Aplikasi Business Process Reengineering untuk Peningkatan Fungsi Sales and Marketing pada PT. Abdi Wibawa Press

 0  27  124

dokumen informasi

APLIKASI BUSINESS PROCESS REENGINEERING UNTUK PENINGKATAN FUNGSI SALES AND MARKETING PADA PT. ABDI WIBAWA PRESS TUGAS SARJANA Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik Oleh MICHELSON THEDDY 080403116 DEPARTEMEN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2015 Universitas Sumatera Utara APLIKASI BUSINESS PROCESS REENGINEERING UNTUK PENINGKATAN FUNGSI SALES AND MARKETING PADA PT. ABDI WIBAWA PRESS TUGAS SARJANA Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik Oleh MICHELSON THEDDY 080403116 Disetujui Oleh : Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II (Prof.Dr.Ir. Humala L.Napitupulu, DEA) (Khalida Syahputri, ST. MT.) DEPARTEMEN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2015 Universitas Sumatera Utara KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas Rahmat dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Sarjana ini. Tugas Sarjana ini merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Teknik di Departemen Teknik Industri, khususnya program studi Reguler Strata Satu, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Penulis melaksanakan penelitian di PT. Abdi Wibawa Press yang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang media cetak (Koran) yang sedang berkembang di Kota Medan. Judul Tugas Sarjana yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah “Aplikasi Business Process Reengineering Untuk Peningkatan Fungsi Marketing and Sales Pada PT. Abdi Wibawa Press”. Tujuan penelitian ini adalah untuk rekayasa ulang proses bisnis untuk menghasilkan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien. Penulis menyadari bahwa Tugas Sarjana ini belum sepenuhnya sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca untuk kesempurnaan proposal ini. Akhir kata, penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua Medan, Agustus 2015 Penulis, (Michelson Theddy) Universitas Sumatera Utara UCAPAN TERIMAKASIH Segala puji dan syukur penulis ucapkan yang sebesar-besarnya kepada Tuhan Allah Yang Maha Kuasa yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk merasakan dan mengikuti pendidikan di Departemen Teknik Industri USU serta telah membimbing penulis selama masa kuliah dan penulisan laporan Tugas Sarjana ini. Dalam penulisan Tugas Sarjana ini penulis telah mendapatkan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu sudah selayaknya penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT. selaku Ketua Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas Sarjana. 2. Bapak Prof. Dr. Ir. Humala L.Napitupulu, DEA selaku Dosen Pembimbing I atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana. 3. Ibu Khalida Syahputri, ST. MT. selaku Dosen Pembimbing II atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana. 4. Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT. dan Ibu Ir. Elisabeth Ginting, MSi. selaku Dosen Pembanding I dan II atas masukan yang di diberikan kepada penulis dalam penyempurnaan Tugas Sarjana. Universitas Sumatera Utara 5. Bapak Ir. Mangara M. Tambunan, MSc. selaku koordinator Tugas Akhir dan Kepala Laboratorium Komputasi atas pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana. 6. Bapak Erickliyono, S.Sos, S.Kom selaku pembimbing lapangan di PT. Abdi Wibawa Press yang telah mengizinkan serta membantu penulis melakukan penelitian dan membantu penulis dalam pengumpulan data. 7. Kedua orangtua penulis yang tiada hentinya mendukung penulis baik secara moril maupun materil sehingga laporan ini dapat diselesaikan. Penulis menyadari tidak dapat membalas segala kebaikan dan kasih sayang dari keduanya, oleh karena itu izinkanlah penulis memberikan karya ini sebagai ungkapan rasa terima kasih kepada kedua orang tua tercinta. 8. Stephenson Theddy, Felicia Theresa, Vivi Novati, dan Intan Permata Sari yang selalu mendukung, memotivasi, dan membantu penulis dalam pengerjaan laporan tugas sarjana. 9. Bang Nurmansyah, Bang Mijo, Kak Dina, Kak Ani, dan Bang Ridho atas bantuan dan tenaga yang telah diberikan dalam memperlancar penyelesaian Tugas Sarjana. 10. Rekan-rekan asisten Laboratorium Komputasi: Jhonli, William, Binsar, Efraim, Jessica, Grace, Melisa, Robby, Calvin, Putra, Marco, Aven, Mayang, Ivana, Vita, Puja, Steven, Bryan, Josep, Aska, Melisa, Jevi, dan Inka yang mendukung penulis dalam menyelesaikan Tugas Sarjana. Universitas Sumatera Utara 11. Rekan-rekan mahasiswa Teknik Industri USU 2008 atas dukungan dan kerjasama yang baik atas bantuan dan masukan serta motivasi yang diberikan kepada penulis. 12. Seluruh pihak yang tidak dapat dituliskan satu per satu, namun telah memberikan dukungan, bantuan, dan inspirasi yang sangat berharga. Medan, Agustus 2015 Penulis Michelson Theddy Universitas Sumatera Utara DAFTAR ISI BAB HALAMAN LEMBAR JUDUL . i LEMBAR PENGESAHAN . ii SERTIFIKAT TUGAS SARJANA. iii KATA PENGANTAR . iv UCAPAN TERIMA KASIH. v DAFTAR ISI. vii DAFTAR TABEL. xii DAFTAR GAMBAR . xiii DAFTAR LAMPIRAN . xv ABSTRAK . xvi I PENDAHULUAN . I-1 1.1. Latar Belakang Masalah. I-1 1.2. Perumusan Masalah . I-3 1.3. Tujuan Penelitian . I-3 1.4. Batasan dan Asumsi Penelitian . I-4 1.5. Manfaat Penelitian . I-5 1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir . I-5 Universitas Sumatera Utara DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB HALAMAN II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN . II-1 2.1. Sejarah Singkat Perusahaan. . II-1 2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha . II-1 2.3. Lokasi Perusahaan . II-2 2.4. Daerah Pemasaran . II-2 2.5. Organisasi dan Manajemen Perusahaan. II-2 III LANDASAN TEORI . III-1 3.1. Defenisi Proses. III-1 3.2. Proses Bisnis . III-2 3.2.1. Defenisi Proses Bisnis. III-2 3.2.2. Tipe Proses Bisnis. III-3 3.3. Business Process Reengineering. III-5 3.3.1. Metodologi Business Process Reengineering . III-8 3.3.2. Peranan Teknologi Informasi. III-11 3.4. Pemahaman Mengenai Sistem Informasi dan Teknologi Informasi . III-12 3.4.1. Konsep Dasar Sistem Informasi. III-12 3.4.2. Konsep Dasar Teknologi Informasi . III-13 3.5. Media Cetak . III-14 Universitas Sumatera Utara DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB HALAMAN 3.6. Iklan . III-16 3.6.1. Pengertian Iklan . III-16 3.6.2. Fungsi Iklan . III-16 3.6.3. Manfaat Iklan . III-18 IV METODOLOGI PENELITIAN . IV1 4.1. Jenis Penelitian. IV-1 4.2. Lokasi Penelitian dan Jadwal Penelitian. IV-1 4.3. Kerangka Konseptual. IV-1 4.4. Variabel Penelitian. IV-2 4.5. Langkah-langkah Metodologi Penelitian . IV-3 4.5.1. Perumusan Masalah . IV-3 4.5.2. Tujuan Penelitian . IV-3 4.5.3. Studi Literatur . IV-4 4.5.4. Kerangka Konseptual Penelitian. IV-4 4.5.5. Pengumpulan Data . IV-4 4.5.6. Analisis Proses Bisnis . IV-5 4.5.7. Business Process Reengineering. IV-5 4.5.8. Pembahasan. IV-7 Universitas Sumatera Utara 4.5.9. Kesimpulan dan Saran . IV-7 DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB HALAMAN V PENGUMPULAN DATA. V-1 5.1. Proses Aktual . V-1 5.1.1. Proses Penjualan Surat Kabar . V-1 5.1.2. Proses Pemasangan Iklan . V-8 VI BUSINESS PROCESS REENGINEERING . VI-1 6.1. Tahapan Pelaksanaan Business Process Reengineering . VI-1 6.2. Output Pelaksanaan Business Process Reengineering. VI-3 6.2.1. Persiapan Reengineering. VI-3 6.2.2. Mempelajari dan Menganailisi Proses yang Ada. VI-4 6.2.3. Merancang Proses yang Baru. VI-9 6.2.3.1. Rancangan Database . VI-10 6.2.3.2. Rancangan Program Desktop . VI-13 6.2.3.3. Rancangan Jaringan Wireless. VI-19 6.2.3.4. Rancangan Proses Bisnis Baru. VI-30 6.2.3.4.1. Rancangan Proses Bisnis Penjualan Koran yang Baru . VI-31 6.2.3.4.2. Rancangan Proses Bisnis Pemasangan Iklan yang Baru. VI-35 Universitas Sumatera Utara DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB HALAMAN 6.2.4. Implementasi Proses yang Baru. VI-42 6.2.4.1. Implementasi Proses Bisnis Penjualan Surat Kabar yang Baru . VI-42 6.2.4.2. Implementasi Proses Bisnis Pemasangan Iklan yang Baru. VI-43 VII PEMBAHASAN . VII-1 7.1. Pembahasan Proses Bisnis . VII-1 7.1.1. Proses Bisnis Penjualan Surat Kabar . VII-1 7.1.2. Proses Bisnis Pemasangan Iklan . VII-2 VIII KESIMPULAN DAN SARAN . VIII-1 8.1. Kesimpulan . VIII-1 8.2. Saran . VIII-2 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN Universitas Sumatera Utara DAFTAR TABEL TABEL HALAMAN 3.1. Metodologi Business Process Reengineering. III-9 5.1. Sistem Penjualan Surat Kabar Aktual. V-2 5.2. Proses Penjualan Surat Kabar Aktual . V-6 5.3. Sistem Pemasangan Iklan Aktual . V-9 5.4. Proses Pemasangan Iklan Aktual. V-15 6.1. Project Framework Statement . VI-3 6.2. Realisasi Visi, Nilai, dan Tujuan . VI-9 6.3. Spesifikasi BLUE LINK R38N . VI-21 6.4. Sistem Penjualan Surat Kabar yang Baru . VI-32 6.5. Sistem Pemasangan Iklan yang Baru. VI-37 6.6. Proses Penjualan Surat Kabar yang Baru . VI-42 6.7. Proses Pemasangan Iklan yang Baru . VI-43 7.1. Simulasi Penjualan Surat Kabar Sebelum BPR . VII-1 7.2. Simulasi Penjualan Surat Kabar Setelah BPR . VII-2 7.3. Simulasi Pemasangan Iklan Sebelum BPR. VII-3 7.4. Simulasi Pemasangan Iklan Setelah BPR . VII-3 Universitas Sumatera Utara DAFTAR GAMBAR GAMBAR HALAMAN 2.1. Struktur Organisasi PT. Abdi Wibawa Press. . II-4 4.1. Kerangka Konseptual. . IV-2 4.2. Blok Diagram Metodologi Penelitian . IV-8 5.1. Diagram Proses Penjualan Surat Kabar Aktual . V-4 5.2. Diagram Proses Pemasangan Iklan Aktual . V-12 6.1. Cause and Effect Diagram Proses Bisnis Aktual. VI-4 6.2. Tabel Customer Koran . VI-11 6.3. Tabel Customer Iklan. VI-11 6.4. Tabel Iklan . VI-12 6.5. Tabel Data Karyawan. VI-12 6.6. Relationship pada Tabel. VI-13 6.7. Form Sign In . VI-14 6.8. Form New Member . VI-14 6.9. Form Menu Customer . VI-15 6.10. Form Customer Koran . VI-15 6.11. Form Koran Keuangan. VI-16 6.12. Form Koran Distribusi . VI-16 6.13. Form Customer Iklan . VI-17 6.14. Form Iklan Keuangan . VI-17 6.15. Form Iklan Produksi . VI-18 Universitas Sumatera Utara DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN) GAMBAR HALAMAN 6.16 Form Data Iklan . VI-18 6.17. Form Data Iklan Produksi. VI-19 6.18. Denah Ruang Server . VI-21 6.19 BLUE LINK R38N . VI-21 6.20. Status Wireless Router . VI-22 6.21. Setup Wizard BLUE LINK R38N. VI-22 6.22. Operation Mode . VI-23 6.23. Time Zone Setting. VI-24 6.24. LAN Interface Setup . VI-24 6.25. WAN Interface Setup . VI-25 6.26. Wireless Basic Setting . VI-25 6.27. Wireless Security Setting. VI-26 6.28. Wireless Card PCI SLOT Linksys . VI-27 6.29. Wireless Network Connection Status . VI-28 6.30. Wireless Network Connection Property. VI-28 6.31. Internet Protocol (TCP/IPv4) Properties. VI-29 6.32. Denah Nirkabel PT. Abdi Wibawa Press. VI-30 6.33. Diagram Proses Penjualan Surat Kabar yang Baru. VI-34 6.34. Diagram Proses Maneger - Sales Respresentative Supervisor - Sales Executif - Promotion Staff 3. Public Relation Public Relation adalah bagian yang berfungsi menjembatani hotel dengan konsumennya. Jabatan-jabatan organisasi bagian ini adalah : - PR Manager - Public Relation Officer 2 Art and Decoration Art and Decoration merupakan bagian yang menangani dekorasi dan unjuk kerja yang berkaitan dengan seni dan publikasi. Jabatan di dalam bagian ini antara lain : - Art and Decoration Maneger - Designer - Stage Operator 15 Universitas Sumatera Utara 2.5 Struktur Organisasi Sales And Marketing Department Sales and Marketing Department memiliki tugas dan tanggung jawab yang cukup rumit dan sulit. Karena tugas dari department ini erat kaitannya dengan tinggi rendahnya penjualan produk yang disediakan oleh hotel. Department ini harus mampu memberikan penjelasan kepada masyarakat umum sebagai konsumen hotel mengenai produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Bukan hanya bertanggung jawab terhadap penjualan semata, Sales and Marketing Department juga secara tidak langsung sebagai wakil pertama perusahaan yang mampu menarik pelanggan dan sekaligus mampu menjaga nama baik perusahaan. Disebabkan begitu banyaknya tanggung jawab dari department ini, maka Sales and Marketing Department harus memilki organisasi yang jelas menyangkut pembagian seksi-seksi atau tugas dan tanggung jawab masing-masing orang atau bagian. Struktur organisasi Sales and Marketing Department akan berbeda-beda sesuai dengan besar kecilnya suatu hotel. 16 Universitas Sumatera Utara Chart Of Sales And Marketing Department Organization Sales & Marketing Marketing Manager Market Analser Planer Clerk Sales & Promotion Manager Sales & Represantatif Supervisor Sales Executive Promotion Staff Public Relation Manager Office Public Relation Art & Decoration Manager Designer Stage Operator 17 Universitas Sumatera Utara BAB III TINJAUAN UMUM TENTANG SEMARAK HOTEL MEDAN 3.1 Sejarah Berdirinya Semarak Internasional Hotel Medan Terletak di pusat kota medan, tepatnya di jalan sisingamangaraja No.50 Medan. Hotel ini berdiri di bawah naungan PT. Shahiba Corall International dengan bangunan yang memiliki delapan lantai, yang dulunya hanya memiliki empat lantai dengan nama PT. Shahiba Corall Resort. Pergantian nama dan renovasi bangunannya dilakukan pada tahun 1997. PT. Shahiba International didirikan dengan akte Pendirian Perseroan Terbatas tanggal 16 Maret 1998 sebagai status Penanaman Modal Asing (PMA) oleh pejabat Notaris M. Suprapto S. S.H yang berkantor di jalan Mangkubumi No. 15-16 Medan. Perusahaan ini juga adalah untuk turut serta dengan badan-badan lain, yang maksud dan tujuannya hampir sama dengan perusahaan-perusahaan yang lainnya dengan tidak menjalankan suatu badan yang bertentangan dan melanggar ketertiban umum. Kegiatan usaha PT Shahiba Corall International adalah untuk menjalankan usaha jasa akomodasi perhotelan yang diberi nama Semarak International Hotel Medan yang berkedudukan di jalan Sisingamangaraja No. 50 Medan. 18 Universitas Sumatera Utara Semarak International Hotel Medan merupakan proyek yang pertama diimplementasikan konsep IMT-GT (Indonesia, Malaysia, Thailand Growth Triangel) atau kerjasama pertumbuhan segetiga. Didirikan oleh Bank Pembangunan Asia dan didukung oleh tiga pemerintah (Indonesia, Malaysia, dan Thailand) dan badan-badan milik pribumi maupun swasta, yang mana rencana pembangunan jangka panjangnya untuk kawasan ini diidentifikasikan merupakan kunci dalam kerja sama perekonomian dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan khusus, program-program dan proyek-proyek yang akan membuka pertumbuhan yang berkualitas. Tour dan Travel Malaysia mempunyai maksud dan tujuan baik dalam mensukseskan dan yang pertama mengimplementasikan proyek IMT-GT yang mana sudah direncanakan selama pertemuan di Penang. Dalam tradisi IMT-GT, Malaysia dan Konsultan Indonesia telah memperjuangkan untuk terlaksananya proyek ini dan salah satunya adalah proyek pembangunan di bidang perhotelan yang diurus oleh PT. Shahiba Corall International memiliki 17.500 saham yang dipegang oleh dua orang berkewarganegaraan Malaysia, yang keseluruhannya bernilai Rp. 7.710.500.000,(tujuh milyar tujuh ratus sepuluh juta lima ratus ribu rupiah). Dengan modal tersebut perusahaan ini dapat terus maju dan berkembang dalam menjalankan usaha perhotelannya. PT Shahiba Corall International telah mempekerjakan sebanyak 154 orang karyawan, dimana 80% pekerjanya beragama islam dan berpendidikan serendahrendahnya Sekolah Menengah Atas/sederajat. 19 Universitas Sumatera Utara 3.2 Klasifikasi Jika ditinjau dari klasifikasi hotel, maka Semarak International Hotel Medan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu : a. Bintang Apabila ditinjau dari segi bintang, Semarak International Hotel Medan ini diklasifikasikan kepada hotel berbintang tiga (***). b. Plan Semarak International Hotel Medan diklasifikasikan ke dalam European plan hotel karena harga kamar yang ditetapkan belum termasuk harga sarapan pagi. c. Letak Hotel Semarak International Hotel Medan terletak di tengah-tengah kota Medan. Dengan letak yang strategis ini didukung pula oleh bangunan-bangunan di sekitarnya yang dekat dengan pusat perbelanjaan, mini market dan tempattempat hiburan, sehingga hotel ini diklasifikasikan ke dalam city hotel. d. Jenis Tamu yang Menginap Jenis tamu yang menginap di Semarak International Hotel Medan mayoritas bertujuan untuk bersenang-senang dan berlibur. Tetapi tidak sedikit pula yang melakukan bisnis dengan rekan kerja mereka. Maka hotel ini diklasifikasikan ke dalam business hotel. 20 Universitas Sumatera Utara 3.3 Fasilitas Adapun fasilitas-fasilitas yang dimiliki Semarak International Hotel Medan adalah sebagai berikut : a. Kamar (room) Semarak International Hotel Medan memiliki 106 kamar yang terdiri dari beberapa tipe, yaitu Standart Room, Superior Room, Deluxe Room, dan Executive Room. Semua kamar dilengkapi dengan berbagai fasilitas yaitu AC, Bathroom yang dilengkapi dengan fasilitas telephone, lantai yang dilapisi karpet, TV berwarna, mini Bar dan Sofa. b. Semarak Cafe Buka 24 jam, dengan kapsitas 70 seats terletak dilantai dasar. Menu-menu yang disajikan berasal dari beberapa Negara seperti Indonesia, Malaysia, Eropa, dan Cina. c. Semarak Coffe Shop Semarak Coffe Shop ini Buka 24 jam, mempunyai kapasitas lebih kurang 50 seats. d. Rainbow Karoeke Longue Di Semarak International Hotel Medan mempunyai fasilitas-fasilitas tempat hiburan seperti tempat karoeke dan lainnya. e. Banquetteand Meeting Room Semarak International Hotel Medan menyediakan beberapa ruangan pertemuan yaitu : 21 Universitas Sumatera Utara 1. Langkawi Room Kapasitas 300 seats, terletak di lantai 8. 2. Deli Board Room Ruangan rapat berkapasitas 20 seats, terletak di lantai 8. 3. Seremban Room Ruangan ini berkapasitas 30 seats. f. Pelayanan dan Fasilitas-Fasilitas Lain yang Dimiliki Semarak International Hotel Medan ialah : 1. Standart pelayanan dengan klasifikasi bintang tiga. 2. Dokter yang selalu siap dihubungi dalam waktu 24 jam. 3. Bank Danamon Room dan BII. 4. Telex dan Faxmile, Drug Store, Souvenir. 5. Airport shuttle service. 6. Safety deposite box. 7. Mail and postage. 8. Bilyar Center / Bar, menyediakan minuman yang tidak beralkohol dan juga menyediakan makanan ringan. 9. Room service, pelayanan 24 jam. Makanan dan minuman langsung diantar ke kamar. 10. Swimming pool, terletak di lantai 2, swimming pool ini dapat digunakan untuk anak-anak dan dewasa karena tidak terlalu dalam. 22 Universitas Sumatera Utara 3.4 Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan dari setiap jabatan dan hubungan antara jabatan-jabatan dalam suatu organisasi maka setiap pimpinan maupun pegawai (bawahan) yang tergabung dalam suatu perusahaan baik instansi pemerintah maupun swasta akan dapat mengetahui dengan jelas tugas-tugas atau tanggung jawab masingmasing, serta sampai mana batas-batas kekuasaan yang harus dipegang atau dijalankan. Berhasil tidaknya suatu perusahaan banyak dipengaruhi oleh adanya struktur organisasi. Seorang pemimpin dapat bekerja dengan baik apabila pemimpin tersebut mengetahui dan mengenal siapa-siapa saja yang dapat membantunya, siapa yang harus melapor dan bagaimana hubungan seorang pemimpin dengan bawahannya. Dengan adanya struktur organisasi, maka proses kerja dalam suatu perusahaan akan berjalan dengan lancar, serta tidak akan menimbulkan kesimpangsiuran dalam mencapai tujuan antara satu departemen dengan depertemen yang lainnya. Harus disadari, bahwa tercapainya suatu tujuan sangat dipengaruhi dengan adanya kerja sama antara seorang pimpinan dengan anggota-anggota atau bawahan yang dipimpinnya dalam suatu organisasi tersebut. Bentuk struktur organisasi perusahaan PT. Shahiba Corall International (Semarak International Hotel) Medan yang dipakai pada saat ini adalah berbentuk garis, dimana para staff yang merupakan individu Kelima pilar ini terdapat penerimaan kas yang paling dominan dan peneriman kas yang kurang signifikan. Penerimaan kas dari Internet Wifi paling dominan berpengaruh besar terhadap penerimaan kas PT. Telkom Medan, Internet Wifi merupakan penerimaan kas terbesar pada PT. Telkom dikarenakan telah bekerja sama pada beberapa pihak seperti Pusat perbelanjaan, Tempat pendidikan dan Instansi pemerintahan sudah dipasang Internet Wifi. Internet Wifi telah banyak dijumpai dimana saja Karena perkembangan zaman yang sudah signifikan dan semakin maju semua aktivitas dilakukan dengan menggunakan online tanpa harus secara manual yang lebih banyak memakan waktu. Penerimaan kas yang kurang signifikan terjadi pada Telpon Lokal penyebabnya dikarenakan zaman sekarang sudah modern jadi orang lebih beralih ke handphone yang bentuknya lebih kecil dan dengan mudah dibawa kemanamana. Biaya yang termasuk pendapatan akan dicatat oleh bagian keuangan pada PT. Telkom Medan. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir penyimpangan yang dapat terjadi. Dalam hal nyata kinerja PT. Telkom sangat baik karena mampu memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen, dan mampu menjamin semua 49 produk-produk yang dipasarkannya. Kas pada PT. Telkom sangatlah penting, karena nilai dalam kas dapat berubah sewaktu-waktu tanpa adanya suatu pengendalian suatu sistem kas, hal itulah yang biasanya dilakukan oleh beberapa orang untuk mempermainkan nilai kas. Cara-cara penyelewengan kas saat ini mungkin sering dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja, hal ini dapat menghambat tercapainya tujuan dari perusahaan tersebut. Maka dari itu perusahaan perusahaan sangat memerlukan sistem yang baik dalam pegendalian kas. Oleh karena itu perusahaan PT. Telkom memerlukan adanya sistem informasi akutansi yang benar serta relevan. Sistem informasi akutansi di zaman sekarang telah mengalami perubahan yang lebih efektif dan akurat, dibandingkan dengan sistem akutansi yang lama. Sistem akutansi saat ini dapat memberikan bantuan yang utama terhadap PT. Telkom, karena dapat menyusun laporan keuangan yang akurat dan terpercaya. Dengan adanya sistem informasi akutansi saat ini maka cara pencatatan aktiva PT. Telkom menjadi semakin lebih baik. Di dalam unsur-unsur pengendalian internal kas pada PT. Telkom Medan terdapat struktur organisasi, metode dan ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akutansi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Ada 4 prosedur organisasi yang digunakan PT. Telkom untuk mencapai tujuannya: 1. Untuk menjaga aktiva PT. Telkom Medan agar semakin lebih baik. 2. Untuk memastikan dan dapat diandalkan catatan informasi dan akutansi. 3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi PT. Telkom Medan. 50 Pada unsur praktek yang sehat masih terdapat kelemahan, diantaranya yaitu bagian pelayanan mengirimkan dokumen secara manual ke bagian keuangan selain melalui sistem online. Sebaiknya pengiriman dokumen dilakukan cukup dengan menggunakan sistem online karena lebih praktis dan efisien dan pada sistem informasi akuntansi penerimaan kas sebaiknya terdapat pemeriksaan yang rutin setiap tahun oleh auditor dari kantor pusat atau kantor regional sehingga terdapat pengendalian intern dalam perusahaan. Untuk mengatasi masalah diatas maka saran yang dapat diberikan, antara lain: pengawasan yang ketat terhadap data yang dientry ke dalam komputer serta memberi batas waktu terhadap keterlambatan pengiriman data atau dokumen. Tetapi, PT. Telkom tetap memberikan kinerja yang baik meskipun terdapat beberapa kendala yang ada. Pada PT. Telkom pengeluaran kas harus menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlah relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan sistem: fluctuating-fund-balance sistem dan imperst sistem. Pengeluaran kas pada Bidang Marketing and Sales Budget biasanya dapat ditinjau oleh tigaua cara yaitu: 1. Cek Atas Nama 2. Pihak Luar (Bank) 3. Sistem Perbankan Setiap transaksi kas PT. Telkom baik pengeluaran maupun penerimaan dicatat dalam pembukuan dan setiap transaksi harus disertai bukti pendukung . Hal ini dapat mengurangi terjadinya penyalahgunaan terhadap kas. Pengeluaran kas PT. Telkom hanya boleh dilakukan untuk keperluan seperti pembelian bahan baku, pembelian perlengkapan fasilitas kantor dan biaya operasional perusahaan. Pada 51 bagian Marketing and Sales Budget dana anggaran lebih dipusatkan karena bagian yang memasarkan produk-produk PT. Telkom. Kas pada PT. Telkom selalu diupayakan seoptimal mungkin dalam penggunaannya agar tidak berdampak bagi perusahaan. Jadi kas PT. Telkom tidak pernah mengalami limit dari tahun ke tahun hingga sekarang. Pengendalian internal pada penerimaan dan pengeluaran kas efektif, meskipun terdapat beberapa kelemahan. Dalam menginput data penerimaan pendapatan tunai sering terjadi kesalahan dalam penulisan angka, penjurnalan, maupun pengklasifikasian akun yang dilakukan oleh unit Customer Care karena human eror. vendor yang melakukan tagihan pembayaran atas beban yang dilakukan PT. Telkom Medan sering terlambat dalam menyerahkan data maupun dokumen. Keterlambatan tersebut dapat menyebabkan kelambanan dalam penginputan data maupun adanya dokumen yang hilang saat melakukan dropping karena vendor belum menyerahkan dokumen, padahal dokumen yang telah didroping akan diarsip sebagai bukti otentik. Kinerja yang sangat baik dilakukan PT. Telkom hingga saat ini karena mampu menunjukkan kualitas bersaing terhadap perusahaan BUMN lainnya dan mampu mencapai target laba yang signifikan. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan, dapat disimpulkan tentang pelaksanaan sistem dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Telekomunikasi Indonesia, yaitu: 1. Pengendalian penerimaan dan pengeluaran kas telah dilaksanakan dengan baik, dimana setiap transaksi disertai bukti pendukung. Setiap transaksi dicatat dalam pembukuan, hal ini dapat mengurangi terjadinya penyalahgunaan kas. 2. Unsur-unsur pengendalian internal kas yang diterapkan di perusahaan ini adalah saling berhubungan erat dan mempunyai keterkaitan antara satu dengan lainnya dapat memberikan kenyataan bahwa dengan adanya keterpaduan antara unsur-unsur sistem pengendalian dapat menunjang kelancaran operasional perusahaan. 3. Pada sistem dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk belum terdapat sistem online pada berita acara instalasi sehingga tidak efektif karena semuanya menggunakan sistem online tetapi juga melalui manual atau menggunakan kertas, sehingga tidak praktis dan tidak efisien. 4. Pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Medan belum dilakukan pemeriksaan atau audit secara rutinbaik dari kantor pusat maupun dari kantor regional. 52 53 5. Dengan adanya sistem pengendalian internal kas yang dilaksanakan maka perusahaan dapat memperkecil setiap kesalahan yang terjadi dan juga keberadaan kas dapat terkoordinasi dengan baik sehingga hal ini akan mendorong tercapainya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. B. Saran Peneliti menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari kata sempurna, dengan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis masih sangat terbatas. Maka diberikan saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan. Beberapa saran peneliti yang mungkin berguna sebagai berikut: 1. Sistem pengendalian intern kas yang telah efektif harus tetap di pertahankan agar PT. Telkom Medan dapat mencapai sasaran atau tujuan yang diharapkan. 2. Sebaiknya selalu dilakukan pemeriksaan, ketelitian terhadap angka dalam penjumlahan dan penerimaan kas dan dibuat laporan realisasi harian untuk pengeluaran kas sehari-hari. 3. Sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berkala terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di PT. Telkom Medan. 4. Untuk menghindari penyelewengan dan kecurangan pada PT. Telkom Medan, sebaiknya semua kwitansi yang masih kosong diberi nomor urut agar tidak terjadi penyalahgunaan kwitansi, dan yang telah digunakan di catat dalam suatu daftar berdasarkan waktu pengeluarannya secara berurutan, yang sebelumnya harus disesuaikan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas. DAFTAR PUSTAKA Buku: Hall, James, 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Empat, Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetaka Ketiga, Salemba Empat, Jakarta. , 2009. Auditing, Buku 1, Edisi Keenam, Cetakan Keenam, Salemba Empat, Jakarta. Syahyunan, 2013. Manajeman Keuangan1, Edisi Kedua, USUpress, Medan. Simamora, Henry, 2000. Akuntansi Pengambilan Keputusan Bisnis, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Salemba Empat, Jakarta. Suharli, Michell, 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Dagang, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta. Website: Khikmatulkhasanah.blogspot.com/2013/12kerangka-pengendalian-internalterpadu_11.html?m=1 Kamus.cektkp.com/sistem/
Aplikasi Business Process Reengineering untuk Peningkatan Fungsi Sales and Marketing pada PT. Abdi Wibawa Press Aplikasi Business Process Reengineering Untuk Peningkatan Fungsi Sales And Marketing Pada Pt Abdi Wibawa Press
1 / 124

Aplikasi Business Process Reengineering untuk Peningkatan Fungsi Sales and Marketing pada PT. Abdi Wibawa Press

Bebas