Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Pada kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara)

Gratis

90
624
100
2 years ago
Preview
Full text

KATA PENGANTAR

  Adapun kendala yang dihadapi adalah dalam pemeliharaan arsip yaitupegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Adapun kendala yang dihadapi adalah dalam pemeliharaan arsip yaitupegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip.

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan

  Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasilguna dan berdaya guna. Berdasarkan pra penelitian yang dilakukan oleh penulis, kantor ini masih menemukan kendala dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsipyang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip.

B. Perumusan Masalah

  Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui adakah pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai di Kantor DinasPerhubungan Propinsi Sumatera Utara. Bagi penulis, penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan yang memberikan pemahaman tentang sistem kearsipan yang dilakukan oleh KantorDinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara.

E. Kerangka Teori

  Sebelum melakukan penelitian lebih lanjut, perlu mengemukakakn teori-teori sebagai kerangka berfikir untuk menggambarkan dari sudut mana penelitian menyorotimasalah yang dipih. Singarimbun (2006:37) menyebutkan teori adalah serangkaian asumsi, konsep dan konstruksi, defenisi dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosialsecara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep.

1. Pengertian arsip dan kearsipan

  Arsip pada prinsipnya mengandung pengertian defenitif yang sama, namun demikian para ahli cenderung memberikanpengertian arsip yang berlainan satu dengan lainnya, tergantung pada sudut pandang dan point penekanan utama yang diberikan didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh LiangGie (2000:18) bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepatditemukan kembali. Menurut UU No.7/1971/pasal 1 dalam (Sedarmayanti, 2001:185)1) Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalamkeadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Fungsi dan Tujuan Penataan Arsip

  Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambilkeputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang dihadapi. Dari kedua uraian diatas jelas bahwa arsip berfungsi sebagai urat nadi sebuah organisasi pemerintah maupun swasta karena tanpa adanya sistem kearsipan yang baikdisatu sisi tidak mungkin organisasi dapat berkembang dan disisi yang lain arsip sebagai dasar untuk mengambil keputusan dimasa kini dan masa yang akan datang.

3. Jenis Arsip

  Berdasarkan nilainya arsip dinamis dibagi sebagai berikut :1) Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di unit suatu organisasi/kantor. Arsip tersebut cenderungmempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit dijangkau.

4. Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi Arsip

  Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakansesuai dengan keperluan yang dimaksud. Sistem Nomor, merupakan sistem tata arsip yang tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka petugas arsip lebih dahulumembuat daftar-daftar kelompok masalah-masalah seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

5. Ciri-Ciri Sistem Kearsipan yang Baik

  Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus sederhana dan disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh tangan-tangan yang tidak bertanggung jawab maupun oleh binatang, serangga,rayap dan kelembaban udara.

6. Pengelolaan Kearsipan

  1) Lembar I : Disimpan sebagai file sebagai pengganti arsip yang dipinjam.2) Lembar II : Disertakan pada arsip yang dipinjam.3) Lembar III : Disimpan sebagai sarana penagihan. Tahap pemusnahan yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi yang dapat dilakukan oleh Lembaga Negara dan swasta.

7. Manajemen Arsip Elektronis

1) Manfaat Arsip Elektronis

  Perkembangan dan usia organisasi akan meningkatkan jumlah dokumen yang akan maupun arsip yang dimiliki oleh organisasi bila masih digunakan sistem pengarsipan secaramanual. Sistem ini akan mengubah cara pengarsipan informasi dengan memberikan kecepatan dan ketepatan dalam penyimpanan yang lebih baik daripada pencarian, Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronis dibawah ini telah mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan Manajemen ArsipElektronis dan di sisi lain tetap menggunakan sistem pengarsipan secara manual (Sukoco,2007:112), adalah : 1.

3) Implementasi Arsip elektronis

  Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum organisasi mengimplementasikan program pengarsipan secara elektronis (Sukoco, 2007:121) antaralain :1) Mengevaluasi Kebutuhan, yakni berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh sistem, berapa banyak user yang akan menggunakan sistem, departemen apa saja yangakan menggunakan dan apakah publik dapat mengakses sistem, apakah dibutuhkan solusi temu balik atau dapat dimodifikasi sendiri oleh pengguna atau organisasi. Dengan melakukan pilot project akan dapat mengoptimalkan sistem dan prosedur yang akan dibangun dan diimplementasikanke seluruh bagian organisasi.3) Instalasi.

8. Efisiensi Kerja

a. Pengertian Efisiensi Kerja

  Pada mulanya istilah efisiensi timbul dalam bidang-bidang ilmu pengetahuan ekonomi, seperti yang terdapat dalam Ensiklopedi Indonesia sebagai berikut :“Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan. Dari beberapa uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan efisiensi kerja adalah suatu proses kegiatan yang mencapai hasil sebesar mungkin dandengan pengorbanan yang sekecil mungkin untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

b. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja

  Rangsangan ini dapat berasal dari luar seperti penghargaaan yang nyata,prestasi kerja, gaji yang cukup, kepastian jenjang jabatan dan sebagainya. Sedangkan rangsangan dari dalamdapat berupa dorongan dan keinginan kearah pemuasan diri sendiri maupun social misalnya keinginan berprestasi, keinginan untuk mengabdi kepada masyarakat, keinginan untukmendapatkan pengakuan dan penghargaan dari masyarakat.

c. Sumber Efisiensi

  Usaha untukmenciptakan adanya disiplin yang baik pada organisasi antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata cara atau tata kerja yangsederhana tetapi memadai, yang dapat diketahui oleh setiap karyawan sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkansewaktu-waktu dengan cepat dan tepat.

F. Hipotesis

  Hipotesis Kerja (Ha)Terdapat pengaruh yang positif antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai. Hipotesis Nol (Ho) Tidak terdapat pengaruh yang positif antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai.

G. Defenisi Konsep

  Konsep adalah istilah atau defenisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak kejadian, keadaan, kelompok, atau individu yang menjadi pusat perhatian ilmusosial (Singarimbun. 2006:33). Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

H. Defenisi Operasional

  1) Mencatat surat masuk dan surat keluar.2) Memberi nomor urut pada arsip yang diterima.3) Sarana dan prasarana kearsipan. 2) Ketaatan terhadap peraturan, kewajiban dan tugas.3) Disiplin terhadap waktu dan kegiatan.4) Rasa tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.

BAB II METODE PENELITIAN A. Bentuk Penelitian Bentuk penelitian ini adalah penelitian asosiatif dengan analisa kuantitatif, dengan maksud untuk mencari pengaruh antara variabel independen dengan variabel dependen. Dengan metode ini diharapkan dapat menjelaskan fenomena yang ada berdasarkan data dan informasi yang diperoleh. B. Lokasi Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara Jalan Imam Bonjol No 61 Polonia, Medan. C. Populasi dan Sampel

  Populasi Menurut Sugiyono (2005:90), populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek atau subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan olehpeneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya. Dalam menentukan jumlah sampel yang akan diambil dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Metode Proportional Stratified Random Sampling yaitu suatu metodeyang digunakan untuk menggambarkan secara tepat mengenai sifat-sifat populasi yang heterogen, maka populasi harus dibagi-bagi dalam lapisan-lapisan (strata) yang seragamdan dari setiap lapisan dapat diambil secara acak.

D. Teknik Pengumpulan Data

  Penelitian ini dilakukandengan cara : a) Studi Kepustakaan yaitu pengumpulan data yang diperoleh dari buku-buku, karya ilmiah, pendapat para ahli yang memiliki relevansi dengan masalah yang diteliti. b) Studi Dokumenter yaitu pengumpulan data yang diperoleh dengan menggunakan catatan-catatan tertulis yang ada di lokasi penelitian serta sumber-sumber lain yangmenyangkut masalah yang diteliti dengan instansi terkait.

E. Teknik Pengukuran Skor memakai skala likert untuk menilai jawaban kuesioner yang disebarkan kepada responden

Adapun penentuan skor dari pernyataan yang ditentukan adalah : a) Untuk alternatif jawaban a diberi skor tertinggi 5 b) Untuk alternatif jawaban b diberi skor tinggi 4 c) Untuk alternatif jawaban c diberi skor sedang 3 2 e) Untuk alternatif jawaban e diberi skor terendah 1Kemudian untuk menentukan kategori jawaban responden terhadap masing-masing alternatif apakah tergolong sangat tinggi, tinggi, sedang, rendah, sangat rendah terlebihdahulu ditentukan skala interval dengan cara sebagai berikut : Skor Tertinggi-Skor TerendahBanyaknya bilangan 5 1− Maka diperoleh : , 80=

5 Dengan demikian dapat diketahui kategori jawaban responden masing-masing

  variabel yaitu : a. Skor untuk kategori sangat tinggi = 4,21-5,00 b.

F. Teknik Analisa Data

Teknik analisa data dalam penelitian ini menggunakan teknik kuantitatif yang digunakan untuk menguji hubungan/pengaruh antara variabel bebas dan variabel terikatdengan menggunakan perhitungan statistik.

1. Koefisien Koeralsi Product Moment

  Cara perhitungannya menggunakan rumus sebagai berikut : N XY ( X )( Y )−XY ∑ ∑ ∑r =2222 N X ( X ) N Y ( Y ) − −[ ][ ] ∑ ∑ ∑ ∑ Keterangan : r Angka indeks korelasi “r” product moment XY = N = PopulasiXY= Jumlah hasil perkalian antara skor x dan y ∑X = Jumlah seluruh skor x ∑Y = Jumlah seluruh skor y ∑ Untuk melihat hubungan kedua variabel tersebut maka dapat dirumuskan sebagai berikut :a. Nilai r yang sama dengan nol menunjukkan kedua variabel tidak menunjukkan hubungan artinya variabel yang satu tetap meskipun yang lainnya berubah.

2 D = (r Xy ) x 100%

Keterangan :D = koefisien determinan r XY = koefisien korelasi product moment

BAB II I DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN A. Sejarah Singkat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara Dasar hukum pembentukan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No. 3 Tentang Dinas-Dinas Daerah Provinsi Sumatera Utara, dimana dalam pasal 21 ayat (2) disebutkan bahwa Dinas Perhubungan

  mempunyai tugas menyelenggarakan sebagian kewenangan pemerintah provinsi dan tugas dekonsentrasi antara lain : 1. Dasar hukum pelaksanaan tugas otonomi tertuang dalam Surat Keputusan GubernurSumatera Utara Nomor 060.255/K Tahun 2002 Tentang tugas, Fungsi dan Tata Kerja DinasPerhubungan serta Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis pada DinasDekonsentrasi dituangkan dalam : 1.

B. Visi dan Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

  Visi Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara adalah “Mewujudkan penyelenggaraan pelayanan perhubungan yang handal, berdaya saing dan memberikannilai tambah dalam upaya menciptakan masyarakat Sumatera Utara yang beriman, maju, mandiri, mapan dan berkeadilan didalam kebhinekaan yang didukung tata pemerintahanyang baik” Handal meliputi : Aman, nyaman, tepat waktu, terpelihara, mencukupi kebutuhan menjangkau seluruh Republik Indonesia (NKRI). Membangun dan mengembangkan ekonomi kerakyatan yang bertumpu pada pertanian, agroindustri pariwisata dan sektor-sektor unggulan serta mengembangkan sumber dayaalam yang berwawasan lingkungan.

C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

  Organisasi merupakan bentuk kesatuan atau susunan yang terdiri atas bagian-bagian perusahaan atau organisasi baik yang ada di pemerintahan maupun tidak sudah tentumemiliki struktur organisasi yang memberikan gambaran tentang hubungan kerja sama antara satu bagian dengan bagian yang lain dari atasan sampai bawahan. Kepala Sub Dinas Pos dan Telekomunikasi, dibantu oleh : a.

1. Kepala Dinas

  Mempunyai tugas membantu Gubernur dalam melaksanakan tugas otonomi, tugas dekonsentrasi dan tugas pembentukan dibidang perhubungan. Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dibidang Kepegawaian, Keuangan, Umum dan Perlengkapan Organisasi dan Hukum.

a.. Kepala Sub Bagian Kepegawaian mempunyai tugas :

  Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas: 1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan dan peneyempurnaan standar verifikasi, pembendaharaan, pengelolaan, pertanggung-jawaban anggaran belanja rutin dan keuangan.2) Melaksanakan koordinasi, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan tugas, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. Kepala Sub Bagian Umum mempunyai tugas : 1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar prosedur penyelenggaraan urusan Tata Usaha, urusanInternal, kehumasan, perjalanan dinas dan administrasi, pengelolaan pendayagunaan dan penghapusan barang aset milik negara.

3. Kepala Sub Dinas Bina Program

  Kepala Seksi Data dan Informasi mempunyai tugas : 1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar data dan informasi kegiatan rutin, jangka menengahmaupun jangka panjang serta pembangunan, Pos dan Telekomunikasi.2) Melakukan pengumpulan pengolahan, penyajian data rutin pembangunan, informasi perhubungan, Pos dan Telekomunikasi, sesuai ketentuan dan standar yangditetapkan.3) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugasnya. Kepala Seksi Evaluasi dan Laporan mempunyai tugas : 1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan danPos dan Telekomunikasi, laporan bulanan dan tahunan, bahan pemantauan pelaksanaan pembangunan perhubungan, Pos dan Telekomunikasi di daerah.

4. Kepala Sub Dinas Darat

  Kepala Seksi Lalu Lintas mempunyai tugas : 1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksananKewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam penetapan jaringan transportasi, inventarisasi dan evaluasi tingkat pelayananlalu lintas dijalan.2) Melaksanakan manajemen dan rekayasa lalu lintas dijalan Propinsi Nasional sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. Kepala Seksi Perkapalan dan Kepelautan (Kappel) mempunyai tugas : 1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksananKewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pembangunan dan perombakan kapal, pengukuran dan surat ukur kapal, 2) Melaksanakan koordinasi dan dan kerja sama dalam pengawasan teknis dan perumusan pembangunan dan perombakan kapal.

d. Kepala Seksi Navigasi dan Gamat mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksananKewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dibidang sarana Bantu navigasi pelayaran (SBNP), pemanduan pemeriksaan danpembuatan berita acara pemeriksaan pendahuluan (BAPP) kecelakaan kapal penanggulangan pencemaran dilaut oleh kapal, penanganan kerangka kapal,kegiatan salvage dan pekerjaan bawah air Port State Control dan perencanaan dan pemeliharan serta pengembangan kapal patroli dan SAR laut. Sub Dinas Laut sesuai standar yang ditetapkan.

6. Kepala Sub Dinas Udara

  Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang pengawasan dan pengendalian kegiatan Angkutan Udara Keselamatan Penumpang dan Penerbangan a. b.

7. Kepala Sub Dinas Pengawasan dan Pengendalian

Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam pengawasan pengelolaan jembatan timbang, penegakan ketentuan pembayaran pajak kendaraan bermotor di jalanserta pembinaan/pengembangan kegiatan sarana.

a. Kepala Seksi Jembatan Timbang mempunyai tugas :

  1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksananKewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam penyelenggaraan penimbangan kendaraan bermotor. Kepala Seksi Pengawasan Kendaraan Bermotor di jalan mempunyai tugas :1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas2) Melaksanakan koordinasi dan kerja sama penegakan ketentuan persyaratan teknis dan lain jalan, kelengkapan dan perlengkapan sesuai ketentuan dan standar yangditetapkan.

8. Kepala Sub Dinas Pos dan Telekomunikasi

  Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang Pos, Telekomunikasi serta Teknologi Informatika dan Asosiasi Sub Sektor Pos dan Telekomunikasi. Kepala Seksi Pos mempunyai tugas: 1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksananKewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pelayanan jasa pos, filatoll, jasa titipan dan standarisasi alat perangkat pos.

D. Pengelolaan Kearsipan pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara

  Arsip yang dikelola berupa arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan inaktif yang diklasifikasikan dalam bentuk Sistem Abjad. Begitu juga dengan yang menyangkut segala arsip pegawai di Kantor Dinas Perhubungan PropinsiSumatera Utara, dimana arsip disusun berdasarkan nama perorangan dari pegawai dan didalam kotak arsip tersebut dicantumkan juga nomor induk pegawai serta foto pegawai.

1. Sarana Kearsipan :

  b) Lembar Tunjuk SilangYaitu suatu formulir yang digunakan untuk mempertemukanbeberapa keterangan yang berbeda, tetapi mengenai satu perihal yang sama. d) Kartu KendaliYaitu kartu yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar yang sifatnya penting.

2. Peralatan Kearsipan

  b) KomputerYaitu rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan serta dapat menyimpan danmenampilkan keterangan bila diperlukan. g) Alat PerekamYaitu alat untuk merekam data-data dan biasanya merupakan arsip yang bersifat penyimpanan jangka panjang dibandingkan dengan arsip dari kertas.

BAB IV PENYAJIAN DATA Dalam Bab IV akan disajikan dan dibahas tentang data dan informasi yang

  Variabel Penelitian yaitu variabel bebas (X) pengelolaan kearsipan terdiri dari 21 pertanyaan untuk indikator dan variabel terikat (Y) efisiensi kerja terdiri dari 10pertanyaan untuk indikator. Bagian inidimaksudkan untuk mengetahui nilai masing-masing variabel yang diteliti tersebut yang kemudian akan digunakan dalam analisa data untuk menguji hipotesis.

A. Karakteristik Responden

  7 17,5Jumlah 40 100 15 3 41-5027 67,5 4 51 ke atas 1 21-30 - - 2 31-40 1 Laki-laki Tabel 2 : Karakteristik Responden Menurut Usia No Umur Frekuensi (%) Berdasarkan tabel 1 dapat diketahui bahwa keseluruhan responden berjumlah 40 orang yang terdiri dari 22 orang laki-laki dan 18 orang perempuan. 45 Jumlah 40 100Sumber : Kuesioner Penelitian 2009 18 2 Perempuan 55 22 Sumber : Kuesioner Penelitian 2009 Tabel 4 : Karakteristik Responden Menurut Golongan No Golongan Frekuensi (%) I 2 II 2 5 3 III 32 80 4 IV 6 15 Jumlah 40 100Sumber : Kuesioner Penelitian 2009 Berdasarkan tabel 4 dapat diketahui bahwa mayoritas responden bergolongan III yakni sebanyak 32 orang (80%) dilanjutkan dengan golongan IV sebanyak 6 orang (15%)dan golongan II sebanyak 2 orang (5%).

B. Variabel X (Pengelolaan Kearsipan)

  Oleh karena itu, Tabel 14 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip yang Penting Dicatat dalam Kartu KendaliNo Kategori Frekuensi (%) 1 Selalu 24 60 2 Sering 9 22,5 3 Kadang-kadang - - 4 Hampir Tidak Pernah - - 5 Tidak Pernah 7 17,5Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009Berdasarkan tabel 14 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu mencatat arsip/surat yang penting dalam kartu kendali. Tabel 19 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Arsip dengan CepatBila Diperlukan No Kategori Frekuensi (%) 1 Selalu 5 12,5 2 Sering 5 12,5 3 Kadang-kadang 23 57,5 4 Hampir Tidak Pernah 4 10 5 Tidak Pernah 3 7,5Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009Berdasarkan Tabel 19 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan bahwa penyimpanan arsip di Kantor DISHUB Propinsi SUMUT masih belum sempurna,sehingga masih perlu diperbaiki dan ditingkatkan lagi.

C. Variabel Y (Efisiensi Kerja)

  Tabel 28 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketaatan Terhadap Peraturan, Kewajiban dan TugasNo Kategori Frekuensi (%) 1 Selalu 27 67,5 2 Sering 10 25 3 Kadang-Kadang 2 5 4 Hampir Tidak Pernah 1 2,5 5 Tidak Pernah - -Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009Berdasarkan Tabel 28 dapat diketahui bahwa untuk pertanyaan tentang ketaatan terhadap peraturan, kewajiban dan tugas mayoritas responden menjawab selalu. Tabel 32 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Kepahaman Terhadap Tugas/Bidang Kerja yang DiberikanNo Kategori Frekuensi (%) 1 Sangat Paham 31 77,5 2 Paham 9 22,5 3 Cukup Paham - - 5 Tidak Paham - -Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009Berdasarkan tabel 32 dapat diketahui bahwa responden yang menyatakan sangat paham terhadap tugas/bidang kerja yang diberikan berjumlah 31 orang (77,5%) sementarayang menjawab paham berjumlah 9 orang (22,5%).

ANALISA DATA

A. Klasifikasi Jawaban Responden

Dalam mengklasifikasi jawaban responden terhadap kuesioner yang disebarkan, penulis membagi klasifikasi sangat tinggi, tinggi, sedang, rendah dan sangat rendah denganmenggunakan skala likert.Adapun kategori yang digunakan untuk pengklasifikasian tersebut adalah : a) Kategori sangat tinggi untuk alternatif jawaban a diberi skor 5 b) Kategori tinggi untuk alternatif jawaban b diberi skor 4 c) Kategori sedang untuk alternatif jawaban c diberi skor 3 d) Kategori rendah untuk alternatif Jawaban d diberi skor 2 e) Kategori sangat rendah untuk alternatif jawaban e diberi skor 1Untuk menentukan jawaban responden tergolong sangat tinggi, tinggi, sedang, rendah, sangat rendah terlebih dahulu ditentukan skala intervalnya dengan cara sebagaiberikut : Skor Tertinggi-Skor TerendahBanyaknya Bilangan Untuk mengetahui jawaban tiap responden terlebih dahulu penulis mencari besarnya jumlah nilai jawaban terhadap tiap-tiap variabel dari tiap responden serta rata-rata setiapjawaban yang diberikan, dimana dapat kita lihat pada tabel jawaban responden terhadap

1. Variabel Pengelolaan Kearsipan (X)

  Hal ini menunjukkan bahwa tingkat pengelolaan kearsipan pada Kantor DinasPerhubungan Propinsi Sumatera Utara berada pada kategori tinggi. Ini berarti pengelolaan kearsipan pada kantor tersebut sudah berjalan dengan baik.

2. Variabel Efisiensi Kerja (Y)

  Nilai Jawaban Kategori Frekuensi Persentase (%) 1 4,21-5,00 Sangat Tinggi 5 12,5 2 3,41-4,20 Tinggi 34 85 3 2,61-3,40 Sedang 1 2,5 Jumlah Sumber : Kuesioner Penelitian 2009 yang berada pada kategori sangat tinggi sebanyak 5 orang (12,5%), jawaban dengankategori tinggi sebanyak 34 orang (85%), jawaban dengan kategori sedang sebanyak 1 orang (2,5%), sedangkan dengan jawaban kategori rendah dan sangat rendah tidak ada. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat efisiensi kerja pegawai pada Kantor DinasPerhubungan Propinsi Sumatera Utara berada pada kategori tinggi.

a. Koefisien Korelasi Product Moment

  Jadi terdapat hubungan yang kuat antara pengelolaan Untuk menguji signifikasi hubungan, yaitu apakah hubungan yang ditemukan itu berlaku untuk seluruh populasi yang berjumlah 194 orang, maka perlu diuji signifikasinya. Sesuai dengan ketentuan tersebut makapernyataan Ho ditolak dan Ha diterima artinya hipotesis yang menyatakan terdapat pengaruh yang positif antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara sudah terbukti secara analisa statistik dari data yang dikumpulkan.

2 D = (r

2 D = (0,617) X 100%

XY ) X 100% D = 38,07%Dengan demikian dapat diartikan bahwa besarnya pengaruh variabel bebas yaitu pengelolaan kearsipan terhadap variabel terikat yaitu efisiensi kerja sebesar 38,07% yangberarti selebihnya yaitu 61,93% lagi dipengaruhi oleh faktor-faktor lainnya yang tidak termasuk dalam penelitian ini.

B. Analisa Data

  Hal ini dapat terlihat pada tabel 19 sebanyak 23 responden (57,5%) yang menyatakan kadang-kadang menemukan arsip secara cepat dan Kegiatan peminjaman arsip (instansi lain yang meminjam arsip) pada kantor ini pada dasarnya tidak terlaksana dengan baik, dimana hal tersbut dapat dilihat pada tabel 21,22, 23, 24. Sehingga hipotesa yang dikemukakan dalam penelitian ini dapat diterima, yaitu pengelolaan kearsipan mempunyai pengaruh Pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai berada pada tingkat kuat atau mempunyai pengaruh yang positif, yang menunjukkan bahwa jikapengelolaan kearsipan tinggi/berjalan dengan baik, maka efisiensi kerja pegawai akan tinggi pula.

BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan analisa yang telah dilakukan dalam penelitian ini, maka penulis

  Hal ini dapat dilihat dari jawaban responden yang termasuk kedalam kategori tinggi yaitu 20 orang atau 50%, yang ditunjukkan antara lain dari dapat ditemukannya arsip dengan cepat dan tepat sehingga dapat menghemat waktu, tenaga,fikiran dan biaya. Hal ini dapat dilihat dari jawaban responden yang berada dalam kategoritinggi yaitu 34 orang atau 85%, yang ditunjukkan antara lain pegawai mampu menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, demikian puladitetapkan sehingga usaha pencapaian tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik.

B. Saran

  Untuk lebih menjamin keamanan informasi yang terkandung di dalam arsip, sebaiknyaKantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara menerapkan manajemen arsip secara elektronis disamping menggunakan pengelolaan arsip secara manual. Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara perlu melakukan suatu program pendidikan dan pelatihan bagi pegawai untuk meningkatkan pengetahuan terutamadalam penggunaan komputer sehingga akan mempermudah pelaksanaan pekerjaan dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja pegawai.

Dokumen baru

Dokumen yang terkait

Pengaruh Motivasi Terhadap Kinerja Pegawai (Studi Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara)
7
171
77
Pengaruh Penggunaan Teknologi Informasi Terhadap Kepuasan Kerja Pegawai Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara
10
90
109
Pengaruh Pelatihan Kerja Dan Fasilitas Perusahaan Terhadap Pengembangan Karir Pegawai Pada Dinas Pertanian Sumatera Utara
0
45
124
Peranan Fasilitas Kerja Untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja Staf Dan Pegawai Pada Dinas Perindustrian Dan Perdagangan Propinsi Sumatera Utara
2
76
45
Pengaruh Disiplin Kerja, Motivasi, Dan Kepuasan Kerja Terhadap Prestasi Kerja Pegawai (Studi Kasus: Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara)
7
126
100
Pengaruh Prinsip-Prinsip Good Governance Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai (Studi Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara)
2
50
141
Pengaruh Motivasi Kerja Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas Kehutanan Propinsi Sumatera Utara
17
150
109
Pengaruh Perencanaan Karir Terhadap Prestasi Kerja Pegawai Pada Dinas Pendapatan Sumatera Utara
4
66
85
Pengaruh Kompensasi Terhadap Kepuasan Kerja Pegawai (Studi Pada Kantor Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
21
159
90
Analisis Anggaran Sebagai Perencanaan Dan Pengendalian Pada Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara
0
17
46
Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Pada kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara)
90
624
100
Pengaruh Motivasi Kerja Terhadap Prestasi Kerja Pegawai Pada Bagian Tanaman Pangan Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara
1
48
50
Prosedur Penggajian Karyawan Pegawai Negri Sipil (PNS) Pada kantor Dinas Pengelolaan Keuangan Daerah Propinsi Sumatra Barat
2
12
45
BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Masalah - Pengaruh Prinsip-Prinsip Good Governance Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai (Studi Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara)
0
0
35
Pengaruh Prinsip-Prinsip Good Governance Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai (Studi Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara)
0
0
14
Show more