_DJrs En_DProp En_DKab En_DDsn En_DMhs 2.1 2.2 2.3 2.4 2.4 2.5 Entry Data Jurusan Entry Data Propinsi Entry Data Kabupaten Entry Data Dosen Entry Data Mahasiswa Entry Data Skripsi DJrs D1 F.Jrs DProp D2 F.Prop DKab D3 F. Kab DDsn D4 F. Dsn DMhs D5 F.Mhs Gambar 3.11 Diagram arus data level 2 proses no.2.0 DSkp D6 F.Skp 54 Berdasarkan alur sistem yang telah digambarkan pada Gambar 3.10 maka dapat dijelaskan dalam kamus data pada Tabel 3.1. Tabel 3.1 Kamus Data No 1 Nama Arus Data F_B_Mh_Isi Sumber Data Tujuan Frekuensi Penjelasan Subbag Pendidikan Jurusan, Mahasiswa Tiap Tahun Akademik Form biodata yang harus diisi oleh mahasiswa terdiri identitas diri mahasiswa, orang tua dan dosen wali 2 F_B_Mhs Subbag. Pendidikan Jurusan, Mahasiswa Tiap Tahun Akademik Form biodata mahasiswa yang diterima jurusan 3 F_B_Mh_Trs Biodata Jurusan, Subbag Pendidikan Tiap Tahun Akademik Form biodata yang telah diisi oleh mahasiswa 4 Df_Bio_Mhs Jurusan Subbag. Pendidikan Tiap Tahun Akademik Kumpulan form biodata mahasiswa 5 Lp_Bio_Mhs Subbag Pendidikan Jurusan, Pimpinan Tiap Tahun Akademik Laporan biodata mahasiswa 6 DJrs Jurusan Subbag. Pendidikan - Data Jurusan 7 DProp Subbag. Pendidikan Subbag. Pendidikan - Data Propinsi 8 DKab Subbag. Pendidikan Subbag. Pendidikan - Data Kabupaten 9 DDsn Jurusan Subbag. Pendidikan Tiap Tahun Akademik Data Dosen 10 DMhs Mahasiswa Jurusan, Subbag. Pendidikan Tiap Tahun Akademik Data Mahasiswa 11 DSkp Mahasiswa Jurusan, Subbag. Pendidikan Tiap Tahun Akademik Data Skripsi 12 En_Jrs Subbag. Pendidikan Jurusan - Entry Data Jurusan 55 13 En_Prop Subbag. Pendidikan Subbag. Pendidikan - Entry Data Propinsi 14 En_Kab Subbag. Pendidikan Subbag. Pendidikan - Entry Data Kabupaten 15 En_Dsn Subbag. Pendidikan Jurusan Tiap Tahun Akademik Entry Data Dosen 16 En_Mhs Subbag. Pendidikan Jurusan Tiap Tahun Akademik Entry Data Mahasiswa 17 En_Skp Subbag. Pendidikan Subbag. Pendidikan Tiap Tahun Akademik Entry Data Skripsi c. Relasi Tabel Setelah membuat DFD dari sistem maka selanjutnya kita gambarkan sitem menggunakan model entity relationship diagram (ERD) untuk menggambarkan kebutuhan informasi atau jenis informasi yang akan disimpan dalam database. Tahap berikutnya disebut desain logis, dimana data dipetakan ke model data yang logis, seperti model relasional. Sehingga terlihat ketergantungan fungsional field lain terhadp field kunci, yang ditampilkan pada Gambar 3.12 sebagai berikut : 56 Tabel Jurusan * KdJrs Nmjrs Tabel Propinsi * KdProp NmProp Tabel Mhs *NPM Nama Tplahir Tgllahir Jsn_klm Agama Anak_ke Jlh_Sdr Nm_skl Jrs_smu Thn_lls Nmr_ijzh Nem Jalur_mipa Thn_msk Almt Nm_ayah Pdd_ayah Pkr_ayah Nm_ibu Pdd_ibu Pkr_ibu Alm_ortu Tabel Dosen * NIP Nama_Dsn Jns_klm Alamat Telp_Hp Tabel Kabupaten * KdKab NmKab Tabel Skripsi * NPM Judul Lama_Kul Nip_Pbb1 Nip_Pbb2 Nip_PUji1 Nip_PUji2 Nip_Puji3 Tgl_sdng Lm_pnlsan IPK Predikat Thn_lls ** KdJrs ** KdProp ** KdKab ** NIP Keterangan : * Kunci Primer dari tabel ** Kunci tamu/penghubung Gambar 3.12 Relasi tabel 3. Penulisan kode program (Implementation and Unit Testing) Penulisan kode program (Implementation and Unit Testing) merupakan tahap penerjemahan desain sistem yang telah dibuat ke dalam bentuk perintah-perintah yang dimengerti komputer dengan 57 mempergunakan bahasa pemrograman, dan database tertentu. Dalam permasalahan pada penelitian ini digunakan bahasa pemrograman Delphi 2010 dengan database Microsoft Access. a. User Interface 1. Tampilan Menu Utama Desain menu utama merupakan form utama dari aplikasi ini. Form ini menangani semua kegiatan dari aplikasi seperti entry data mahasiswa, entry data dosen, data IPK dan skripsi mahasiswa. seperti pembelian barang ataupun penyimpanan data transaksi. Tampilan desain awal sistem dapat dilihat pada Gambar 3.13 Tombol 1 Tombol 2 Tombol 3 Tombol 4 Tombol 5 Tombol 6 Tombol 7 Tombol 8 Tombol 9 Header Aplikasi Logo Tombol 1 Tombol 1 Gambar 3.13 Desain Menu Utama 2. Tampilan Menu Login Form ini didesain untuk dapat mengakses informasi pada database. Untuk dapat mengakses ke form ini harus melakukan login terlebih dahulu pada form konfirmasi. Tampilan desain awal sistem dapat dilihat pada Gambar 3.14. 58 Header aplikasi Username Password Masuk Keluar Gambar 3.14 Desain Konfirmasi user dan password 4. Pengujian software (Integration and System Testing) Pengujian software dilakukan untuk memastikan bahwa software yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan semua fungsi dapat dipergunakan dengan baik tanpa ada kesalahan. Pengujian sistem menggunakan metode black box yaitu error guessing. Error guessing merupakan metode pengujian dengan cara menebak kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi pada sistem. 5. Penerapan program (Operational and Maintanance) Penerapan program merupakan tahap dimana program software telah dibuat diterapkan dalam keseharian. yang BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Di era globalisasi dan teknologi ini, penggunaan komputer yang merupakan salah satu alat teknologi informasi yang sangat dibutuhkan keberadaannya hampir di segala aspek kehidupan. Penggunaan komputer sebagai perangkat pendukung manajemen dan pengolahan data adalah keputusan yang sangat tepat dengan mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan komputer dalam setiap informasi sangat mendukung sistem pengambilan keputusan. Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) telah berdiri secara resmi sebagai fakultas melalui Surat Keputusan Rektor No. 34/KPTS/R/1986 pada tanggal 6 Mei 1986, untuk membangun fakultas ilmuilmu dasar yang dapat menjunjung Universitas Lampung sebagai pusat perkembangan ilmu pengetahuan. 2 Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA UNILA merupakan unsur pelaksana akademik Fakultas MIPA yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Pembantu Dekan Bidang Akademik atas tugas yang diberikan Dekan di bidang akademik. Untuk meningkatkan dan menghimpun data tentang mahasiswa-mahasiswa FMIPA diperlukan tersedianya data mahasiswa sehingga dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat sasaran, efisien serta efektif. Pembuatan laporan pendataan mahasiswa Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Dalam menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer yang masih dilakukan dengan pengetikan seluruh data mahasiswa yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word atau Ms-Excel. Data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa yang terhimpun itu tentu saja sangat diperlukan. Untuk memenuhi kebutuhan dalam pencarian informasi dan laporan bagi mahasiswa dibutuhkan suatu sistem informasi. Sistem informasi tersebut harus dapat diandalkan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam mengambil keputusan manajemen baik rutin maupun strategis. Keadaan ini mendorong suatu usaha untuk merancang suatu sistem informasi pendataan mahasiswa Fakultas MIPA. Dalam skripsi akan disajikan tentang 3 ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Universitas Lampung” 1.2 Rumusan Masalah Masalah yang didiskusikan dalam penelitian ini adalah bagaimana menciptakan suatu sistem yang mampu memenuhi kebutuhan dalam pencarian informasi dan laporan bagi data mahasiswa. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah dalam penelitian ini hanya menitikberatkan pada pendataan biodata mahasiswa Fakultas MIPA UNILA. Hal ini dikarenakan banyaknya aktifitas kerja pada Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA UNILA. 1.4 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Membantu Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA UNILA dalam menyajikan data-data mahasiswa sehingga dapat memenuhi kebutuhan dalam pencarian dan penyajian informasi yang berhubungan dengan data mahasiswa. b. Membuat suatu sistem informasi tentang pendataan biodata mahasiswa dalam suatu kelompok database dengan menggunakan suatu perangkat lunak. c. Sebagai masukan dan memperluas cakrawala dalam merancang suatu sistem untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapi. 4 1.5 Manfaat Manfaat yang dapat diperoleh dalam penelitian ini adalah untuk memahami tentang pembuatan sistem informasi pendataan mahasiswa dalam upaya mengoptimalisasikan kerja dari Sub Bagian Pendidikan FMIPA UNILA dalam pendataan mahasiswa. BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut asal katanya, sistem berasal dari bahasa Yunani yang berarti kesatuan. Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem merupakan elemen yang saling terkait atau terpadu yang bertujuan untuk mencapai suatu tujuan. Elemen – elemen tersebut adalah: 1. Tujuan. 2. Masukan (input). 3. Keluaran ( output). 4. Proses. 5. Mekanisme Pengendalian, dan 6. Umpan Balik. “Sistem adalah suatu jaringan kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan 6 suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (Sigit, 1999:1). Suatu sistem dalam mencapai tujuan memerlukan suatu proses yang terdiri atas bermacam-macam tipe proses misalnya proses secara konsep, proses secara fisik, proses secara prosedur, dan proses secara sosial. Menurut Kristanto (2003:1) sistem adalah susunan atas sejumlah sistem-sistem yang lebih kecil. Sistem-sistem yang berada dalam sebuah sistem disebut subsistem. Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena hal ini sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan. Sistem adalah sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-samabertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu (Fathansyah, 2007). Menurut Surpiyanto (2005:238) sistem adalah kumpulan elemen, komponen atau subsistem yang saling berintegrasi dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi setiap sistem memiliki subsistemsubsistem dan subsistem terdiri atas komponen-komponen atau elemenelemen. 7 Sistem dapat tercapai dengan baik bila terdapat pengawasan yang berguna untuk mengawasi pelaksanaan pencapaian tujuan yang terdiri atas pengawasan data masukan/input, pengawasan data keluaran/output, serta pengawasan terhadap operasi sistem (Fathansyah, 2007). Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu : 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar (Sinaga, 2005). 2.1.2 Tujuan Sistem Setiap sistem memiliki tujuan atau goal. Tujuan itu berfungsi sebagai pengarah bagi sistem. Tujuan sistem adalah: 8 1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen. 2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen. 3. Mendukung kegiatan operasi perusahaan. Segala sesutau yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh masukan yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan) (Silberschatz, 1994). 2.1.3 Alat dan Teknik Pengembangan Sistem Alat yang digunakan dalam pengembangan suatu sistem adalah: a. Alat yang berbentuk grafik diantaranya adalah : HIPO Diagram, DFD, ERD, Flowchart Structured Chart, SADT Diagram, Warnier/Orr Diagram, dan Jackson’s Diagram. b. Alat yang berbentuk bagan diantaranya adalah: 1. Bagan Aktivitas. 2. Bagan Tata Letak. 3. Bagan Hubungan Personil (Silberschatz,1994). Teknik-teknik yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah sebagai berikut: a. Teknik Manajemen Proyek digunakan untuk mengorganisasikan serta mengendalikan proyek seperti CPM dan PERT. 9 b. Teknik Pengumpulan Data teknik ini dapat diperoleh dari hasil wawancara, observasi, questioner dan sampling. c. Teknik Analisis Biaya dan Manfaat. d. Teknik Untuk Menjalankan Rapat. e. Teknik Inspeksi dan Walkthrough ( Supriyanto, 2005). 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data. Data adalah bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadiankejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data. Informasi adalah ketidakpastian yang dikurangi ketika penerimaan sebuah pesan. Artinya, dengan adanya informasi, tingkat kepastian penerima terhadap pesan menjadi meningkat. Informasi juga merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. 10 Secara umum, informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan (Sinaga, 2005). Budiarti (1999:8) mendefinisikan informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut serta bermanfaat dalam mengambil keputusan. Menurut Supriyanto (2005:243), informasi adalah jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima. Artinya, dengan adanya informasi, tingkat kepastian menjadi meningkat. Hubungan antara data dengan informasi dapat dilihat pada Gambar 2.1. Penyimpan Data Data Pengolah Informasi Gambar 2.1 Transformasi data menjadi informasi (Sutono, 2007). 11 Pada Gambar 2.1 dapat dijelaskan bahwa data dapat berupa simbolsimbol, yang dapat berupa huruf dan angka yang diolah menjadi suatu output (informasi) dan hasil pengolahan data tersebut dapat disimpan dalam suatu media penyimpanan, sehingga jika diperlukan dapat ditampilkan atau disajikan kembali. “Informasi merupakan kumpulan data yang diproses menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak dapat berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi ” (Kristanto, 2003:6). Data menggambarkan suatu kejadian yang sedang berjalan, dimana data tersebut diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang lebih berguna dalam suatu sistem, kesalahan dalam mengambil dan memasukkan data dan kesalahan dalam mengolah data dapat menyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi. Jadi, dengan kata lain sumber informasi adalah data. Kualitas suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu, informasi harus akurat, tepat waktu dan relevan. Akurat artinya informasi tersebut harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Tepat waktu, artinya informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Relevan, artinya informasi tersebut mempunyai manfaat bagi yang membutuhkannya. 12 Nilai dari suatu informasi itu ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar/efektif dibandingkan biaya untuk mendapatkannya. 2.2.2 Perbedaan Data dan Informasi Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video. Data dan informasi membentuk suatu siklus yang diperlihatkan pada Gambar 2.2 berikut. Gambar 2.2 Siklus Data dan Informasi (Sutono, 2007). 13 Makna informasi itu bersifat relatif terhadap pemakai. Di satu sisi informasi dapat bermakna bagi seseorang, namun bagi orang lain informasi ini mungkin tidak diperlukan. 2.3 Konsep dasar Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi adalah sebuah bahan penting bagi manajemen. Sistem informasi dalam sebuah organisasi dibatasi oleh data yang dapat diperoleh, biaya untuk pengadaan, pengolahan dan penyimpanan dan sebagainya. Sebuah sistem informasi berdasarkan komputer biasanya dapat mengurangi biaya sekaligus meningkatkan kemampuan dan prestasi sistem informasi. (Supriyanto, 2005). Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik (Jogiyanto, 1999). Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan 14 informasi keluaran kepada para pemakai. Sistem informasi juga merupakan suatu kerangka yang mengkoordinasikan sumberdaya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan (Fathansyah, 2007). Kristanto (2003,11) mendefinisikan sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Menurut Supriyanto (2005:243), sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem Informasi adalah gabungan antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapi tujuan dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi juga dapat diartikan sebagai kumpulan perangkat keras mentransformasikan dan data perangkat lunak kedalam bentuk yang dirancang informasi yang untuk berguna (Sigit,1999). Selain itu sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 15 b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi. c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok dasar data (database block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. 1. Blok masukan Blok masukan merupakan input yang mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran 16 Blok keluaran merupakan keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna. 4. Blok teknologi Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi itu sendiri terdiri dari 2 bagian utama, yaitu perangkat software dan hardware. 5. Blok basis data Blok basis data adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok kendali Blok kendali dirancang dan diterapkan untuk mencegah hal-hal yang dapat merusak sistem ataupun kesalahan-kesalahan yang dapat terjadi sewaktu sistem diimplementasikan (Fathansyah, 2007). Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1. Komponen Input 17 Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk media untuk menangkap data yang dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Komponen Model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Komponen Output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Komponen Teknologi Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Komponen Hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Perangkat keras berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 18 6. Komponen Software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7. Komponen Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). 8. Komponen Kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan, sistem itu sendiri, dan ketidakefisienan. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi (Sutono, 2007). 19 2.4 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi dari sistem informasi secara logis akan bekerja. Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari tempat asal data dan tempat tujuan data yang keluar dari sistem, di tempat data disimpan, proses yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut disimpan (Sigit, 1999). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Kelebihan utama pendekatan aliran data, yaitu: 1. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem. 2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem. 3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data. 4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan data-data dan proses yang diperlukan. 20 Disamping itu terdapat kelebihan tambahan, yaitu : 1. Dapat digunakan sebagai latihan yang bermanfaat bagi penganalisis, sehingga bisa memahami dengan lebih baik keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem. 2. Membedakan sistem dari lingkungannya dengan menempatkan batasbatasnya. 3. Dapat digunakan sebagai suatu perangkat untuk berinteraksi dengan pengguna. 4. Memungkinkan penganalisis menggambarkan setiap komponen yang digunakan dalam diagram (Mulyanto, 2009). Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasinotasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis. Proses dalam DFD bisa berjalan secara paralel. DFD menggambarkan aliran data dalam sebuah sistem. DFD adalah data yang tersimpan dengan proses yang terhubung dengan data tersebut. Tidak ada loop ataupun cabang dalam DFD. DFD menggambarkan semua proses, meskipun proses tersebut terjadi dalam waktu yang berbeda (Kristanto, 2003). Data Flow Diagram sering digunakan untuk menggambarkan sistem yang berjalan atau sistem yang baru yang digambarkan secara logika tanpa pertimbangan secara fisik di tempat data tersebut mengalir. DFD 21 menggambarkan arus data pada suatu sistem terstruktur dan jelas. Simbol yang digunakan di DFD adalah : a. Kesatuan Luar (External Entity) Suatu sistem tentu mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan kesatuan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang bisa berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang dapat memberikan input atau output dari luar sistem. Entity digambarkan dengan simbol bujur sangkar yang merupakan sumber atau tujuan dari aliran data seperti Gambar 2.3. Nama Kesatuan Luar Gambar 2.3 Simbol Kesatuan Luar b. Proses (Process) Proses adalah fungsi yang mentransformasikan data secara umum. Karena proses adalah suatu pekerjaan, maka untuk menamai sebuah proses dimulai dengan kata kerja dan diikuti objek. Proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang masuk kedalamnya/input, juga menghasilkan arus data/output. Suatu proses digambarkan dengan simbol lingkaran atau empat persegi panjang dengan sudut-sudutnya yang tumpul seperti pada Gambar 2.4. 22 Identifikasi Identifikasi Nama Proses Nama Proses atau Gambar 2.4 Simbol Proses c. Simpanan Data (Data Store) Data Store digunakan untuk menyimpan data hasil proses maupun menyediakan data untuk diproses. Data store dapat berupa file atau database pada sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan manual atau suatu agenda/buku. Suatu data store digambarkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang ditutup di salah satu ujungnya seperti pada Gambar 2.5. Media Nama Data Strore Gambar 2.5 Simbol Data Store d. Arus Data (Data Flow) Arus data mengalir di antara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang bisa berupa masukan/input untuk sistem atau hasil/output dari suatu proses. Arus data harus diberi nama yang jelas dan mempunyai arti, dimana nama dari arus data dituliskan di samping garis panahnya seperti pada Gambar 2.6. Nama Arus Data Gambar 2.6 Simbol Arus Data 23 Untuk menunjukkan arus data dua arah dapat digunakan salah satu simbol yang tertera pada Gambar 2.7. Nama Arus Data Nama Arus Data Gambar 2.7 Simbol Arus Data Dua Arah 2.5 Entity RelationshipDiagram (ERD) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu : a. Entity Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang. b. Atribut Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. 24 c. Relasi Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Kumpulan semua relasi di antara entitas-entitas yang terdapat pada himpunan entitas - himpunan entitas tersebut membentuk himpunan relasi (Relationship sets)( Fathansyah, 2007). Model entity relationship yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempersentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Diagram Entity Relationship. Notasi- notasi simbolik di dalam ERD yang dapat kita gunakan adalah: 1 Persegi panjang, menyatakan himpunan entitas. 2 Lingkaran atau elip, menyatakan atribut. 3 Belah ketupat, menyatakan himpunan relasi. 4 Garis, digunakan sebagai penghubung antar himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya. 5 Kardinalitas relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau dengan pemakaian angka (Kadir, 1999). Relasi yang terjadi antara dua himpunan entitas dalam satu basis data disebut kardinalitas. Kardinalitas atau derajat relasi digunakan untuk menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Macam-macam kardinalitas adalah: 25 1. Satu ke satu (one to one), setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan dengan satu anggota entitas B, begitu pula sebaliknya. Relasi satu ke satu dapat diperlihatkan pada Gambar 2.8. Nama NPM Mahasiwa Kode_prop Nama Berasal 1 Nama_prop Kode_prop Propinsi 1 Gambar 2.8 Relasi satu ke satu Berdasarkan Gambar 2.8 dapat dilihat bahwa himpunan entitas mahasiswa dan himpunan entitas jurusan memiliki dua buah atribut saja. Sementara itu, pada himpunan relasi berasal juga memiliki dua buah atribut yang berfungsi sebagai key pada himpunan relasi. 2. Satu ke banyak (one to many), setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya. Relasi satu ke banyak dapat diperlihatkan pada Gambar 2.9. Nama NIP Kode_kul Nama Nama_Kuli Mengajar Dosen 1 Kode_Kul Kuliah N Waktu Tempat SKS Gambar 2.9 Ralasi satu ke banyak Semester 26 Berdasarkan Gambar 2.9 dapat dilihat bahwa atribut dari himpunan relasi mengajar adalah nama dan Kode_kul, yang berasal dari himpunan entitas dosen dan himpunan entitas kuliah. Tetapi selain atribut nama dan Kode_kul, ada pula dua atribut tambahan yang tidak berasal dari salah satu himpunan entitas yang dihubungkan. Dengan adanya keempat atribut pada himpunan relasi mengajar, maka dapat diketahui jadual pelaksanaan setiap mata kuliah beserta dosen yang mengajar. 3. Banyak ke banyak (many to many), setiap entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan entitas B dan demikian pula sebaliknya. Relasi banyak ke banyak dapat diperlihatkan pada Gambar 2.10. Mahasiswa alamat Kode_kul Nama NPM Nama N Tgl_lhr Mengam bil Waktu IPK Nama_Kuli N Kode_Kul Kuliah SKS Semester Gambar 2.10 Relasi banyak ke banyak Berdasarkan Gambar 2.10 dapat dilihat keberadaan himpunan relasi mengambil memiliki dua fungsi, yaitu untuk menunjukkan mata kuliah yang diambil mahasiswa dan indeks nilai yang diperoleh mahasisw

Dokumen baru

Tags

Dokumen yang terkait

Sistem Informasi Dosen Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara
1
49
82
JURUSAN MATEMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS JEMBER 2015
0
18
71
IMPLEMENTASI TEKNOLOGI AUGMENTED REALITY PADA GEDUNG-GEDUNG DI FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS LAMPUNG
0
11
8
Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Negeri Jakarta
0
3
1
Perancangan Website Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara Dengan Menggunakan Php Dan Mysql
0
5
165
Sistem Informasi Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara
4
73
150
SISTEM KEMAHASISWAAN DAN KELULUSAN FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SEBELAS MARET.
0
0
13
Perencanaan sistem informasi akademik mahasiswa pada fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Undip - Diponegoro University | Institutional Repository (UNDIP-IR)
0
0
1
Sistem Informasi Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara
0
0
9
Sistem Informasi Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara
0
0
1
Sistem Informasi Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara
0
0
6
Sistem Informasi Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara
0
0
22
Sistem Informasi Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara
0
0
1
Sistem Informasi Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara
0
0
90
SISTEM INFORMASI KERJASAMA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SEBELAS MARET - UNS Institutional Repository
0
0
20
Show more